Mit der Erstellung von Teilrechnungen lassen sich Rechnungen für eine Buchung in SeminarDesk flexibel aufteilen. Diese Funktion ist besonders praktisch für Ratenzahlungen, Anzahlungsrechnungen oder wenn der Gesamtbetrag zu unterschiedlichen Zeitpunkten abgerechnet werden soll. Die Teilrechnungen werden dabei prozentual vom Gesamtbetrag der Buchung berechnet und können mit individuellen Rechnungsdaten versehen werden.
Schritt 1: Navigation zur Funktion
Zunächst öffnen wir die gewünschte bestätigte Buchung. Wir wollen den offenen Saldo der Buchung dem/der Bucher*in in Rechnung stellen, jedoch aufgeteilt auf mehrere Rechnungen. Dazu wählen wir im oberen Menüband die Funktion Zahlung und Rechnung – Teilrechnungen erstellen.
Schritt 2: Anzahl der Teilrechnungen festlegen
Im ersten Dialog wählen wir aus, wie viele Teilrechnungen für diese Buchung angelegt werden sollen. SeminarDesk bietet hier volle Flexibilität – ob zwei Rechnungen für eine klassische Anzahlung und Restzahlung oder mehrere Rechnungen für eine gestaffelte Ratenzahlung.
Schritt 3: Prozentsätze und Rechnungsdaten konfigurieren
Für jede Teilrechnung legen wir nun fest:
- Rechnungsdatum: Jede Teilrechnung erhält ihr individuelles Rechnungsdatum.
- Prozentsatz des Gesamtsaldos: Hier geben wir an, welcher Anteil des Gesamtbetrags mit dieser Teilrechnung abgerechnet werden soll (z. B. 30 % für die Anzahlung, 70 % für die Restrechnung).
SeminarDesk passt bei jeder Veränderung den Prozentsatz der letzten der Teilrechnungen so an, dass in Summe der gesamte Buchungsbetrag (100 %) abgerechnet wird. Doch auch das lässt sich so ändern, dass ein Betrag offen bleibt. - Rechnung buchen: Wir können die Rechnung sofort oder später buchen, also abschließen.
- Buchungszeilen: Initial sind alle Veranstaltungstermine, Gäste und Leistungen der Buchung ausgewählt. Wir können hier auch einzelne Leistungen abwählen; sie bleiben dann am Ende offen.
Schritt 4: Teilrechnungen generieren
Nach der Bestätigung mit „OK“ erzeugt SeminarDesk automatisch die gewünschte Anzahl an Rechnungen mit den jeweiligen Teilbeträgen und bucht sie, sofern gewünscht. Sie erscheinen umgehend rechts oben im Abschnitt „Preisdetails“ der Buchungsansicht.
Die so erstellten Teilrechnungen unterscheiden sich dann nicht von regulären Rechnungen für eine Buchung – wir können sie normal versenden, drucken und verwalten.
Tipps und Hinweise
Unter Veranstaltungen – Saldoauswertung können wir jederzeit überprüfen, ob für alle Buchungen die erforderlichen Rechnungen erstellt wurden. Die Spalte „Anzahl Differenzen“ zeigt an, ob noch offene Rechnungen fehlen.
Wollen wir den Buchungsbetrag nicht prozentual sondern bspw. nach Leistungen oder Gästen auf verschiedene Rechnungen aufteilen, so können wir in der Funktion Zahlung und Rechnung – Rechnung erstellen die Rechnung durch Auswahl einzelner Buchungszeilen beschränken. Für die danach offen gebliebenen Posten rufen wir dieselbe Funktion erneut auf.
Die Funktionen „Rechnung erstellen“ und „Teilrechnungen erstellen“ lassen sich auch kombinieren. Damit können wir bspw. für eine Buchung mehrerer Termine (sog. Mehrfachbuchung) die erste Veranstaltung sofort in Rechnung stellen und später den Restbetrag in Raten abrechnen.