Mit Hilfe der Aktivitäten zu einem Profil in SeminarDesk lassen sich dessen Interaktionen und Vorgänge dokumentieren und nachverfolgen. Die Aktivitätenliste bietet einen vollständigen Überblick über die gesamte Kundenhistorie – von Buchungen und E-Mails über Rechnungen bis hin zu individuellen Notizen. Dabei unterscheidet SeminarDesk zwischen automatisch erfassten Systemaktivitäten und manuell angelegten Einträgen, die individuelle Dokumentationen ermöglichen.
Übersicht der Profilaktivitäten
Um die Aktivitäten eines Profils einzusehen, öffnen wir das gewünschte Personen- oder Firmenprofil und wechseln zum Reiter „Aktivitäten“. Hier erscheint eine chronologische Übersicht aller erfassten Vorgänge zu diesem Profil.
Automatisch erfasste Systemaktivitäten
SeminarDesk dokumentiert folgende Aktivitäten automatisch zu jedem Profil:
- Buchungen und Aufenthalte – Jede Veranstaltungsbuchung wird mit allen relevanten Details erfasst
- E-Mail-Versand – Alle an das Profil versendeten E-Mails werden protokolliert
- Rechnungen – Erstellte und versendete Rechnungen erscheinen in der Übersicht
- CRM-Exporte – Profile, die über eine CRM-Aktion exportiert wurden, erhalten einen entsprechenden Eintrag
- Online-Konto-Aktivitäten – Aktionen wie die Erstellung eines Online-Kontos, hochgeladene Dateien oder Postfach-Aktivitäten werden festgehalten
Diese Systemaktivitäten werden ohne manuellen Aufwand dokumentiert und bieten eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller automatisierten Prozesse. Details einer Aktivität können wir über den jeweiligen Link in Spalte „Aktionen“ einsehen.
Manuelle Aktivitäten erstellen
Schritt 1: Aktivitätstypen definieren
Zusätzlich zu den Systemaktivitäten können wir auch eigene Einträge anlegen, um Telefonate, Beratungsgespräche, Reklamationen oder andere wichtige Interaktionen zu dokumentieren.
Dazu legen wir zunächst unter Verwaltung – Setup – Listen – Aktivitätstypen für Profile die gewünschten Aktivitätstypen an. Hier definieren wir beispielsweise Typen wie bspw. „Telefonat“, „Beratungsgespräch“ oder „Reklamation“.
Schritt 2: Neue Aktivität im Profil anlegen
Anschließend wechseln wir im jeweiligen Profil zum Reiter „Aktivitäten“ und klicken auf „Hinzufügen“. Hier wählen wir den passenden Aktivitätstyp aus, tragen das Datum ein und fügen optional eine Notiz hinzu.
Eine solche manuell erstellte Aktivität können wir über das „Aktionen“-Menü bearbeiten oder auch wieder löschen; und durch Aufklappen der Detailinformationen erhalten wir die Möglichkeit, Dateien im Zusammenhang mit der Aktivität im SeminarDesk-Profil zu speichern.