Dieser Artikel beschreibt notwendige Aktionen in SeminarDesk im Falle einer angekündigten Umsatzsteueränderung 2026 für Speisen.
Wichtiger Hinweis vorab: Dieser Artikel stellt keine steuerliche Beratung dar. Hier werden lediglich unsere Einschätzung wiedergegeben und die technischen Möglichkeiten in SeminarDesk aufgezeigt. Für verbindliche steuerliche Auskünfte sollte ein Steuerberater hinzugezogen werden.
Worum geht es?
Nach aktuellem Stand soll der Umsatzsteuersatz für Speisen im Restaurant- und Cateringbereich ab dem 1. Januar 2026 dauerhaft von 19% auf 7% gesenkt werden. Diese Regelung betrifft ausschließlich Speisen – Getränke bleiben weiterhin mit 19% besteuert.
Bitte beachten: Diese Änderung ist zum aktuellen Zeitpunkt (01.12.2025) noch nicht endgültig verabschiedet.
Wer ist betroffen?
Diese Änderung ist relevant, wenn in SeminarDesk Verpflegungsleistungen verwaltet und diese bisher mit dem regulären Steuersatz von 19% abgerechnet wurden.
Dabei gibt es zwei Ausgangssituationen:
- Reine Speisepreise (ohne Getränke) – Die Verpflegungspreise enthalten ausschließlich Speisen.
- Kombinierte Preise (Speisen und Getränke) – Speisen und Getränke sind in einem Gesamtpreis zusammengefasst.
Umsetzung in SeminarDesk
Je nachdem, ob nur die Steuerverteilung oder auch die Preise angepasst werden sollen, sind unterschiedliche Schritte erforderlich.
Fall A: Nur Steuerverteilung anpassen (Preise bleiben gleich)
Wenn die Preise für Endkunden unverändert bleiben sollen und lediglich die Umsatzsteuer korrekt aufgeteilt werden muss, ist nur eine Anpassung der Standard-Umsatzverteilung erforderlich.
Vorgehen:
- Standard-Umsatzverteilung öffnen
- Neuen Zeitraum anlegen (z. B. durch Kopieren des aktuellen) mit Gültigkeit ab 01.01.2026 (bestehende Zeiträume nicht ändern!)
- Im neuen Zeitraum die Umsatzverteilung hinterlegen (z. B. 70 % Speisen mit „Reduziert“ sowie 30 % Getränke mit „Normal“)
- Speichern
Siehe dazu auch diesen Artikel.
Bestehende 2026-Buchungen aktualisieren
Buchungen, die bereits für 2026 erfasst wurden, enthalten noch die alte Umsatzverteilung. Um diese Buchungen zu aktualisieren, in der Preislistenverwaltung unter Funktionen die Funktion „Umsatzverteilung neu berechnen“ aufrufen.
Die Funktion „Umsatzverteilung neu berechnen“ aktualisiert nur offene Buchungszeilen (also Leistungen, die noch nicht in einer Rechnung enthalten sind). Bereits erstellte Rechnungen behalten ihre ursprüngliche Umsatzverteilung – dies ist gewollt, da eine Rechnung ein abgeschlossenes Buchhaltungsdokument ist.
Sollen auch bereits abgerechnete Buchungen mit der neuen Verteilung erfasst werden, müssen die betroffenen Rechnungen storniert und neu erstellt werden.
Fall B: Auch Preise anpassen (MwSt-Senkung weitergeben)
Wenn die Mehrwertsteuersenkung an die Endkunden (ganz oder teilweise) weitergegeben werden soll, müssen zusätzlich zur Standard-Umsatzverteilung auch die Preislisten angepasst werden.
Wichtig: Dies betrifft alle Preislisten, in denen Verpflegungsleistungen enthalten sind – also die Verpflegungs-Preislisten sowie gegebenenfalls auch Sonstige Preislisten, falls dort Verpflegungsleistungen verwaltet werden.
Vorgehen:
- Standard-Umsatzverteilung anpassen (wie in Fall A beschrieben)
- In jeder betroffenen Preisliste einen neuen Zeitabschnitt ab 01.01.2026 anlegen (bestehende Zeitabschnitte nicht ändern!)
- Im neuen Zeitabschnitt die Preise entsprechend anpassen
- ggf. vorhandene individuelle Umsatzverteilungen anpassen
Bestehende 2026-Buchungen aktualisieren
Nach den Anpassungen in der Preislistenverwaltung unter Funktionen beide Funktionen aufrufen:
- „Umsatzverteilung neu berechnen“
- „Preise neu berechnen“
Die Funktionen „Umsatzverteilung neu berechnen“ und „Preise neu berechnen“ aktualisieren nur offene Buchungszeilen (also Leistungen, die noch nicht in einer Rechnung enthalten sind). Bereits erstellte Rechnungen behalten ihre ursprüngliche Umsatzverteilung – siehe Hinweis oben.
Zusammenfassung
| Fall | Was ist zu tun? |
|---|---|
| Nur Steuerverteilung ändern | Standard-Umsatzverteilung: Neuen Zeitraum ab 01.01.2026 anlegen + Verteilung hinterlegen |
| Auch Preise ändern | Zusätzlich: In allen betroffenen Preislisten neuen Zeitabschnitt ab 01.01.2026 anlegen + Preise anpassen |
| Bestehende Buchungen für 2026 | „Umsatzverteilung neu berechnen“ – bei Preisänderung zusätzlich „Preise neu berechnen“ |
Quelle
Weitere Informationen zur Umsatzsteueränderung 2026:
Haufe: Umsatzsteuer 2026 – Wichtige Änderungen im Überblick
Stand: Dezember 2025 – Änderungen vorbehalten, da die gesetzliche Regelung noch nicht final verabschiedet ist.