Beim Reverse-Charge-Verfahren geht die Umsatzsteuerschuld auf den/die Leistungsempfänger*in über. In diesem Fall müssen Rechnungen mit 0 % Umsatzsteuer ausgestellt werden, da der Kunde/die Kundin die Umsatzsteuer selbst an das Finanzamt abführen muss. Dieses Verfahren kommt vor allem bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen innerhalb der EU zum Einsatz. Im Folgenden ist erläutert, wie Rechnungen mit Reverse Charge in SeminarDesk zu erstellen sind.
Wichtig: Das Reverse-Charge-Verfahren gilt ausschließlich für B2B-Geschäfte zwischen Unternehmern mit gültiger Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID). Für Privatkunden (B2C) ist es nicht anwendbar – hier muss daher immer die normale Umsatzsteuer ausgewiesen werden.
Rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel beschreibt ausschließlich die technische Umsetzung in SeminarDesk und stellt keine steuerrechtliche Beratung dar! Die technische Umsetzung in SeminarDesk ermöglicht die Rechnungserstellung mit 0 % Umsatzsteuer für einen Reverse Charge. Ob das Verfahren im konkreten Fall rechtlich anwendbar ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab (bspw. Leistungsort, Art der Leistung, Unternehmerstatus des Kunden). Die steuerrechtliche Anwendbarkeit sollte durch eine Steuerberatung oder mit dem Finanzamt geklärt werden.
Technische Grundlagen in SeminarDesk
In SeminarDesk sind die Steuersätze fest an Preislisten-Einträge gebunden und können nach der Buchung nicht mehr geändert werden. Dementsprechend benötigen wir für Reverse-Charge-Fälle separate Preislisten mit 0 % Steuersatz.
Welche Preisliste verwenden?
Bei der Buchungserfassung unterscheiden wir:
- Unternehmenskunden (B2B) mit gültiger USt-ID: Preisliste mit 0 % Steuersatz verwenden (sofern Reverse Charge anwendbar ist)
- Privatkunden (B2C) ohne USt-ID: Standard-Preisliste mit regulärem Steuersatz verwenden
Diese Prüfung nehmen wir bei jeder Buchung manuell vor. Eine automatische Unterscheidung durch SeminarDesk ist nicht möglich. Vor der Rechnungserstellung empfiehlt sich die Prüfung der USt-ID der Rechnungsempfänger*innen über das MIAS-Portal der EU-Kommission.
Vorgehen für neue und vorhandene Buchungen
Preisliste für Teilnahmegebühren anlegen
- Veranstaltung öffnen und zum Abschnitt „Teilnahmegebühren“ gehen
- Neue Preisliste für die Teilnahmegebühren anlegen (bspw. „Reverse Charge B2B“ oder „0% Unternehmer“)
- Preisdetails hinzufügen
- Bei der Umsatzverteilung für alle Positionen den Steuersatz „Befreit“ (0 %) auswählen
Bei der manuellen Buchungserfassung oder in den Gästedetails der Buchung können wir dann für betroffene Unternehmenskunden diese spezielle Preisliste auswählen.
Preislisten für Unterkunft, Verpflegung und Sonstige Leistungen anlegen
- Zu Verwaltung – Preislisten gehen
- Neue Preislisten für Unterkunft, Verpflegung und Sonstiges anlegen (bspw. „Reverse Charge Unterkunft“)
- Gewünschte Preise eintragen
- Bei der Umsatzverteilung für alle Einträge den Steuersatz auf „Befreit“ (0 %) setzen
In den Gästedetails der einzelnen Buchung können wir dann für betroffene Unternehmenskunden diese speziellen Preislisten auswählen.
Buchungen anpassen
Die Preisliste für Teilnahmegebühren können wir bei der manuellen Buchungserfassung festlegen.
Wurde die Teilnahme, Unterkunft oder Verpflegung bereits mit einem anderen Steuersatz gebucht, können wir die entsprechende Buchungszeile ändern. Die für eine Buchungszeile geltenden Preislisten sind in der Buchung im Abschnitt „Gäste und Buchungsdetails“ angegeben und mit der jeweiligen Aktion „Bearbeiten“ änderbar.
Mit der Funktion „Gäste bearbeiten“ können wir die Preislisten für Verpflegung, Unterkunft und Teilnahme gleichzeitig und auch für mehrere Gäste einer Buchung setzen.
Die Preisliste für Sonstige Leistungen können wir beim individuellen Hinzufügen der Leistung wählen. Wurde hingegen eine Sonstige Leistung bereits mit einem anderen Steuersatz gebucht, müssen wir die entsprechende Buchungszeile in der Buchung im Abschnitt „Gäste und Buchungsdetails“ mit der jeweiligen Aktion „Stornieren“ löschen und die Leistung aus der korrekten Preisliste neu hinzufügen. Eine nachträgliche Änderung des Steuersatzes ist hier technisch nicht möglich, da die Sonstigen Leistungen fest mit ihren Preislisten verbunden sind.
Pflichtangaben auf Reverse-Charge-Rechnungen
Rechnungen nach dem Reverse-Charge-Verfahren müssen die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten. Wir fügen daher vor dem Buchen der Rechnung in den Rechnungsdetails der betroffenen Rechnung einen entsprechenden Hinweis ein, beispielsweise:
„Reverse Charge – Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach Art. 196 MwStSystRL“
Dieser Text erscheint dann auf der Rechnung. Bei E-Rechnungen wird dieser Hinweis auch in die XML-Daten übernommen.