Bei der Rechnungsstellung in SeminarDesk wird zwischen zwei Konzepten unterschieden: dem Rechnungsempfänger und der Rechnungsadresse. Dieser Artikel erklärt Zusammenhang und Unterschied und zeigt, wie sich beide Einstellungen für eine Buchung bei Bedarf anpassen lassen.
Was ist der Rechnungsempfänger?
Der Rechnungsempfänger ist das Profil, an das die Rechnung buchhalterisch gerichtet ist. Dies kann entweder ein Personenprofil oder ein Firmenprofil sein.
Standardmäßig ist der Bucher einer Buchung auch der Rechnungsempfänger. Das bedeutet: Wenn eine Person eine Buchung vornimmt, läuft die Rechnung zunächst auf dieses Personenprofil.
Was ist die Rechnungsadresse?
Die Rechnungsadresse bestimmt, welche Anschrift auf der Rechnung erscheint. Sie wird aus dem Profil des Rechnungsempfängers übernommen.
Bei Personenprofilen stehen folgende Optionen zur Verfügung:
- Privat – Die private Adresse aus dem Profil
- Rechnung – Die im Profil hinterlegte Rechnungsanschrift (kann bspw. eine Firmenadresse sein)
- Primäre Firma/Organisation – Die effektive Rechnungsadresse der verknüpften primären Firma/Organisation
Bei Firmenprofilen stehen zur Verfügung:
- Geschäftlich – Die Geschäftsadresse der Firma
- Rechnung – Die im Firmenprofil hinterlegte Rechnungsanschrift
Details zur Hinterlegung einer Rechnungsanschrift für ein Profil sowie zur Zusammensetzung der Anschrift gibt dieser Artikel.
Häufiges Missverständnis
Ein häufiges Missverständnis entsteht, wenn bei einer Buchung eine Firmenadresse als Rechnungsanschrift angegeben wird: Dies bedeutet nicht automatisch, dass die Rechnung an ein Firmenprofil geht.
Beispiel: Eine Person bucht online und gibt im Buchungsformular ihre Firmenadresse als Rechnungsanschrift an. In diesem Fall:
- bleibt das Personenprofil Bucher und Rechnungsempfänger der Buchung
- wird die eingegebene Firmenadresse die im Profil hinterlegte Rechnungsanschrift und die Rechnungsadresse der Buchung
Die Rechnung ist also buchhalterisch an die Person gerichtet, trägt aber die Firmenadresse als Anschrift.
Die Option „Primäre Firma/Organisation“
Diese Option bei der Rechnungsadresse bedeutet: „Verwende die Adresse der verknüpften Firma dieses Personenprofils.“
Achtung: Diese Option funktioniert nur, wenn das Personenprofil tatsächlich mit einem Firmenprofil verknüpft ist. Ist keine Verknüpfung vorhanden, erscheint ein Warnsymbol und kann keine Rechnung erstellt werden.
Rechnungsempfänger und Rechnungsadresse in der Buchung ändern
Rechnungsempfänger und Rechnungsadresse lassen sich in SeminarDesk direkt in den Buchungsdetails anpassen. Alternativ ist eine Anpassung auch beim Erstellen der Rechnung möglich.
Rechnungsempfänger ändern
Im Feld „Rechnungsempfänger“ der Buchung können wir ein anderes Profil auswählen. Dies ist sinnvoll, wenn die Rechnung buchhalterisch an eine andere Person oder an ein Firmenprofil gehen soll.
Beispiel: Eine Mitarbeiterin bucht, aber die Rechnung soll an das Firmenprofil des Arbeitgebers gehen. In diesem Fall ändern wir den Rechnungsempfänger auf das entsprechende Firmenprofil.
Das Firmenprofil muss bereits in SeminarDesk existieren, um als Rechnungsempfänger ausgewählt werden zu können. SeminarDesk versucht, passende Profile vorzuschlagen oder das Anlegen eines neuen Profils zu erleichtern, siehe Abbildung oben.
Rechnungsadresse ändern
Im Feld „Rechnungsadresse“ der Buchung legen wir fest, welche der im Empfängerprofil hinterlegten Adressen auf der Rechnung erscheinen soll.
Die verfügbaren Optionen hängen vom gewählten Rechnungsempfänger ab und werden automatisch aktualisiert, wenn der Empfänger geändert wird.
Wann ist eine Änderung nötig?
In vielen Fällen ist keine Änderung erforderlich:
- Wenn die Rechnung an die buchende Person gehen soll und die im Profil hinterlegte Rechnungsadresse korrekt ist, muss nichts geändert werden.
- Die Einstellung „Rechnung“ als Rechnungsadresse verwendet automatisch die im Buchungsformular eingegebene Rechnungsanschrift.
Eine Änderung ist sinnvoll, wenn:
- Die Rechnung buchhalterisch an ein anderes Profil (bspw. eine Firma) gehen soll → Rechnungsempfänger ändern
- Eine andere Adresse aus dem Empfängerprofil verwendet werden soll → Rechnungsadresse ändern
Rechnungsempfänger und Rechnungsadresse der Rechnung ändern
Schlussendlich können wir Rechnungsempfänger und Rechnungsadresse auch im Rechnungsentwurf in SeminarDesk noch festlegen – solange die Rechnung noch nicht gebucht ist.
