In SeminarDesk ist es möglich, E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format zu erstellen. Sie sind sowohl als E-Rechnung als auch als PDF nutzbar.
Diese Funktion steht abhängig vom gebuchten SeminarDesk-Paket als Teil des Moduls „Electronic invoices“ zur Verfügung. Zur Aktivierung des Moduls bitte unseren Support per Mail an support@seminardesk.de kontaktieren.
Was ändert sich bei der Rechnungsstellung?
In den Jahren 2025ff tritt schrittweise für viele Unternehmen die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung in Kraft. Über SeminarDesk ist es möglich, E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format (Version 2.3) zu erstellen.
Für weiterführende Informationen zu den gesetzlichen Regelungen rund um die E-Rechnung sei verwiesen auf diese Infos zur gesetzlichen Pflicht zur E-Rechnung.
Was ist ZUGFeRD und wie funktioniert es?
ZUGFeRD 2.3 ist ein hybrides Datenformat, das sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch ein menschenlesbares PDF in einer Datei kombiniert. Damit sind alle Rechnungen aus SeminarDesk automatisch als E-Rechnung verfügbar – mit minimalem Aufwand.
Nach einer einmaligen Konfiguration (siehe unten) erstellt SeminarDesk alle Rechnungen fortan automatisch als E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Sollten Rechnungen als E-Rechnung nicht nötig sein (bspw. bei Privatkunden oder Kleinbetragsrechnungen), stellt die Umstellung keinen Nachteil dar, da das PDF weiterhin lesbar und wie gewohnt nutzbar ist.
Siehe auch diese Details zum ZUGFeRD-Format.
Welche Vorbereitungen sind notwendig?
Die für eine (steuerrechtlich) gesetzeskonforme Rechnung notwendigen Angaben, die zuvor in frei wählbarer Form erfolgten, müssen in einer E-Rechnung strukturiert und elektronisch verarbeitbar enthalten sein.
In SeminarDesk werden diese Informationen für die rechnungstellenden Organisationen unter Verwaltung – Setup – Organisationen und Rechnungstexte erfasst.
Relevant für die E-Rechnung sind hier die Felder Name für Rechnungen, Straße, PLZ, Ort, Land, Rechnungs-E-Mail, Rechnungs-Telefonnummer, USt-IdNr, Steuernummer, IBAN, BIC und Bankname (nicht alle davon sind verpflichtend). Diese Felder stehen außerdem als Platzhalter für die Adress- und Fußzeilen zur Verfügung. Sie können über den Link „Hinweise zu Platzhaltern“ eingeblendet werden.
Die Nutzung dieser Platzhalter in den Textbausteinen ist aus folgendem Grund ratsam: Die Textbausteine werden wie gewohnt in der Rechnungsvorlage für die PDF-Rechnung verwendet. Für die eingebettete XML-Rechnung hingegen werden die Daten aus den Einzelfeldern verwendet. Da die Rechnungsvorlage individuell gestaltet werden kann, ist nur bei Verwendung der Platzhalter sichergestellt, dass XML- und PDF-Repräsentation übereinstimmen.
Auch die Fußzeilen werden komplett in die XML-Rechnung übernommen, da sie zusätzlich oftmals handels- oder gesellschaftsrechtlich obligatorische Angaben enthalten (bspw. zu Handels- oder Vereinsregistereinträgen), die nun dementsprechend auch in E-Rechnungen enthalten sein müssen. Die Verwendung relevanter Platzhalter für die Fußzeilen verhindert also auch inhaltliche Inkonsistenz innerhalb der XML-Rechnung.
Sind für eine Organisation alle obligatorischen Felder gefüllt und ist als Rechnungsformat „E-Rechnung“ ausgewählt, erstellt SeminarDesk automatisch E-Rechnungen.
Wie lässt sich die E-Rechnung in SeminarDesk erstellen?
Sind für eine Organisation alle oben angeführten obligatorischen Felder gefüllt und ist als Rechnungsformat „E-Rechnung“ ausgewählt, erstellt SeminarDesk automatisch E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Dadurch gibt es also keinen Unterschied beim Erstellen von Rechnungen.
Beim Buchen der Rechnung wird neben der PDF-Datei eine XML-Datei erzeugt und letztere in erstere eingebettet. Die Rechnung lässt sich dann wie gewohnt als PDF herunterladen (und bspw. anzeigen und drucken) oder per E-Mail senden.
In die mit den Funktionen Druckvorschau oder Drucken mit Vorlage… erzeugten Berichte wird keine E-Rechnung eingebettet. Auch beim Drucken verschwindet selbstverständlich die Eigenschaft „E-Rechnung“.
Wichtig: Eine E-Rechnung kann nicht verbucht werden, wenn das Rechnungsempfänger*in-Profil unvollständig ist, also die für eine Rechnung steuerrechtlich notwendigen „vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers“ fehlen.
Woran sind E-Rechnungen in SeminarDesk erkennbar?
In Rechnungslisten kann die Spalte „Dokumentenformat“ eingeblendet werden, in welcher „E-Rechnungen“ gegenüber „Standard-PDF“ abgegrenzt werden. Auch in den Rechnungsdetails findet sich diese Angabe.
Um das Dokumentenformat im PDF-Dokument anzuzeigen, lässt sich in der Rechnungsvorlage das Element Dokumentenformat der Datenquelle InvoicesReport auswerten.
Wie können Rechnungsempfänger*innen eine E-Rechnung lesen?
Eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format ist ein PDF-Dokument mit eingebettetem XML-Dokument. Rechnungsempfänger*innen können das PDF-Dokument wie gewohnt anzeigen, speichern oder drucken.
Sind Rechnungsempfänger*innen in der Lage, E-Rechnungen zu verarbeiten, hilft ihnen die dafür genutzte Rechnungsmanagement- oder Buchhaltungs-Software beim Extrahieren des XML-Dokuments, beim Anzeigen und Prüfen der relevanten Rechnungsdaten sowie beim Archivieren des Dokuments.
Der fristgerechten Zahlung der Rechnungen steht durch die Umstellung also nichts im Wege.