Produkt-Update Juni 2024

In diesem Beitrag möchten wir alle Neuerungen und Verbesserungen der SeminarDesk-Updates vom Juni 2024 vorstellen:

Gaststatus in Buchungsübersichten sehen

Bei den meisten Buchungen in SeminarDesk entspricht der Buchungsstatus auch dem Gaststatus bzw. den Gästestatus. In gar nicht so seltenen Fällen entstehen jedoch Abweichungen: Bei einer Buchung mit mehreren Gästen oder für mehrere Termine kann bspw. ein einzelner Gast „storniert“ sein, während die Buchung an sich „bestätigt“ ist.

Solche Fälle lassen sich ab sofort in Buchungsübersichten erkennen, wo die Spalte „Buchungsstatus“ eben diesen Status der Buchung wiedergibt und in der Spalte „Gäste“ neben der Gastart auch der Gaststatus angegeben wird. Zusätzlich sind dort „stornierte“ Gäste durchgestrichen.

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Änderungen an Verpflegungseinstellungen eines Termins auf bestehende Buchungen anwenden

Beim Ändern der Verpflegungseinstellungen, d. h. der angebotenen Mahlzeiten, eines Veranstaltungstermins, für den schon Buchungen vorliegen, lassen sich diese Änderungen ab sofort auch auf die vorhandenen Buchungen anwenden.

Durch eine Änderung der gebuchten Mahlzeiten können sich Preisänderungen ergeben. Zuvor geänderte Verpflegungsangaben einzelner Gäste werden überschrieben. Alternativ können bestehende Buchungen unberührt bleiben und ggf. individuell angepasst werden. Die neuen Verpflegungseinstellungen gelten dann nur für nach der Änderung neu angelegte Buchungen.

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Sammelrechnung für mehrere Buchungen erstellen

Liegen für ein Profil mehrere Buchungen vor, die gemeinsam in Rechnung gestellt werden sollen, so steht dafür nun in Buchungsübersichten die Stapelaktion „Sammelrechnung erstellen“ zur Verfügung. Dadurch kann in diesen Fällen das aufwändigere Zusammenführen von Rechnungen vermieden werden.

Rechnungen, die Zeilen aus mehr als 1 Buchung enthalten, können beim assistierten Import von Zahlungsdaten nicht berücksichtigt werden.

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Individuelles Standard-Zahlungsziel angeben

Zur Vereinfachung der Festlegung der Fälligkeit bei der Rechnungsstellung ermöglicht SeminarDesk die Einstellung eines Standard-Zahlungsziels für alle Rechnungen.

Um diesbezüglich auch individuelle Vereinbarungen mit einzelnen Kunden abbilden zu können, besteht ab sofort die Möglichkeit, ein Standard-Zahlungsziel für ein Profil zu hinterlegen.

Im Profil-Reiter „Rechnungsadresse“ lässt sich dieses individuelle Standard-Zahlungsziel in Tagen festlegen. Es hat Vorrang vor einem evtl. hinterlegten Standard-Zahlungsziel für die rechnungsstellende Organisation. Beim Erstellen einer Rechnung für diesen Empfänger wird deren Fälligkeit dann auf Basis des Werts im Profil berechnet.

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Extrafelder über Platzhalter in E-Mails einsetzen

Folgende Platzhalter sind ab sofort in E-Mails nutzbar:

• [VeranstaltungExtrafeld_ID] – Inhalt des Veranstaltungs-Extrafelds mit der angegebenen ID für die Veranstaltung, auf die sich die E-Mail bezieht
• [TerminExtrafeld_ID] – Inhalt des Veranstaltungstermin-Extrafelds mit der angegebenen ID für den Termin, auf die sich die E-Mail bezieht
• [BucherProfilExtrafeld_ID] – Inhalt des Profil-Extrafelds mit der angegebenen ID für das Bucher*in-Profil (für E-Mails mit Buchungskontext)
• [EmpfängerProfilExtrafeld_ID] – Inhalt des Profil-Extrafelds mit der angegebenen ID für das Empfänger*in-Profil

Dabei ist „ID“ mit der ID des gewünschten Extrafelds zu ersetzen, bspw. [BucherProfilExtrafeld_11]. Die ID kann der gleichnamigen Spalte in der Extrafelder-Verwaltung entnommen werden.

Die oben angeführten Platzhalter können auch als Liste und als inhaltsabhängige Platzhalter verwendet werden. Beispiel:

{IfEquals(BucherProfilExtrafeld_11, "Platin")}
Wir freuen uns, Sie als unseren Platin-Kunden mit einer Flasche sizilianischem Prosecco auf Ihrem Zimmer zu begrüßen.
{/IfEquals}

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Zusätzliche Platzhalter in Vorlagen für Kalenderdaten nutzen

Folgende Platzhalter sind ab sofort in Vorlagen für Kalenderdaten nutzbar:

• [TerminNummer] für Raumbuchungseinträge – Nummer des Veranstaltungstermins, sofern vorhanden
• [ReferentenNamen] für Termineinträge – Liste der Namen der Referent*innen dieses Termins
• [ReferentenNachnamen] für Termineinträge – Liste der Nachnamen der Referent*innen dieses Termins

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Erweiterungen von Berichts-Datenquellen

Um im Berichtsdesigner bei der Erstellung von Rechnungsvorlagen mehr Informationen zu den Rechnungsquellen (Buchungen, Veranstaltungstermine, Profile) angeben zu können, bietet die Datenquelle Rechnungen im Element Rechnungsquellen ab sofort entsprechend benannte Unterelemente.

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Wir hoffen wie immer, dass diese Verbesserungen hilfreich sind, und freuen uns auf Feedback!

Herzliche Grüße senden
Christoph, Simon, Jan und Team.