Ein Angebot ist eine Offerte als Antwort auf eine Kundenanfrage. In SeminarDesk lassen sich Angebote anhand von Standard-Vorgaben professionell erstellen, per E-Mail versenden und nachverfolgen. Angebote werden unter Angebote – Angebote anzeigen erstellt und können dort auch eingesehen und heruntergeladen werden; dies wird hier beschrieben.
Diese Funktionen stehen abhängig vom gebuchten SeminarDesk-Paket als Teil des Moduls „Offers“ zur Verfügung. Zur Aktivierung des Moduls bitte unseren Support per Mail an support@seminardesk.de kontaktieren.
Entwurf für neues Angebot erstellen
Angebote in SeminarDesk entstehen im Entwurf, durch Fertigstellen werden sie aktiv, und später können wir sie archivieren. Einen Entwurf für ein neues Angebot erstellen wir auf einem der folgenden Wege:
- Angebote – Neues Angebot erstellen im Hauptmenü
- Neues Angebot erstellen auf der Übersicht aller Angebote (Angebote – Angebote anzeigen) oder einer der gespeicherten Varianten
- Neues Angebot erstellen auf der Übersicht „eigener“ Angebote (Angebote – Meine Angebote zeigt die Angebote, bei denen man selbst unter den zugewiesenen Benutzer*innen ist.)
- Aktion „Kopieren“ eines vorhandenen Angebots, wobei bis auf die Nummer alle Daten übernommen werden
Metadaten des Angebots
Ein Angebot zeichnet sich durch folgende Angaben sowie die unter beschriebenen Angebotsposten aus.
- Empfänger*in – Hier lässt sich jedes bestehende Profil auswählen.
- Titel
- Nummer – Diese muss eineindeutig sein. Vorgeschlagen wird die nach dem Standard-Format nächste Angebotsnummer, doch es kann auch ein individueller Wert gewählt werden.
- Datum – Standardmäßig das heutige Datum
- Gültigkeit in Tagen – Die Standard-Gültigkeit ist voreingestellt, doch sie muss nicht verwendet oder kann individuell gewählt werden.
- Gültig bis – Das Gültigkeitsdatum wird aus Datum und Gültigkeit berechnet.
- Zugewiesene Benutzer*innen – Diese können aus sämtlichen SeminarDesk-Benutzer*innen ausgewählt werden. Die zugewiesenen Benutzer*innen können sich dann besser auf diese Angebote als „meine Angebote“ fokussieren (z. B. über Angebote – Meine Angebote). Es ist damit jedoch kein exklusives Zugriffsrecht verbunden.
- Einführungstext und Abschlusstext können in der Berichtsvorlage verwendet werden. Details dazu siehe unten. Die Standard-Werte sind voreingestellt und können bei Bedarf geändert werden. Für die Texte stehen dabei einige der aus E-Mail-Vorlagen bekannten Platzhalter zur Verfügung. Sie können bei Bearbeitung der Inhalte über den Link „Hinweise zu Platzhaltern“ eingeblendet werden.
- Interne Bemerkungen
Angebotsposten
Die einzelnen Posten eines Angebots können wir in der Übersicht als seine Details anzeigen und zu dem Angebotsentwurf hinzufügen.
Wir können entweder einen individuellen Posten hinzufügen oder einen Posten von einer Vorlage hinzufügen. In letzterem Fall wählen wir aus den vorhandenen Angebotspostenvorlagen aus, und die Werte für den neuen Posten werden aus der Vorlage übernommen.
Wichtig: Bei Erstellung eines Angebotspostens aus einer Vorlage werden die Werte kopiert (und können auch geändert werden). Die Änderung einer Angebotspostenvorlage wirkt sich also nicht auf schon erstellte Angebote, sondern nur auf danach neu hinzugefügte Angebotsposten aus.
Für Posten-Bezeichnung, Beschreibung, Einzelpreis sowie Umsatz-Steuersatz müssen wir hier Werte angeben. Die Menge hingegen können wir auch leer lassen oder auf 0 setzen, um bspw. Pakete aus einzelnen Posten zu einem Pauschalpreis zusammenzustellen. Gesamtnetto- und -bruttopreis sowie der USt.-Betrag der so entstandenen Angebotszeilen werden berechnet und für das Angebot aufaddiert.
Angebote gestalten
Schlussendlich soll für das Angebot ein ordentliches Dokument erstellt werden, dass wir dem Kunden zukommen lassen können. Dafür kommt eine SeminarDesk-Berichtsvorlage für den Objekttyp „Angebote“ zum Einsatz, die wir mit viel Freiraum gestalten können.
Wurde für das Angebote eine Berichtsvorlage hinterlegt (siehe oben), so wird beim Erstellen und Bearbeiten des Angebots das entsprechende PDF-Dokument erzeugt und gespeichert. Wir können dann dieses Dokument über das „Aktionen“-Menü anschauen und ausdrucken oder herunterladen.
Ähnlich Rechnungen kann mit der Funktion „Drucken mit Vorlage“ ein Angebot zudem mit einer anderen Berichtsvorlage, die für den Objekttyp „Angebote“ aktiviert ist, reproduziert werden.
Angebote ändern, löschen, fertigstellen, archivieren
Angebote in SeminarDesk entstehen im Entwurf. In diesem Status können wir sie erweitern, bearbeiten oder löschen.
Durch Fertigstellen setzen wir das Angebot aktiv. Nach dem Versenden (siehe unten) können wir den Antwortstatus setzen – mehr dazu in diesem Artikel.
Später werden wir das Angebot dann archivieren, wodurch wir die nicht mehr aktiven Angebote aus der Vergangenheit leicht ausblenden können. Auch dann können wir noch den Antwortstatus setzen oder das Angebot ggf. dearchivieren, d. h. wieder aktiv setzen.
Angebote über SeminarDesk als E-Mail versenden
Mit der Aktion „Per E-Mail senden“ können wir unser Angebot schließlich dem/der Empfänger*in zukommen lassen.
Die Vorgaben dafür entstammen den Standard-E-Mail-Einstellungen für Angebots-E-Mails sowie der bevorzugten E-Mail-Adresse des Empfänger*in-Profils. Das anhand der Berichtsvorlage erzeugte PDF-Dokument (siehe oben) wird hier angefügt.
Sind wir – mit oder ohne Änderungen an der Vorlage – mit der Mail zufrieden, dann klicken wir auf Senden und hoffen, dass unser Angebot akzeptiert wird.