Mit dem SeminarDesk-Modul „Umfragen“ lässt sich anonymes Feedback von Gästen einholen, auswerten und exportieren. Das Modul besteht aus wiederverwendbaren Fragen, daraus zusammengesetzten Umfragen sowie den eingegangenen Rückmeldungen und den sie auswertenden Berichten. Jede Umfrage wird über eine oder mehrere Verteilungen – optional im Kontext einer Veranstaltung oder eines Veranstaltungstermin – mit einem eindeutigen Link und QR-Code veröffentlicht.
Wichtig: Rückmeldungen sind anonym. Eine Verknüpfung mit Buchungen oder Personenprofilen ist nicht möglich und auch nicht vorgesehen.
Die hier beschriebenen Funktionen stehen abhängig vom gebuchten SeminarDesk-Paket als Teil des Moduls „Surveys“ zur Verfügung. Zur Aktivierung des Moduls bitte unseren Support per Mail an support@seminardesk.de kontaktieren.
Fragenkatalog anlegen
Fragen sind wiederverwendbar und von einzelnen Umfragen unabhängig. Dadurch kann dieselbe Frage in mehreren Umfragen verwendet werden, ohne sie jedes Mal neu zu erfassen.
Unter Umfragen – Fragen sehen wir eine Übersicht aller vorhandenen Fragen. Über „Hinzufügen“ legen wir eine neue Frage an.
Im Fragen-Editor geben wir zuerst den Fragetext ein und wählen den Fragetyp aus:
- Ja/Nein-Feld – zwei Auswahloptionen
- Einfachauswahl – eine Auswahl aus mehreren Antwortoptionen, welche wir sodann nach Aufklappen der Detailinformationen selbst definieren
- Freitext – ein Texteingabefeld mit konfigurierbarer maximaler Zeichenanzahl
- Likert-Skala – eine Bewertungsskala mit frei definierbaren Minimal- und Maximalwerten sowie -Bezeichnungen (bspw. „mangelhaft“ bis „sehr gut“) sowie danach in den Detailinformationen möglichen individuellen Beschriftungen je Skalenpunkt
Außerdem können wir festlegen, ob die Frage erforderlich, also ein Pflichtfeld, ist und ob sie aktiv sein soll. Inaktive Fragen stehen beim Zusammenstellen einer Umfrage nicht zur Auswahl.
Über „Duplizieren“ lässt sich eine bestehende Frage als Ausgangspunkt für eine ähnliche neue Frage verwenden.
Umfragen gestalten
Unter Umfragen – Umfragen verwalten wir die eigentlichen Fragebögen in SeminarDesk.
Nach dem „Hinzufügen“ vergeben wir zuerst einen Namen und können optional einen Einführungstext und einen Abschlusstext hinterlegen – beide werden auf der Umfrageseite angezeigt und unterstützen Rich-Text-Formatierung. Außerdem lässt sich eine Standard-Gültigkeitsdauer in Tagen hinterlegen, die beim Erstellen neuer Verteilungen als Vorschlagswert gilt.
Nach Aufklappen der Detailinformationen strukturieren wir die Umfrage. Wir können beliebig viele Fragenblöcke anlegen, sortieren und mit Titeln versehen. Jedem Block fügen wir dann Fragen aus dem zentralen Fragenkatalog (siehe oben) hinzu – durch Suche und Auswahl aus allen aktiven Fragen.
Eine Frage kann nur einmal pro Umfrage verwendet werden. Bei Bedarf kann eine Frage jedoch dupliziert und dann das Duplikat verwendet werden.
Verteilungen: Umfragen veröffentlichen
Eine Verteilung ist die eigentliche Veröffentlichung der Umfrage. Derselbe Fragebogen kann für mehrere Veranstaltungen oder Termine verwendet werden – jede Verteilung ist dabei eigenständig und hat eine eigene Rückmeldungsanzahl.
Über die Aktion „Verteilungen verwalten“ einer Umfrage öffnet sich eine Übersicht aller Verteilungen dieser Umfrage. Um eine neue Verteilung anzulegen, klicken wir auf „Hinzufügen“ und wählen:
- den Kontexttyp: „Kein Kontext“, „Veranstaltung“ oder „Veranstaltungstermin“
- ggf. die zugehörige Veranstaltung oder den Veranstaltungstermin aus einer Auswahlliste
- das Gültig bis-Datum, das standardmäßig anhand der hinterlegten Standard-Gültigkeitsdauer der Umfrage vorbelegt wird
Nach dem Speichern generiert SeminarDesk automatisch einen eindeutigen Token für diese Verteilung. Der vollständige Umfragelink lautet dann: https://booking.seminardesk.de/{Mandant}/surveys/{Token}
Den Link können wir über die Aktion „Link kopieren“ in die Zwischenablage übernehmen oder mit der Aktion „QR-Code anzeigen“ als solchen herunterladen und anschließend bspw. per E-Mail an die Teilnehmer*innen versenden. Ist die Verteilung mit einer veröffentlichten Veranstaltung bzw. Veranstaltungstermin verknüpft, werden auf der Umfrageseite zusätzlich Name, Zeitraum und öffentliche Referent*innen angezeigt.
Das Ablaufdatum einer Verteilung lässt sich nachträglich anpassen. Nach dem Ablaufdatum ist der Link nicht mehr aufrufbar.
Rückmeldungen sind anonym, doch mittels üblicher Browser-Technologien werden Mehrfachteilnahmen erschwert.
Rückmeldungen einsehen und exportieren
Unter Umfragen – Rückmeldungen sehen wir eine Gesamtübersicht aller in SeminarDesk eingegangenen Rückmeldungen zu allen Umfragen. Zusätzlich gelangen wir kontextbezogen in die Rückmeldungsliste, indem wir bei einer bestimmten Umfrage die Aktion „Rückmeldungen verwalten“ oder bei einer Verteilung die Aktion „Rückmeldungen anzeigen“ wählen – in diesen Fällen ist die Liste bereits entsprechend vorgefiltert.
Die Liste lässt sich nach Umfrage, Kontext sowie Zeitraum (Von-/Bis-Datum) filtern. Durch Klick auf eine Rückmeldung öffnet sich eine Detailansicht mit den Antwortdetails des Feedbackgebers bzw. der Feedbackgeberin.
Wichtig: Rückmeldungen sind anonym. Eine Verknüpfung mit Buchungen oder Personenprofilen ist nicht möglich und auch nicht vorgesehen.
Achtung: Gelöschte Rückmeldungen können nicht wiederhergestellt werden.
Über die Tabellenfunktion „Exportieren nach Excel“ können wir die gefilterten Rückmeldungen außerdem als Excel- oder CSV-Datei herunterladen. Der Export enthält dabei je eine Spalte pro Frage – in der Reihenfolge der Blöcke und Fragen.
Berichte zu Umfragen erstellen
Für Umfragen steht eine dedizierte Berichtsdatenquelle in SeminarDesk zur Verfügung, sodass wir unter Verwaltung – Berichte Berichtsvorlagen auf Basis von Umfragedaten erstellen können. Solche Vorlagen lassen sich anschließend auf drei Wegen aufrufen:
- Über die Aktion „Berichte“ direkt bei einer Umfrage – der Bericht bezieht sich dann auf alle Verteilungen dieser Umfrage.
- Über die Aktion „Berichte“ bei einer einzelnen Verteilung – der Bericht bezieht sich dann gezielt auf diese Verteilung.
- Über Umfragen – Berichte nach Zeitraum – hier wählen wir eine Umfrage sowie einen Datumsbereich aus, um zeitraumbezogene Auswertungen zu erstellen.
Um die beschriebenen Aktionen zu ermöglichen oder zu verwehren, existiert in der Benutzerverwaltung die Berechtigungsgruppe „Umfragen“.