SeminarDesk-Module sind optionale Funktionsgruppen, die das System um spezifische Features erweitern. Diese Module können durch den SeminarDesk-Support flexibel aktiviert oder deaktiviert werden. Die modulare Struktur ermöglicht es, die Benutzeroberfläche übersichtlich zu halten und nur die tatsächlich benötigten Funktionen anzuzeigen.
Einzelne Module stehen abhängig vom gebuchten SeminarDesk-Paket zur Verfügung. Zur Aktivierung oder Deaktivierung von Modulen bitte unseren Support per Mail an support@seminardesk.de kontaktieren.
Vorteile der modularen Struktur
Die modulare Architektur von SeminarDesk bietet mehrere entscheidende Vorteile:
Übersichtliche Benutzeroberfläche: Nur die Funktionen, die tatsächlich notwendig sind, werden im Menü sowie in den Einstellungen angezeigt. Dies reduziert die Komplexität und erleichtert die tägliche Arbeit mit SeminarDesk erheblich.
Einfache Erweiterbarkeit: Wenn sich Anforderungen ändern oder das Unternehmen wächst, können sich jederzeit zusätzliche Module aktivieren lassen. Die Integration erfolgt dabei nahtlos, ohne bestehende Daten oder Einstellungen zu beeinträchtigen.
Fokussierte Einarbeitung: Neue Mitarbeiter*innen müssen sich nur mit den tatsächlich aktivierten Funktionen vertraut machen. Dadurch verkürzen Sie die Einarbeitungszeit und reduzieren die Fehlerquote.
Verfügbare SeminarDesk-Module
Die Verfügbarkeit einzelner Module hängt von Ihrem gebuchten Plan ab. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der wichtigsten SeminarDesk Module:
In Abhängigkeit vom gebuchten SeminarDesk-Paket stehen die im Folgenden aufgezählten Module zur Verfügung.
- Events – Die Kernfunktionen von SeminarDesk zur Planung, Veröffentlichung und Teilnehmerverwaltung von Veranstaltungen, Seminaren, Kursen, Retreats, Vorträgen, Workshops, Ausbildungen… Zeitsparend und einfach.
- Invoices – Mit den Funktionen dieses Moduls lassen sich Rechnungen im Kontext eines Veranstaltungstermins, aus einem Personen- oder Organisations-/Firmen-Profil sowie aus einer Buchung heraus erstellen.
- Electronic invoices – Zur Erstellung von E-Rechnungen. Abhängig vom Modul „Invoices“.
- Accounting Export – Ein DATEV-Export aus SeminarDesk lässt sich an anderer Stelle in eine entsprechende Software importieren und erleichtert so den Austausch mit der Finanzbuchhaltung.
Abhängig vom Modul „Invoices“. - CRM – Mit den Funktionen für das Customer Relationship Management lassen sich mit beliebigen Filtern Listen von Profilen als Zielgruppen generieren. Diese können dann mittels der Aktionen bspw. als Excel-Datei exportiert oder als Basis für die Generierung eines Berichts oder den Versand einer Serien-E-Mail verwendet werden.
- Internal Guest Rooms – Die Zimmerverwaltung ermöglicht es, Buchungen (bzw. den einzelnen Gästen in der Buchung) Zimmer zuzuweisen und Belegungen mit Hilfe von Listen und Kalenderansichten zu organisieren.
- External Accommodation – Mit dieser Funktion lassen sich in SeminarDesk externe Unterkünfte anlegen, diese einem Veranstaltungstermin zuweisen und so „externe Zimmer“ hinzufügen. Dies hilft bspw. bei der Planung mit externen Hotelzimmer-Kontingenten.
- Function Rooms – Verwaltung von Veranstaltungsräumen, d. h. Veranstaltungs-, Tagungs- oder Seminarräumen, internen Räumlichkeiten, die für Veranstaltungstermine gebucht werden können.
- Meals – Erlaubt das Anbieten von Mahlzeiten – inklusive verschiedener Verpflegungsarten, kulinarischer Sonderwünsche, zusätzlicher Mahlzeiten, Küchenlisten usw.
- Check-in/Check-out – Bei aktiviertem Modul „Check-In/Check-Out“ vermerkt SeminarDesk für bestätigte Buchungen zusätzlich den Check-In-Status von Gästen. Für die Buchungen und ihre Gäste wird dann zwischen „nicht eingecheckt“, „eingecheckt“ und „ausgecheckt“ unterschieden.
- Loan Items Management – Mit diesem Modul ist es möglich, die Aus- und Rückgabe von Zimmerschlüsseln oder anderen Leihgegenständen in SeminarDesk-Buchungen – für die gesamte Buchung oder für einzelne Gäste – zu dokumentieren und nachzuvollziehen.
- Online Accounts – Besucher*innen der SeminarDesk-Buchungsseite können sich mit dieser Funktion auf Wunsch ein Online-Konto anlegen, um bei künftigen Buchungen nicht mehr alle persönlichen Daten eingeben zu müssen, bereits vorhandene Buchungen einzusehen oder aber auch Dokumente auszutauschen.
- ESP Interfaces – Mit den Schnittstellen zu Email Service Providers lässt sich die Anbindung von SeminarDesk an ein Newsletter-Tool einrichten, so dass bspw. bei der Anmeldung zu einer Veranstaltung automatisch der vom Newsletter-Tool gesteuerte Double-Opt-In-Prozess gestartet oder bestimmte Attribute des Personen-Profils synchronisiert werden können.
- Payment Providers – Durch die Integration von SeminarDesk mit SumUp und Stripe kann eine Zahlung über die SumUp-App und ein SumUp-Kartenterminal entgegengenommen bzw. Zahlungen online erbeten und entgegengenommen werden.
- Certificates – Hiermit lassen sich Zertifikate strukturiert verwalten, als Ergebnis von Veranstaltungsterminen festlegen sowie für einzelne Personen hinterlegen.
- Offers – Mit den hier Funktionen dieses Moduls lassen sich in SeminarDesk Angebote (d. h. Offerten als Antwort auf eine Kundenanfrage) erstellen, per E-Mail versenden und nachverfolgen.
Abhängigkeit vom gebuchten Plan
Welche SeminarDesk-Module individuell verfügbar sind, hängt vom gebuchten Paket ab. SeminarDesk bietet verschiedene Tarifstufen, die jeweils unterschiedliche Funktionsumfänge und Module beinhalten. So ist beispielsweise der API-Zugang höheren Paketen vorbehalten, während Basisfunktionen in allen Paketen enthalten sind.
Informationen zu den verschiedenen Paketen und ihrem Funktionsumfang finden Sie auf unserer Produkt-Webseite. Dort können Sie die verschiedenen Optionen vergleichen und den für Ihre Anforderungen passenden Plan auswählen.
Bei Bedarf können Sie Ihr Paket jederzeit upgraden, um Zugriff auf zusätzliche SeminarDesk-Module zu erhalten – unser Support berät Sie gerne zu den für Sie optimalen Erweiterungsmöglichkeiten.
Module aktivieren oder deaktivieren
Die Aktivierung oder Deaktivierung von SeminarDesk Modulen erfolgt ausschließlich durch den Support. Eine eigenständige Aktivierung über die Benutzeroberfläche ist nicht möglich. Dies stellt sicher, dass alle technischen Voraussetzungen geprüft werden und die Module korrekt in Ihr bestehendes System integriert werden.
Bedarf klären
Überlegen Sie zunächst, welche zusätzlichen Funktionen Sie benötigen. Folgende Fragen können bei der Entscheidung helfen:
- Welche Prozesse möchten Sie in SeminarDesk abbilden, die aktuell nicht möglich sind?
- Gibt es wiederkehrende manuelle Arbeitsschritte, die durch die Funktionen eines Moduls automatisieren lassen?
- Benötigen Sie spezielle Funktionen für Ihre Branche oder Ihren Anwendungsfall?
- Welche Anforderungen haben Ihre Gäste oder Geschäftspartner an die Buchungsabwicklung?
Prüfen Sie anschließend, ob das gewünschte Modul in Ihrem aktuellen Paket enthalten ist. Dies können Sie ggf. direkt bei unserem Support erfragen.
Support kontaktieren
Sobald Sie wissen, welches Modul Sie aktivieren möchten, kontaktieren Sie den SeminarDesk-Support per E-Mail:
E-Mail-Adresse: support@seminardesk.de
Wir klären mit Ihnen alle Details zur Aktivierung.
Aktivierung abwarten
Nach Ihrer Anfrage schaltet unser Support das gewünschte Modul für Ihr Konto frei. Dieser Vorgang erfolgt normalerweise innerhalb kurzer Zeit. Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald das Modul aktiviert wurde.
Das aktivierte Modul ist infolgedessen sofort einsatzbereit. Die entsprechenden Menüpunkte, Funktionen sowie Einstellungen werden automatisch in Ihrer SeminarDesk-Oberfläche angezeigt. In vielen Fällen empfiehlt es sich, nach der Aktivierung die modulspezifischen Einstellungen zu konfigurieren, bevor Sie das neue Feature produktiv nutzen.
Deaktivierung von Modulen
Sollten Sie ein Modul nicht mehr benötigen, können Sie es ebenfalls durch den Support deaktivieren lassen. Wenden Sie sich hierzu mit derselben Vorgehensweise an support@seminardesk.de.