Neue Rechnung anlegen

In SeminarDesk können Rechnungen manuell, im Kontext eines Veranstaltungstermins, aus einem Personen-/Firmen-Profil oder einer Buchung heraus erstellt werden. In letzterem Fall werden die gebuchten Leistungen wie Übernachtung, Sonderwünsche und Veranstaltungsteilnahme automatisch in die Rechnung übernommen.

Um eine neue Rechnung manuell zu erstellen, klicke auf „Rechnungen – Neue Rechnung anlegen“. HINWEIS: „Freie Rechnungen“ können nur dann angelegt werden, solange die Option „DATEV-Export“ in den „Allgemeinen Einstellungen“ nicht aktiviert ist.

Eine neue Rechnung wird immer im Status „Bearbeitung“ angelegt. In diesem Status vergibt SeminarDesk auch noch keine Rechnungsnummer.

Unter „Art“ können wir festlegen, ob es sich um eine Rechnung oder eine Gutschrift handeln soll.

Sollten mehrere Mandanten und Rechnungstexte hinterlegt sein, besteht hier die Möglichkeit diese auszuwählen. Die Rechnungstexte ändern sich je nach den Vorlagen, können aber auch manuell überschrieben werden. Mehr Informationen zu den Mandanten und Rechnungstexten findest Du hier.

Wähle den Empfänger aus und klicke auf „Speichern“.

Nun können im Abschnitt „Rechnungszeilen“ die einzelnen Rechnungspositionen hinzugefügt werden.

Der Zeilentext kann hier frei eingegeben werden. 

Klicke auf „Aktualisieren“, um die Einstellungen zu speichern.

Bitte beachte: Wenn Rechnungszeilen auf diese Weise angelegt werden, können diese nicht direkt Teilnehmern oder Terminen zugewiesen werden. Verwende hierfür die Rechnungserstellung über die einzelnen Buchungen bzw. Veranstaltungen.

Wenn Du mit dem Hinzufügen der Rechnungszeilen fertig bist, klicke unter Aktionen auf „Buchen“, um die Rechnung abzuschließen.

Nachdem eine Rechnung gebucht wurde, sind keine Änderungen mehr möglich. Es wird zudem automatisch eine Rechnungsnummer vergeben. 

Eine Rechnung über eine Buchung erstellen

Um eine Rechnung aus einer bestehenden Buchung heraus zu generieren, klicke in der jeweiligen Buchung auf Zahlung und Rechnung – Rechnung erstellen.

Es kann nun der Empfänger eingetragen bzw. bestätigt werden und zudem gewählt werden, welche Umsätze in dieser Rechnung aufgenommen werden sollen.

Durch Klick auf Rechnung erstellen wird die Rechnung angelegt und erscheint umgehend rechts im Abschnitt „Preisdetails“:

Durch Klick auf das „Aktionen“-Menü kann die Rechnung nun noch bearbeitet bzw. die Druckvorschau aufgerufen werden, bevor sie gebucht und ggf. per E-Mail verschickt werden kann.

Rechnung erstellen und buchen

Um Arbeitsschritte zu beschleunigen, kann in einem Schritt die Rechnung erstellt und auch gleichzeitig gebucht werden. Hierfür gibt es zusätzlich die Checkbox „Rechnung buchen.“

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