Produkt-Update Juni 2026

In diesem Beitrag möchten wir alle Neuerungen und Verbesserungen der SeminarDesk-Updates im Juni 2026 vorstellen:

Vorab-Info: Vollständige Empfängeranschrift beim Rechnungsbuchen prüfen

Mit einem der nächsten Updates wird SeminarDesk beim Buchen von Rechnungen prüfen, ob die Empfängeranschrift vollständig ist (Straße, PLZ, Ort, Land). Diese Anforderung ergibt sich aus § 14 UStG, der für alle Rechnungsarten eine vollständige Anschrift vorschreibt, sowie der zunehmenden Digitalisierung im Rechnungswesen, die eine schrumpfende Fehlertoleranz zur Folge hat.

Wir werden beim Verbuchen von Rechnungen – einzeln oder im Stapel, explizit oder als Teil der Rechnungserstellung – Fehlerdialoge implementieren, die auf die fehlenden Daten hinweisen. Nichtsdestotrotz kann das zu Verzögerungen in der Rechnungstellung führen.

Darum bitten wir darum, Empfängerprofile vorab zu prüfen. Rechnungen an Teilnehmer*innen mit unvollständigen Adressdaten werden ab einem der zukünftigen Updates nicht mehr buchbar sein, bis die Anschrift ergänzt ist.

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Buchungsgäste und Wartelistenstatus in Mehrfachbuchungen terminbezogen verwalten

Für Buchungen über mehrere Termine (sog. „Mehrfachbuchungen“) stehen ab sofort zwei Verbesserungen zur Verfügung, die eine terminbezogene Verwaltung ermöglichen:

• Wartelistenstatus je Termin setzen: Beim Setzen des Status „Warteliste“ über das Aktionsmenü in der Terminübersicht (Veranstaltungen – Termine anzeigen – Detailinformationen einer Terminzeile – Aktionen-Menü einer Buchung – Buchungsstatus – Auf Warteliste) wird der Status ab sofort nur für die Gäste des jeweiligen Termins gesetzt – nicht für alle Termine der gesamten Buchung und auch nicht für die Buchung selbst. Sind alle Termine einer Buchung auf „Warteliste“, wechselt auch der Buchungsstatus entsprechend.
  Ebenso funktionieren die Buchungsstatus-Wechsel „Warteliste aufheben“, „Storno zurücksetzen“ und „No-show zurücksetzen“ nun terminbezogen.

• Gäste umbuchen: In Mehrfachbuchungen, im Abschnitt „Gäste und Buchungsdetails“, lassen sich einzelne Buchungsgäste nun über Aktionen – Zu anderem Termin verschieben auf einen anderen Termin derselben Veranstaltung umbuchen. Preise, Rechnungen und Zahlungen bleiben dabei unberührt.

Gäste lassen sich hier ausschließlich auf andere Termine derselben Veranstaltung umbuchen.
Zimmerzuweisungen und Verpflegungsdetails bleiben dabei unverändert; auch alle Finanzdaten bleiben bestehen (d. h. die Preise bleiben gleich, werden nicht neu berechnet). Gegebenenfalls sind die Buchungszeilen manuell anzupassen.

Für „normale“ Buchungen (solche für einen Veranstaltungstermin) stehen nach wie vor die Buchungs-Aktion „Auf anderen Termin umbuchen“ sowie die Gast-Aktion „In andere Buchung verschieben“ zur Verfügung.

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E-Mail an alle Gäste einer Veranstaltung senden

Ab sofort ist es möglich, eine Serien-E-Mail an alle Teilnehmer*innen einer Veranstaltung zu erstellen und dadurch die Gäste aller Termine der Veranstaltung auf einmal zu erreichen. Dies ist besonders nützlich bei mehrteiligen Veranstaltungen, so dass der Versand nicht je Termin einzeln erfolgen muss. Die Funktion findet sich in den Veranstaltungs-Details unter Funktionen – E-Mail an Gäste erstellen sowie in der Veranstaltungs-Übersicht (Veranstaltungen – Veranstaltungen (auch ohne Termin) anzeigen) unter Aktionen – E-Mail an Gäste erstellen.

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E-Mail an Referent*innen eines Veranstaltungstermins senden

Über das Aktionen-Menü eines Veranstaltungstermins (in Termin-Übersichten sowie in der Termin-Liste der Veranstaltungs-Details) lässt sich ab sofort neben „E-Mail an Gäste erstellen“ auch die Aktion „E-Mail an Referent*innen erstellen“ wählen.

Diese E-Mail richtet sich an alle dem Termin zugewiesenen Referent*innen mit hinterlegter E-Mail-Adresse, ohne dafür Buchungen anlegen zu müssen. Da keine Buchung als Kontext vorliegt, stehen alle veranstaltungs- und terminbezogenen Platzhalter zur Verfügung, jedoch keine buchungs- oder gastbezogenen. Ebenso lassen sich Dateien sowie alle für den Objekttyp „Termin“ freigeschalteten Berichte anhängen.

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Umfragelinks automatisch per E-Mail-Platzhalter einfügen

Im E-Mail-Vorlageneditor steht ab sofort ein neuer dynamischer Platzhalter [UmfrageLink] zur Verfügung, der automatisch Links zu einer Umfrage in ausgehende E-Mails einfügt – ohne dass vorab manuell Verteilungen pro Termin angelegt werden müssen.

Der Platzhalter ist in der Platzhalter-Auswahlliste für alle aktiven Umfragen mit ihrem Namen aufgeführt und lässt sich in E-Mail-Typen mit Veranstaltungs-Bezug verwenden, insb.:

• Anmelde-E-Mail
• Bestätigungs-E-Mail
• Erinnerungs-E-Mail
• Folge-E-Mail
• Serien-E-Mail an Teilnehmer*innen

Beim Versand wird für den jeweiligen Termin automatisch eine Umfrage-Verteilung angelegt (oder eine bereits vorhandene wiederverwendet) sowie der korrekte Link eingesetzt.

Die Gültigkeitsdauer einer neu angelegten Verteilung richtet sich nach dem konfigurierten Gültigkeitszeitraum der Umfrage, berechnet ab dem Termin-Ende. Ist keine Gültigkeitsdauer hinterlegt, bleibt der Link unbegrenzt gültig.
Falls noch keine Verteilung vorhanden ist, wird jedoch in E-Mail-Vorschauen wird kein Link erzeugt.
Lässt sich keine gültige Umfrage-Verteilung im Kontext des Termins generieren, wird der Platzhalter durch einen Leerstring ersetzt.

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Umfrage-Berichte nach Referent*in oder Veranstaltungs-Label filtern

Unter Umfragen – Berichte nach Zeitraum stehen ab sofort zwei zusätzliche Filter zur Verfügung, mit denen sich die für den gewünschten Bericht ausgewertete Rückmeldungsmenge weiter eingrenzen lässt:

• Referent*in – grenzt die Auswertung auf Verteilungen ein, die mit Veranstaltungsterminen verknüpft sind, denen die ausgewählte(n) Person(en) als Referent*in zugewiesen sind. So lassen sich bspw. alle Rückmeldungen zu von einer bestimmten Person geleiteten Veranstaltungen auswerten.
• Veranstaltungs-Label – grenzt die Auswertung auf Verteilungen ein, die mit Veranstaltungen oder Veranstaltungsterminen mit dem ausgewählten Label verknüpft sind – unabhängig davon, ob das Label auf Veranstaltungs- oder Terminebene vergeben wurde.

Beide Filter lassen sich miteinander sowie mit dem bestehenden Zeitraum-Filter kombinieren; in diesem Fall werden nur Verteilungen berücksichtigt, die alle gewählten Kriterien erfüllen. Treffen die gewählten Kriterien auf keine Verteilung zu, enthält der Bericht auch keine Rückmeldungen.

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Stornieren bereits in Rechnung gestellter Leistungen unmöglich

Im Abschnitt „Gäste und Buchungsdetails“ einer Buchung prüft SeminarDesk beim Stornieren einzelner Leistungen oder Gäste ab sofort, ob die betroffenen Buchungszeilen bereits Teil einer Rechnung (im Status „Entwurf“ oder „Gebucht“) sind.

Ist dies der Fall, lässt sich die Stornierung nicht direkt durchführen. Stattdessen erscheint ein Hinweis, dass die jeweilige Rechnung zuerst gelöscht oder storniert werden muss – mit einem direkten Link zur betroffenen Rechnung, sodass sich diese ohne Umwege öffnen lässt.

Geprüft werden ausschließlich die für die Stornierung ausgewählten Buchungszeilen bzw. Gäste; bereits stornierte oder gelöschte Rechnungen blockieren die Aktion nicht.
Beim Stornieren einer gesamten Buchung ändert sich nichts – hier erscheint weiterhin der bekannte Hinweis, der sich bestätigen lässt, um mit der Stornierung fortzufahren.

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Käuferkennung in E-Rechnungen hinterlegen

Im Profil-Reiter „Rechnungsstellung“ steht ab sofort ein optionales Feld für eine Käuferkennung (BT-46) zur Verfügung. Es ist bei Personen-, Firmen- und Referent*innen-Profilen verfügbar, primär relevant ist es jedoch für Firmenprofile.

Ist ein Wert hinterlegt, wird er bei E-Rechnungen als Käuferkennung (Feld BT-46 nach EN 16931) übernommen – etwa für eine interne Kundennummer oder einen Kostenstellencode, den der Empfänger zur Zuordnung benötigt. Bleibt das Feld leer, entfällt die entsprechende Angabe in der E-Rechnung wie bisher.

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Wir hoffen wie immer, dass diese Verbesserungen hilfreich sind, und freuen uns auf Feedback!

Herzliche Grüße senden
Christoph, Simon, Jan und Team.