Eine eigene Anwesenheitsliste bietet SeminarDesk nicht – um die Anwesenheit von Teilnehmer*innen zu dokumentieren, stehen jedoch zwei bewährte Wege zur Verfügung: der Buchungs- bzw. Gaststatus für eine schnelle, statusbasierte Kennzeichnung sowie der optionale Check-In-Status für eine detailliertere Erfassung von An- und Abreisen.
Anwesenheit über den Buchungsstatus dokumentieren
Der einfachste Weg in SeminarDesk, um die Anwesenheit von Teilnehmer*innen zu dokumentieren, ist die Nutzung des Buchungsstatus. Wie in diesem Artikel beschrieben, verfügt jede Buchung über einen der folgenden Status: Unbestätigt, Warteliste, Bestätigt, No-show, Storniert und Warteliste storniert.
Für die Anwesenheitsdokumentation sind dabei vor allem drei Status relevant:
- Bestätigt sind alle beiderseits zugesagten Buchungen. Nach Ende des Veranstaltungstermins können wir ableiten, dass die Gäste dieser Buchungen anwesend waren, wenn wir für die nicht anwesenden Gäste einen der folgenden Status gesetzt haben.
- No-show kennzeichnet Teilnehmer*innen, die trotz bestätigter Buchung nicht zum Veranstaltungstermin erschienen sind.
- Storniert hingegen verwenden wir, wenn eine Buchung vorab abgesagt wurde.
Den Unterschied zwischen den beiden Status „No-show“ und „Storniert“ erläutert ein separater Artikel genauer.
Den Status einer Buchung setzen wir in den Buchungsdetails über das Menü „Buchungsstatus“ oben links oder in Buchungslisten über die Aktion „Buchungsstatus“.
Gaststatus für einzelne Teilnehmer*innen setzen
Enthält eine Buchung mehrere Gäste, müssen wir nicht zwingend die gesamte Buchung als No-show oder Storniert markieren. In den Buchungsdetails können wir im Abschnitt „Gäste und Buchungsdetails“ für jede Person einen eigenen Gaststatus vergeben. So lässt sich bspw. festhalten, dass von drei gemeldeten Teilnehmer*innen eine Person nicht erschienen ist, während die anderen beiden bestätigt bleiben.
Die Stornierung eines Gasts lässt sich, wie abgebildet, auch wieder zurücksetzen.
Der Gaststatus folgt in der Regel automatisch dem Buchungsstatus. Eine manuelle Anpassung auf Gastebene ist jedoch jederzeit möglich und überschreibt den vom Buchungsstatus abgeleiteten Wert.
Anwesenheit mit dem Check-In-Status dokumentieren
Diese Funktion steht abhängig vom gebuchten SeminarDesk-Paket als Teil des Moduls „Check-In/Check-Out“ zur Verfügung. Zur Aktivierung des Moduls bitte unseren Support per Mail an support@seminardesk.de kontaktieren.
Für eine noch genauere Erfassung bietet SeminarDesk optional den Check-In-Status. Dieser steht für bestätigte Buchungen zur Verfügung und unterscheidet für jede Person zwischen „nicht eingecheckt“, „eingecheckt“ und „ausgecheckt“. Dadurch lässt sich nicht nur die Anwesenheit, sondern auch der Zeitpunkt der An- und Abreise nachvollziehen.
Wie der Check-In-Status im Detail funktioniert und wo er eingestellt wird, beschreibt der Artikel zum Check-In-Status.
