Das Hinterlegen von Dokumenten direkt am Kunden- oder Firmenprofil ermöglicht eine zentrale und übersichtliche Verwaltung aller wichtigen Unterlagen, bspw. Verträge, Vereinbarungen, Korrespondenz, Teilnahmebescheinigungen oder andere Nachweise. Um Dokumente zu einem Profil in SeminarDesk zu hinterlegen, können wir manuelle Profilaktivitäten nutzen.
Voraussetzung: Aktivitätstyp für Dokumente anlegen
Bevor wir Dokumente hochladen können, legen wir zunächst einen passenden Aktivitätstyp an. Dazu navigieren wir zu Verwaltung – Setup – Listen – Aktivitätstypen für Profile und erstellen einen neuen Typ, beispielsweise „Dokument“, „Korrespondenz“, „Vertrag“ oder „Teilnahmebescheinigung“. Diese Aktivitätstypen helfen uns später, die verschiedenen Dokumentarten zu kategorisieren und schneller wiederzufinden. Eine ausführliche Anleitung zum Anlegen von Aktivitätstypen gibt der Artikel zu Profilaktivitäten.
Schritt-für-Schritt: Dokument zu einem Profil hochladen
- Zunächst öffnen wir das gewünschte Personen- oder Firmenprofil undwechseln zum Reiter „Aktivitäten“.
- Hier klicken wir auf „Hinzufügen“, um eine neue manuelle Aktivität anzulegen.
- Im Formular wählen wir den zuvor angelegten Aktivitätstyp (bspw. „Teilnahmebescheinigung“) aus, tragen das Datum ein und fügen optional eine beschreibende Bemerkung hinzu, die den Inhalt oder Zweck des Dokuments erläutert.
- Nach dem Aktualisieren erscheint die neu angelegte Aktivität in der Übersichtsliste.
- Um nun die Datei hochzuladen, klappen wir die Detailinformationen der Aktivität auf. Dies geschieht über das Pfeil-Symbol links in der Aktivitätenliste.
- In den aufgeklappten Details finden wir die Option zum Hochladen von Dateien. Mit „Hinzufügen“ können wir eine Datei aus der Medien-Bibliothek auswählen oder vom Computer hochladen und dem Profil zuordnen.
Verwaltung und Zugriff auf hochgeladene Dokumente
Die so zu einer Person oder Firma/Organisation in SeminarDesk hinterlegten Dokumente finden wir jederzeit im Profil-Reiter „Aktivitäten“. Über das „Aktionen“-Menü können wir manuelle Aktivitäten nachträglich bearbeiten oder bei Bedarf auch wieder löschen. Die chronologische Darstellung ermöglicht einen schnellen Überblick über alle hinterlegten Unterlagen.