Rechnung erstellen

In SeminarDesk können Rechnungen im Kontext eines Veranstaltungstermins, aus einem Personen-/Firmen-Profil oder einer Buchung heraus erstellt werden. In letzterem Fall werden die gebuchten Leistungen wie Übernachtung, Sonderwünsche und Veranstaltungsteilnahme automatisch in die Rechnung übernommen.

Eine neue erstellte Rechnung befindet sich stets im Status „Entwurf“ angelegt – es sei denn, die Rechnung wurde direkt beim Anlegen auch gebucht. Im Status „Entwurf“ hat SeminarDesk auch noch keine Rechnungsnummer vergeben.

Unter „Art“ können wir festlegen, ob es sich um eine Rechnung oder eine Gutschrift handeln soll.

Sollten mehrere Mandanten und Rechnungstexte hinterlegt sein, besteht hier die Möglichkeit diese auszuwählen. Die Rechnungstexte ändern sich je nach den Vorlagen, können aber auch manuell überschrieben werden. Mehr Informationen zu den Mandanten und Rechnungstexten finden sich hier.

Nach der Wahl des Empfängers und klicken wir auf „Speichern“.

Nun können im Abschnitt „Rechnungszeilen“ die einzelnen Rechnungspositionen hinzugefügt werden.

Der Zeilentext kann hier frei eingegeben werden. 

Wir klicken auf „Aktualisieren“, um die Einstellungen zu speichern.

Hinweis: Wenn Rechnungszeilen auf diese Weise angelegt werden, können diese nicht direkt Teilnehmern oder Terminen zugewiesen werden. Hierfür sollten die Rechnungserstellung über die einzelnen Buchungen bzw. Veranstaltungen verwendet werden.

Wenn das Erstellen der Rechnungen abgeschlossen ist, muss unter Aktionen auf „Buchen“ geklickt werden, um die Rechnung abzuschließen.

Nachdem eine Rechnung gebucht wurde, sind keine Änderungen mehr möglich. Es wird zudem automatisch eine Rechnungsnummer vergeben. 

Eine Rechnung über eine Buchung erstellen

Um eine Rechnung aus einer bestehenden Buchung heraus zu generieren, klicke in der jeweiligen Buchung auf Zahlung und Rechnung – Rechnung erstellen.

Es kann nun der Empfänger eingetragen bzw. bestätigt werden und zudem gewählt werden, welche Umsätze in dieser Rechnung aufgenommen werden sollen.

Durch Klick auf Rechnung erstellen wird die Rechnung angelegt und erscheint umgehend rechts im Abschnitt „Preisdetails“:

Durch Klick auf das „Aktionen“-Menü kann die Rechnung nun noch bearbeitet bzw. die Druckvorschau aufgerufen werden, bevor sie gebucht und ggf. per E-Mail verschickt werden kann.

Rechnung erstellen und buchen

Um Arbeitsschritte zu beschleunigen, kann in einem Schritt die Rechnung erstellt und auch gleichzeitig gebucht werden. Hierfür gibt es zusätzlich die Checkbox „Rechnung buchen.“

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