Rechnung erstellen

In SeminarDesk können Rechnungen im Kontext eines Veranstaltungstermins, aus einem Personen-/Firmen-Profil oder einer Buchung heraus erstellt werden. In letzterem Fall werden die gebuchten Leistungen wie Übernachtung, Sonderwünsche und Veranstaltungsteilnahme automatisch in die Rechnung übernommen.

Eine neue erstellte Rechnung befindet sich im Status „Entwurf“ angelegt – es sei denn, die Rechnung wurde direkt beim Anlegen auch gebucht. Im Status „Entwurf“ hat SeminarDesk auch noch keine Rechnungsnummer vergeben und es sind auch noch Änderungen möglich.

Unter „Art“ können wir bspw. festlegen, ob es sich um eine Rechnung oder eine Gutschrift handeln soll.

Sollten mehrere Organisationen/Rechnungstexte in SeminarDesk hinterlegt sein, besteht hier die Möglichkeit, diese aus der Liste auszuwählen. Die Rechnungstexte wie z.B. der Einleitungstext ändern sich dann nach gewählter Organisation, können aber auch manuell überschrieben werden, sofern die Rechnung noch nicht gebucht ist. Mehr Informationen zu den Organisationen und Rechnungstexten finden sich hier.

Wenn die Bearbeitung der Rechnungen abgeschlossen ist, muss unter Aktionen auf „Buchen“ geklickt werden, um die Rechnung abzuschließen und die Informationen festzuschreiben.

Nachdem eine Rechnung gebucht wurde, sind keine Änderungen mehr möglich. Es wird zudem automatisch eine Rechnungsnummer vergeben. 

Eine Rechnung über eine Buchung erstellen

Um eine Rechnung aus einer bestehenden Buchung heraus zu generieren, klicke in der jeweiligen Buchung auf Zahlung und Rechnung – Rechnung erstellen.

Es kann nun der Empfänger eingetragen bzw. bestätigt werden und zudem gewählt werden, welche Umsätze in dieser Rechnung aufgenommen werden sollen.

Durch Klick auf Rechnung erstellen wird die Rechnung angelegt und erscheint umgehend rechts oben im Abschnitt „Preisdetails“:

Durch Klick auf das „Aktionen“-Menü kann die Rechnung nun noch bearbeitet bzw. die Druckvorschau aufgerufen werden, bevor sie gebucht und ggf. per E-Mail verschickt werden kann.

Rechnung erstellen und buchen

Um Arbeitsschritte zu beschleunigen, kann in einem Schritt die Rechnung erstellt und auch gleichzeitig gebucht werden. Hierfür gibt es zusätzlich die Checkbox „Rechnung buchen“.

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