Welche Status können Veranstaltungen und Veranstaltungstermine haben?

Eine Veranstaltung und ihre Termine durchlaufen einen bestimmten Lebenszyklus, von der Idee über die Planung, Bewerbung und Durchführung, vielleicht auch Stornierung. Die sich dabei ändernden Eigenschaften und Möglichkeiten können über verschiedene Status abgebildet werden.

Die hier besprochenen Möglichkeiten der Einstellungen sind umfangreich und teilweise komplex, erlauben jedoch die Abbildung auch außergewöhnlicher Szenarien. Mit dem Grundverständnis von Veranstaltungen, Veranstaltungsterminen und ihrer Webseite sowie den Standard-Veranstaltungsstatus lassen sich die meisten Gegebenheiten darstellen.

Status von Veranstaltungen, Veranstaltungsterminen und ihrer Webseite

In SeminarDesk wird zwischen Veranstaltungen und Veranstaltungsterminen unterschieden. Die möglichen Status von Veranstaltungen und Terminen sind jedoch identisch. Dabei hat zu einem Zeitpunkt jede Veranstaltung einen konkreten Status, und jeder ihrer Veranstaltungstermine hat einen eigenen konkreten Status.

Hinzu kommen der Status der Webeinstellungen der Veranstaltung, der Webstatus des Veranstaltungstermins sowie die Status der Buchungen.

Standard-Veranstaltungsstatus

Von Hause aus kennt SeminarDesk folgende Veranstaltungsstatus:

  1. „In Vorbereitung“
  2. „Geplant“ (hier sind Buchungen erlaubt)
  3. „Storniert“
Standard-Veranstaltungsstatus in SeminarDesk
Abb. Standard-Veranstaltungsstatus in SeminarDesk

Namen und Reihenfolge sind sicherlich einleuchtend. Auf Wunsch können jedoch auch eigene Veranstaltungsstatus definiert werden.

Veranstaltungsstatus definieren

Um die Veranstaltungsstatus in SeminarDesk den betriebsinternen Abläufen und Vokabular anzupassen, können unter Verwaltung – Setup – Listen – Veranstaltungsstatus eigene Status definiert werden.

Die vorhandenen Status können bearbeitet, zum Beispiel die Namen geändert werden.

Es können auch zusätzliche Status hinzugefügt werden. Vielleicht ist die Vorbereitungsphase zweistufig und beginnt mit einer ausführlichen Ideenfindung?

Hinzufügen eines Veranstaltungsstatus „Ideenfindung“
Abb. Hinzufügen eines Veranstaltungsstatus „Ideenfindung“

Vielleicht sollen verschiedene Gründe einer Stornierung einer Veranstaltung unterschieden werden?

Hinzufügen eines Veranstaltungsstatus „Abgesagt vom Veranstalter“
Abb. Hinzufügen eines Veranstaltungsstatus „Abgesagt vom Veranstalter“

Die hier festgelegte Reihenfolge der Veranstaltungsstatus wird in den Auswahlfeldern bei Veranstaltung und Veranstaltungstermin beachtet.

Eine hier definierte, optionale Benachrichtigung erscheint, wenn dieser Status für eine Veranstaltung oder einen Veranstaltungstermin gewählt wird, zusammen mit den Buttons „Ja“ und „Nein“, wobei letzterer den Statuswechsel abbricht. Die Frage „Möchten Sie fortfahren?“ am Ende der Benachrichtigung wird empfohlen. Wirksam wird der Statuswechsel dann mit dem Speichern der Veranstaltung bzw. des Veranstaltungstermins.

„Buchung erlaubt“-Veranstaltungsstatus

Neue Buchungen für einen Veranstaltungstermin, ob manuell oder über die Buchungsseite, sind nur möglich, wenn die Veranstaltung und der Veranstaltungstermin (bzw. bei mehrteiligen Veranstaltungen alle zu buchenden Veranstaltungstermine) in einem Veranstaltungsstatus mit der Markierung „Buchung erlaubt“ stehen.

Einfluss der Webeinstellungen der Veranstaltung

Die Sichtbarkeit und Buchbarkeit von Veranstaltungsterminen über die Buchungsseite werden zusätzlich – also wenn für Veranstaltung und Veranstaltungstermin ein Status mit der Markierung „Buchung erlaubt“ gesetzt ist – über die Webeinstellungen der Veranstaltung sowie über den Webstatus des Veranstaltungstermins (siehe unten) beeinflusst.

„Ist storniert“-Veranstaltungsstatus

Wird eine Veranstaltung in einen Status mit der Markierung „Ist storniert“ gesetzt, so werden alle ihre Veranstaltungstermine ebenfalls in diesen Status gesetzt.

Wird ein Veranstaltungstermin in einen Status mit der Markierung „Ist storniert“ gesetzt, so werden alle zu diesem Zeitpunkt zugehörigen Elemente wie Buchungen, Zimmerbelegungen und Raumbuchungen ebenfalls storniert.

Die Veranstaltung bzw. der Veranstaltungstermin werden in Übersichten durchgestrichen dargestellt.

Einfluss des Webstatus eines Veranstaltungstermins

Zusätzlich zu ihrem Veranstaltungsstatus lässt sich für einzelne Termine ihr Webstatus benutzen, um ihre Darstellung auf der Buchungsseite zu steuern.

Die hier besprochenen Möglichkeiten der Einstellungen sind umfangreich und teilweise komplex, erlauben jedoch die Abbildung auch außergewöhnlicher Szenarien in SeminarDesk. Mit dem am Anfang des Artikels beschriebenen Grundverständnis von Veranstaltungen, Veranstaltungsterminen und ihrer Webseite sowie den Standard-Veranstaltungsstatus lassen sich die meisten Gegebenheiten darstellen.

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