Produkt-Update November 2024
In diesem Beitrag möchten wir alle Neuerungen und Verbesserungen der SeminarDesk-Updates vom August bis November 2024 vorstellen:
- Buchungen anlegen – neu und erweitert
- Angebote erstellen
- Die Übersicht für fernere Vergangenheit und Zukunft gewinnen
- Mehr Daten in Listenansichten sehen
- Zusätzliche Platzhalter in Vorlagen für Kalenderdaten nutzen
- Erweiterung der Webhooks- und API-Payloads
- Erweiterung des DATEV-Exports
- Zahlreiche Fehlerbehebungen
- Ab 2025: E-Rechnungen über SeminarDesk – alles Wichtige im Überblick
Buchungen anlegen – neu und erweitert
Dialog „Neue Buchung anlegen“
Um Buchungen manuell anzulegen, steht ab sofort ein neuer Dialog mit erweiterten Möglichkeiten zur Verfügung. Er erlaubt nun auch die Registrierung mehrerer Gäste mit unterschiedlichen Vorgaben für mehrere Veranstaltungstermine. Die bisherige Buchungsmaske steht jedoch weiterhin zur Verfügung.
Wie gewohnt lässt sich der Vorgang an verschiedenen Stellen in SeminarDesk über Neue Buchung oder Buchung anlegen starten. Es öffnet sich nun ein Dialog über den nach und nach Bucher*in-Profil, zu buchende Veranstaltungstermine und Gäste hinzugefügt werden. Ggf. werden Bucher*in-Profil oder Termine vorbelegt.
Als Bucher*in lässt sich jedes bestehende Profil auswählen oder ein neues Profil erstellen.
Eine Buchung für mehrere Termine erstellen
Anschließend werden der Buchung Termine hinzugefügt. Dies kann 1 Termin sein – doch es kann auch eine Buchung über mehrere Termine erstellt werden. Sie lassen sich in einem dedizierten Dialog auswählen. Durch Bestätigung mit „n Termine hinzufügen“ werden die ausgewählten Veranstaltungstermine der Übersicht hinzugefügt und ausgewählt.
Gäste mit unterschiedlichen Merkmalen für bestimmte Termine buchen
Nun lassen sich Gäste zu den ausgewählten Terminen hinzufügen. In einem weiteren dedizierten Dialog werden vorhandene Personenprofile angezeigt – standardmäßig gefiltert auf das Bucher*in-Profil sowie ggf. alle Personen mit derselben (primär) verknüpften Firma/Organisation. Der Filter lässt sich durch Klick auf „Alle“ entfernen, und auch eine Suche in den angezeigten Personenprofilen ist möglich.
Alternativ lassen sich ein neues Profil erstellen und als Gast hinzufügen oder unbenannte Gäste hinzufügen. Für alle hier ausgewählten Gäste für die zuvor gewählten Termine sind nun die bekannten Angaben zu Zeitraum, Sonderwünschen, Unterkunft, Verpflegung usw. möglich, abhängig von den Festlegungen für die zu buchenden Veranstaltungstermine.
Das Hinzufügen von Terminen und Gästen mit spezifischen Angaben lässt sich wiederholen, bis die gewünschte Buchung komplett ist. Oberhalb der Übersicht lassen sich ggf. weitere Buchungsdetails angeben.
Mit Klick auf „Buchung anlegen“ wird schließlich die Buchung angelegt und in einem neuen Browsertab geöffnet.
Angebote erstellen
Ein neues SeminarDesk-Modul ermöglicht die Erstellung und Verwaltung von Angeboten. So lassen sich in SeminarDesk Angebote (d. h. Offerten als Antwort auf eine Kundenanfrage) erstellen, per E-Mail versenden und nachverfolgen.
Details beschreiben die folgenden Artikel:
Diese Funktionen stehen abhängig vom gebuchten SeminarDesk-Paket zur Verfügung. Zur Aktivierung des neuen Moduls bitte unseren Support per Mail an support@seminardesk.de kontaktieren.
Die Übersicht für fernere Vergangenheit und Zukunft gewinnen
Um die Übersicht auch für fernere Zeiträume nutzen zu können, erlaubt ein zusätzlicher Parameter nun das Laden entsprechender Daten. Standardmäßig sind in der Übersicht die Veranstaltungstermine, Raumbuchungen sowie die Zimmerauslastung der vergangenen und zukünftigen 18 Monate, also für insgesamt 3 Jahre, einsehbar. Eine individuelle Einstellung ermöglicht ab sofort, das Laden (und Anzeigen) weiterer Daten. Der Zeitraum in Jahren lässt sich sowohl in der Kopfzeile der Übersicht selbst als auch in den Benutzereinstellungen festlegen.
Der Wert hinter Lade bzw. Zeitraum in Jahren bestimmt die Anzahl Jahre, für die Daten geladen werden und verfügbar sind, mit heutigem Tag als Mitte.
Mehr Daten in Listenansichten sehen
In diversen Listenansichten sind ab sofort zusätzliche Spalten einblendbar:
- Extrafelder mit Markierung „In Listen verfügbar“ in Zertifikate-Listen für das Inhaber*in-Profil
- Extrafelder mit Markierung „In Listen verfügbar“ sowie Labels in Zertifikate-Listen für die Veranstaltung und den Termin, durch den das Zertifikat erstellt wurde
- Extrafelder mit Markierung „In Listen verfügbar“ in Rechnungs-Listen für das Empfänger*in-Profil
- Labels in Buchungs-Listen für das Bucher*in-Profil
- Labels in der Gäste-E-Mail-Empfänger*innen-Liste für die Buchung
Zusätzliche Platzhalter in Vorlagen für Kalenderdaten nutzen
Folgende Platzhalter sind ab sofort in Vorlagen für Kalenderdaten nutzbar:
[GastGebuchterZimmertyp]für Buchungseinträge – Liste der Codes der gebuchten Zimmertypen[GastGebuchterZimmertypOderZugewiesenesZimmer]für Buchungseinträge – Liste der Unterkunft der Gäste, und zwar der Code des gebuchten Zimmertyps (solange kein Zimmer zugewiesen ist) oder das zugewiesene Zimmer
Erweiterung der Webhooks- und API-Payloads
Im Zusammenhang mit der Ausstellung von Zertifikaten enthalten die Payloads von Webhooks und Private API ab sofort Angaben zum Zertifikatsanbieter. Die Nummer eines Zertifikats lässt sich ändern, und bei der Ausstellung von Zertifikaten im „Entwurf“ kann benachrichtigt werden.
Die vollständigen Dokumentationen der Payloads finden sich hier:
Erweiterung des DATEV-Exports
Der DATEV-Export von Buchungsstapeln enthält ab sofort ggf. das „Belegfeld 2“ mit dem Fälligkeitsdatum der Rechnungen im Format TTMMJJ.
Zahlreiche Fehlerbehebungen
Neben den aufgeführten – sowie einigen wegen ihrer Geringfügigkeit nicht aufgeführten – Änderungen haben wir mit den SeminarDesk-Updates im August, September und November 2024 auch wie immer diverse Fehler behoben, denn trotz all unserer Sorgfalt in Entwicklung und Test gelingt es uns nicht lückenlos, die von SeminarDesk gewohnte Qualität auf Anhieb sicherzustellen, wofür wir um Verzeihung bitten. Den betroffenen Nutzer*innen danken wir für ihre Geduld.
Ab 2025: E-Rechnungen über SeminarDesk – alles Wichtige im Überblick
Was ist neu?
Ab dem 1. Januar 2025 tritt für viele Unternehmen die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung in Kraft. Über SeminarDesk ist es ab 2025 möglich, E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format (Version 2.3) zu erstellen.
Was ist ZUGFeRD und wie funktioniert es?
ZUGFeRD 2.3 ist ein hybrides Datenformat, das sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch ein menschenlesbares PDF in einer Datei kombiniert. Damit sind alle Rechnungen automatisch als E-Rechnung verfügbar – mit minimalem Aufwand.
Nach einer einmaligen Konfiguration in den Einstellungen erstellt SeminarDesk alle Rechnungen fortan automatisch im ZUGFeRD-Format. Sobald veröffentlicht, wird das Vorgehen hier beschrieben werden. Sollten Rechnungen als E-Rechnung nicht nötig sein (bspw. bei Privatkunden oder Kleinbetragsrechnungen), stellt die Umstellung keinen Nachteil dar, da das PDF weiterhin lesbar und wie gewohnt nutzbar ist.
E-Rechnungen von SeminarDesk – was wir anbieten
Die von SeminarDesk selbst ausgestellten Rechnungen werden zunächst weiterhin als herkömmliche PDF-Rechnungen versendet. Sollte stattdessen der Empfang elektronischer Rechnungen ausdrücklich gewünscht werden, werden auf Anfrage E-Rechnungen ausgestellt. Eine entsprechende Anfrage sollte bis spätestens 15. Dezember 2024 bei unserem Support per Mail an support@seminardesk.de eingereicht werden.
Wo kann ich mehr Hintergründe erfahren?
Für weiterführende Informationen zu den gesetzlichen Regelungen rund um die E-Rechnung und Details zum ZUGFeRD-Format sei auf folgende Links verwiesen:
Wir hoffen wie immer, dass diese Verbesserungen hilfreich sind, und freuen uns auf Feedback!
Herzliche Grüße senden
Christoph, Simon, Jan und Team.