Ein Angebot ist eine Offerte als Antwort auf eine Kundenanfrage. In SeminarDesk lassen sich Angebote erstellen, per E-Mail versenden und nachverfolgen. Die Einstellungen und Vorlagen für Angebote in SeminarDesk erfolgen unter Verwaltung – Setup – Angebote und werden hier beschrieben.
Diese Funktionen stehen abhängig vom gebuchten SeminarDesk-Paket als Teil des Moduls „Offers“ zur Verfügung. Zur Aktivierung des Moduls bitte unseren Support per Mail an support@seminardesk.de kontaktieren.
Berechtigungen
Um die hier beschriebenen Aktionen zu ermöglichen oder zu verwehren, existiert in der Benutzerverwaltung die Berechtigung „Verwaltung – Angebote-Einstellungen verwalten“.
Für die Arbeit mit Angeboten hingegen existieren die Berechtigungen „Angebote – Anzeigen/Bearbeiten/Anlegen/Löschen“.
Einstellungen für Angebote in SeminarDesk
Unter Verwaltung – Setup – Angebote definieren wir im Abschnitt „Allgemeine Einstellungen für Angebote“ Standards für die in Zukunft erstellten Angebote.
Die Einstellungen für Angebote ähneln denen für Rechnungen: Angebote bekommen eine eindeutige, fortlaufende Angebotsnummer, für die wir das Format festlegen können. Ein Präfix und ein Datumsteil (mit den angegebenen Kürzeln für ein Datumsformat gemäß der hier beschriebenen Spezifikation) sind optional. Ein Zahlenteil ist notwendig, und dafür können wir die Anzahl Ziffern einstellen.
Wir definieren außerdem eine Standardgültigkeit in Tagen. Bei konkreten Angeboten muss sie jedoch nicht angegeben oder kann von ihr abgewichen werden.
Angebotstexte und -E-Mails
Auch Einführungstext, Abschlusstext und Berichtsvorlage können wir hier als Standards setzen, von denen dann bei konkreten Angeboten abgewichen werden kann. Für die Texte stehen dabei einige der aus E-Mail-Vorlagen bekannten Platzhalter zur Verfügung. Sie können bei Bearbeitung der Inhalte über den Link „Hinweise zu Platzhaltern“ eingeblendet werden.
Die Textbausteine werden schlussendlich in einer SeminarDesk-Berichtsvorlage für den Objekttyp „Angebote“ verwendet. Es sind mehrere verschiedene derartige Vorlagen möglich. Hier wählen wir jene, die standardmäßig für die Erstellung von Angeboten genutzt werden soll.
Es kann jedoch auch für bestimmte Angebote eine andere Berichtsvorlage verwendet werden. Mehr dazu in diesem Artikel. Beim Erstellen eines Angebots wird das PDF-Dokument anhand der Berichtsvorlage erzeugt und gespeichert. Es lässt sich dann anschauen und herunterladen.
Ähnlich Rechnungen kann mit der Funktion „Drucken mit Vorlage“ ein Angebot zudem mit einer anderen Berichtsvorlage, die für den Objekttyp „Angebote“ aktiviert ist, reproduziert werden.
Für das Versenden eines Angebots per E-Mail können wir in den Standard-E-Mail-Einstellungen den Text für Angebots-E-Mails festlegen.
Angebotspostenvorlagen
Ebenfalls unter Verwaltung – Setup – Angebote können wir im Abschnitt „Angebotspostenvorlagen“, nomen est omen, Vorlagen für Angebotsposten erstellen und verwalten, die dann in konkreten Angeboten verwendet werden können.
Ein Angebotsposten besteht dabei aus Name, Beschreibung, Einzelstückpreis und anzuwendendem Umsatz-Steuersatz.
Wichtig: Bei Erstellung eines konkreten Angebotspostens aus einer Vorlage werden die Werte kopiert (und können auch geändert werden). Die Änderung einer Angebotspostenvorlage wirkt sich also nicht auf schon erstellte Angebote, sondern nur auf danach neu hinzugefügte Angebotsposten aus.