Produkt-Update Neujahr 2025
In diesem Beitrag möchten wir alle Neuerungen und Verbesserungen des SeminarDesk-Update im Neujahr 2025 vorstellen:
- E-Rechnungen in SeminarDesk erstellen
- Was ändert sich bei der Rechnungsstellung?
- Was ist ZUGFeRD und wie funktioniert es?
- Welche Vorbereitungen sind notwendig?
- Wie lässt sich die E-Rechnung in SeminarDesk erstellen?
- Woran sind E-Rechnungen in SeminarDesk erkennbar?
- Wie können Rechnungsempfänger*innen eine E-Rechnung lesen?
- E-Rechnungen von SeminarDesk – was wir anbieten
- Automatisierte Zahlungsbenachrichtigungs-E-Mails versenden
- Erinnerungs-E-Mails vor und Folge-E-Mails nach Veranstaltungen automatisiert versenden
- Mehrere Zertifikate in zusammengefasstem PDF herunterladen
- Preisdetails für Sonstige Leistung auf gleichzeitige Buchung bestimmter Zimmertypen beschränken
- Stundenplan-Einträge duplizieren
- Individuelle Stripe-Zahlungsanforderungen für eine Buchung erstellen
- Mehrere Stripe-Konten anbinden
- Buchungs- und Gäste-Kennungen im Buchungskalender anzeigen
- Erweiterung der API-Payloads
E-Rechnungen in SeminarDesk erstellen
Was ändert sich bei der Rechnungsstellung?
Ab dem 1. Januar 2025 tritt für viele Unternehmen die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung in Kraft. Über SeminarDesk ist es ab sofort möglich, E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format (Version 2.3) zu erstellen.
Für weiterführende Informationen zu den gesetzlichen Regelungen rund um die E-Rechnung sei verwiesen auf diese Infos zur gesetzlichen Pflicht zur E-Rechnung.
Was ist ZUGFeRD und wie funktioniert es?
ZUGFeRD 2.3 ist ein hybrides Datenformat, das sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch ein menschenlesbares PDF in einer Datei kombiniert. Damit sind alle Rechnungen aus SeminarDesk automatisch als E-Rechnung verfügbar – mit minimalem Aufwand.
Nach einer einmaligen Konfiguration in den Einstellungen erstellt SeminarDesk alle Rechnungen fortan automatisch als E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Sollten Rechnungen als E-Rechnung nicht nötig sein (bspw. bei Privatkunden oder Kleinbetragsrechnungen), stellt die Umstellung keinen Nachteil dar, da das PDF weiterhin lesbar und wie gewohnt nutzbar ist.
Siehe auch diese Details zum ZUGFeRD-Format.
Welche Vorbereitungen sind notwendig?
Die für eine steuerrechtlich gesetzeskonforme Rechnung notwendigen Angaben, die bisher in frei wählbarer Form erfolgten, müssen in einer E-Rechnung strukturiert und elektronisch verarbeitbar enthalten sein.
In SeminarDesk werden diese Informationen ab sofort für die rechnungstellenden Organisationen unter Verwaltung – Setup – Organisationen und Rechnungstexte erfasst.
Neu sind hier die Felder IBAN, BIC und Bankname sowie Straße, PLZ, Ort, Land, Rechnungs-E-Mail, Rechnungs-Telefonnummer, USt-IdNr und Steuernummer. Die übrigen Felder bleiben unverändert, jedoch stehen die neuen Felder nun als Platzhalter für die Adress- und Fußzeilen zur Verfügung. Sie können über den Link „Hinweise zu Platzhaltern“ eingeblendet werden.
Die Nutzung der neuen Platzhalter in den Textbausteinen ist aus folgendem Grund ratsam: Die Textbausteine werden wie gewohnt in der Rechnungsvorlage für die PDF-Rechnung verwendet. Für die eingebettete XML-Rechnung hingegen werden die Daten aus den Einzelfeldern verwendet. Da die Rechnungsvorlage individuell gestaltet werden kann, ist nur bei Verwendung der Platzhalter sichergestellt, dass XML- und PDF-Repräsentation übereinstimmen.
Sind für eine Organisation alle obligatorischen Felder gefüllt, erstellt SeminarDesk automatisch E-Rechnungen.
Wie lässt sich die E-Rechnung in SeminarDesk erstellen?
Sind für eine Organisation alle oben angeführten obligatorischen Felder gefüllt, erstellt SeminarDesk automatisch E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Dadurch gibt es also keine Veränderung beim Erstellen von Rechnungen.
Beim Buchen der Rechnung wird neben der PDF-Datei eine XML-Datei erzeugt und letztere in erstere eingebettet. Die Rechnung lässt sich dann wie gewohnt als PDF herunterladen (und bspw. anzeigen und drucken) oder per E-Mail senden.
Etwas ausführlicher und regelmäßig aktualisiert finden sich alle Erläuterungen in diesem Artikel.
Woran sind E-Rechnungen in SeminarDesk erkennbar?
In Rechnungslisten kann ab sofort die Spalte „Dokumentenformat“ eingeblendet werden, in der „E-Rechnungen“ gegenüber „Standard-PDF“ abgegrenzt werden. Außerdem findet sich diese Angabe nun in den Rechnungsdetails.
Um das Dokumentenformat im PDF-Dokument anzuzeigen, lässt sich in der Rechnungsvorlage ab sofort das Element Dokumentenformat der Datenquelle InvoicesReport auswerten.
Wie können Rechnungsempfänger*innen eine E-Rechnung lesen?
Eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format ist ein PDF-Dokument mit eingebettetem XML-Dokument. Rechnungsempfänger*innen können das PDF-Dokument wie gewohnt anzeigen, speichern oder drucken.
Sind Rechnungsempfänger*innen in der Lage, E-Rechnungen zu verarbeiten, hilft ihnen die dafür genutzte Rechnungsmanagement- oder Buchhaltungs-Software beim Extrahieren des XML-Dokuments, beim Anzeigen und Prüfen der relevanten Rechnungsdaten sowie beim Archivieren des Dokuments.
Der fristgerechten Zahlung der Rechnungen steht durch die Umstellung also nichts im Wege.
E-Rechnungen von SeminarDesk – was wir anbieten
Die von SeminarDesk selbst ausgestellten Rechnungen werden zunächst weiterhin als herkömmliche PDF-Rechnungen (sog. „sonstige Rechnungen“) versendet. Sollte stattdessen der Empfang von Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausdrücklich gewünscht werden, werden auf Anfrage E-Rechnungen ausgestellt. Eine entsprechende Anfrage sollte bis Mitte des Vormonats bei unserem Support per Mail an support@seminardesk.de eingereicht werden.
Automatisierte Zahlungsbenachrichtigungs-E-Mails versenden
Mit automatisierten Zahlungsbenachrichtigungs-E-Mails können Bucher*innen individuell angesprochen und über ihre Zahlungen auf dem Laufenden gehalten werden.
Eine solche Mail kann ab sofort standardmäßig oder bzgl. einzelner Veranstaltungen gesendet werden, sobald zu einer Buchung eine Zahlung eingeht, wobei die Versand-Optionen „Bei jeder Zahlung“ und „Erst bei Schlusszahlung“ zur Verfügung stehen.
Erinnerungs-E-Mails vor und Folge-E-Mails nach Veranstaltungen automatisiert versenden
Zu den Terminen bestimmter Veranstaltungen können ab sofort außerdem automatisierte E-Mails an Bucher*innen und Gäste bestätigter Buchungen zu einem bestimmten Zeitpunkt vor Beginn bzw. nach Ende der gebuchten Termine versandt werden.
Der zeitliche Vor- bzw. Nachlauf kann in Stunden oder Tagen angegeben werden, wobei dies lediglich eine Näherungsangabe ist und beim E-Mail-Versand und -Empfang grundsätzlich von Verzögerungen ausgegangen werden sollte.
Mehrere Zertifikate in zusammengefasstem PDF herunterladen
Für Zertifikate mit definierter Berichtsvorlage wird beim Fertigstellen des Zertifikats das entsprechende PDF-Dokument erzeugt und gespeichert.
Soll für mehrere fertiggestellte Zertifikate mit gespeichertem PDF ein zusammengefasstes PDF-Dokument heruntergeladen werden, so lässt sich dafür ab sofort im Kopf der Übersicht die Funktion „Download – Zusammengefasstes PDF“ nutzen.
Preisdetails für Sonstige Leistung auf gleichzeitige Buchung bestimmter Zimmertypen beschränken
Die Erstellung von Preislisten in SeminarDesk ermöglicht die Definition von Preisen für Sonstiges, d. h. Leistungen, die für einen Veranstaltungstermin zusätzlich gebucht werden können oder müssen und als separate Leistung in der Rechnung erscheinen sollen, bspw. eine Kurtaxe, das aktuelle Buch des dozierenden Professors oder eine Klimapauschale. Wird für einen Veranstaltungstermin eine „Preisliste Sonstiges“ angegeben, dann werden alle Positionen der gewählten Preisliste als Paket automatisch jeder erstellten Buchung für diesen Termin hinzugefügt.
Jedoch ist manche Sonstige Leistung nur dann anwendbar und obligatorisch, wenn tatsächlich eine Übernachtung gebucht wurde. Klassisches Beispiel dafür ist eine Kurtaxe oder ähnliche Bettensteuer.
Gleichzeitig ermöglicht SeminarDesk die Festlegung von Zimmertypen, über die keine Unterkunft, sondern lediglich eine sog. Gästepauschale (bspw. für die Nutzung der sanitären Einrichtungen oder Gemeinschaftsräume) gebucht wird.
In den Preisdetails für eine Sonstige Leistung ist daher ab sofort eine Einschränkung auf bestimmte Zimmertypen möglich.
Dadurch wird diese Leistung aus der „Preisliste Sonstiges“ eines Veranstaltungstermins nur für diejenigen Gäste hinzugefügt, für die auch eine Unterkunft mit einem dieser Zimmertypen gebucht ist. Ohne Beschränkung hingegen wird die Leistung allen Gästen unabhängig von einer Unterkunftsbuchung in Rechnung gestellt.
Die Zimmertypen-Beschränkung findet keine Berücksichtigung, wenn die Leistung individuell hinzugefügt wird.
Die API für Veranstaltungen, Termine und Buchungen wurde in diesem Zusammenhang erweitert; ihre Dokumentation findet sich hier.
Stundenplan-Einträge duplizieren
In den Veranstaltungstermin-Stundenplänen und Stundenplan-Vorlagen können einzelne Einträge nun über das Kontextmenü (Rechtsklick auf einen Eintrag) dupliziert werden. Der Eintrag erscheint dann doppelt und lässt sich mittels Drag and Drop an die gewünschte Uhrzeit schieben.
Individuelle Stripe-Zahlungsanforderungen für eine Buchung erstellen
Bei Nutzung der SeminarDesk-Stripe-Integration für Online-Zahlungen ist es ab sofort möglich, individuelle Zahlungslinks zu generieren. Dadurch ist die Aufforderung zur Online-Zahlung einer Buchung unabhängig von deren Statusänderungen und auch in Teilbeträgen möglich.
Bei Bearbeitung einer Buchung können im Abschnitt „Zahlungslinks“ über die Aktion „Neue Zahlungsanforderung erstellen“ der angeforderte Betrag und ein Betreff gewählt werden. Nach dem „Speichern“ wird der Zahlungslink generiert und in die Zwischenablage gelegt, um ihn sodann bspw. in eine E-Mail einzufügen. Der neue Zahlungslink wird dann in der Übersicht aufgeführt und kann mit der Aktion „Kopieren“ bei Bedarf erneut in die Zwischenablage gelegt werden.
Mehrere Stripe-Konten anbinden
Die Nutzung der SeminarDesk-Stripe-Integration für Online-Zahlungen ist ab sofort auch mit mehreren Stripe-Konten möglich. Deren Verwaltung erfolgt unter Verwaltung – Setup – Webhooks und Schnittstellen im Abschnitt „Stripe-Konten“.
Zuvor muss eine Zahlungsart angelegt worden sein, die mit dem Stripe-Konto verknüpft werden soll. Beim Hinzufügen des Stripe-Kontos sind dann außerdem ein Name sowie die Stripe-Konto-ID aus dem Stripe-Dashboard anzugeben.
Falls mehrere Stripe-Konten aktiviert sind, muss bei der Konfiguration von Zahlungslinks das zu verwendende Konto ausgewählt werden.
Buchungs- und Gäste-Kennungen im Buchungskalender anzeigen
Folgende Platzhalter sind ab sofort in Vorlagen für Kalenderdaten nutzbar:
[GästeKennungen]für Buchungseinträge – Liste der Kennungen aller Gäste[Kennung]für Buchungseinträge – Kennung der Buchung
Erweiterung der API-Payloads
Im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Zertifikaten über die Private API ist ab sofort die Regenerierung des Zertifikat-PDF möglich.
Die vollständige Dokumentation der API findet sich hier.
Wir hoffen wie immer, dass diese Verbesserungen hilfreich sind, und freuen uns auf Feedback!
Herzliche Grüße senden
Christoph, Simon, Jan und Team.