SeminarDesk ist eine flexible All-in-One Software für Veranstaltungsmanagement – jedoch kein E-Mail-Anbieter, den man für Newsletter verwenden sollte. Die Verwendung und auf Wunsch Anbindung eines dedizierten Newsletter-Tools wird empfohlen.
Der E-Mail-Versand aus SeminarDesk erfolgt immer über einen kundeneigenen Mail-Server. In der Regel sind diese E-Mail-Server nicht dazu geeignet, eine größere Anzahl E-Mails zu versenden. Daher ist ein solcher Versand aus SeminarDesk nicht zu empfehlen.
Was genau eine „größere Anzahl“ ist, lässt sich nicht definieren, doch in den meisten Mail-Servern existieren bestimmte Limits, die den Missbrauch für Spam verhindern sollen. Je nach Anbieter und gebuchtem Paket könnte es Beschränkungen der versendeten E-Mails pro Stunde, Empfänger pro E-Mail usw. geben. Manchmal wird auch die Möglichkeit eingeräumt, ein standardmäßiges E-Mail-Versandlimit zu erhöhen. Details sind beim jeweiligen Anbieter zu erfragen.
Bei den von SeminarDesk automatisiert versandten E-Mails für die Veranstaltungskommunikation handelt es sich um sog. Transaktionsmails, also E-Mails, die als Reaktion auf spezifische Aktionen oder Ereignisse versendet werden. Sie dienen der Übermittlung wichtiger Informationen, die unmittelbar mit der Interaktion der Empfängerin bzw. des Empfängers – i. d. R. eine Buchung für einen Veranstaltungstermin – verbunden sind. Sie richten sich an einzelne Empfänger*innen (sowie ggf. eine bestimmte Anzahl Kopie-Empfänger*innen) und sind in ihrer jeweiligen Anzahl und Häufigkeit begrenzt (bspw. alle Teilnehmer*innen einzelner Veranstaltungstermine).
Auch unabhängig von Buchungen lassen sich in SeminarDesk Serien-E-Mails an Personen erstellen und versenden. Anwendungszweck sind seltene CRM-Aktionen an überschaubare Zielgruppen, eine Einwilligung in solche Kontaktaufnahme vorausgesetzt. Bei Hinterlegung eines entsprechend potenten Mail-Servers ließe sich SeminarDesk also technisch auch für einen Newsletter verwenden, ist dafür jedoch nicht das Tool der Wahl.