Häufig wollen wir in SeminarDesk die Buchungen für einen bestimmten Veranstaltungstermin einsehen und bearbeiten. Dafür stehen verschiedene Aktionen zur Verfügung.
Buchungen oder Gäste für einen Veranstaltungstermin auflisten
Aus der Liste aller Veranstaltungstermine (Veranstaltungen – Termine anzeigen) können wir für einen Termin über das Aktionen-Menü der entsprechenden Zeile die Buchungen zeigen oder Alle Gäste zeigen.
Vielleicht haben wir auch einen bestimmten Bericht angelegt, den wir hier ebenfalls aufrufen können.
Auch auf der Bearbeitungsseite einer Veranstaltung werden deren Termine angezeigt und gibt es ein ähnliches Aktionen-Menü.
Tipp: Bei der Bearbeitung einer Veranstaltung sowie aus der Liste aller Veranstaltungen (Veranstaltungen – Veranstaltungen (auch ohne Termin) anzeigen) können entsprechend die Buchungen bzw. Gäste aller Termine einer Veranstaltung angezeigt werden.
In den so aufgerufenen Listen der Buchungen für einen Termin bzw. der Gäste für einen Termin können wir diese filtern, gruppieren, sortieren usw. Wir können in den Spalten und Detailinformationen wichtige Angaben überblicken, und die Summenzeile fasst relevante Werte zusammen.
Verschiedene Stapelbearbeitungen (Auswahl einzelner oder aller Zeilen in linker Spalte und Funktion im Tabellenkopf) erlauben das Bestätigen mehrerer Buchungen sowie das Setzen von Labels und Extrafeldern.
Rechnungen an Bucher*innen erstellen
Auf der Bearbeitungsseite einer Veranstaltung können wir mit der Funktion „Rechnungen an Bucher*innen erzeugen“ für alle Buchungen der Veranstaltung oder für alle Buchungen einzelner Veranstaltungstermine die Rechnungen in einem Stapel erstellen.
Für die gesamte Veranstaltung befindet sich die Funktion im Menüband unter „Funktionen“. Für einzelne Termine ist die Funktion Teil des „Aktionen“-Menü eines Termins im Abschnitt „Termine“ (siehe oben).
Sind viele Rechnungen zu erstellen, muss die Funktion mehrfach aufgerufen werden. Es erfolgt eine entsprechende Information innerhalb des Dialogs.
Rechnung für Buchungen erstellen
Wollen wir hingegen für offene Beträge mehrerer Buchungen für einen Veranstaltungstermin in SeminarDesk eine Sammelrechnung erstellen, finden wir beim Bearbeiten des Termins im Reiter „Funktionen“ die Funktion „Rechnung für Buchungen erstellen“.
Buchungszeilen hinzufügen
Ebenfalls beim Bearbeiten des Termins im Reiter „Funktionen“ steht die Funktion „Buchungszeilen hinzufügen“ zur Verfügung.
Damit fügen wir allen Buchungen dieses Termins eine neue Buchungszeile hinzu. Details erläutert dieser Artikel.
Buchungsstatus ändern
Ebenfalls beim Bearbeiten des Termins im Reiter „Funktionen“ steht die Funktion „Buchungsstatus ändern“ zur Verfügung.
Mit dieser Funktion kann der Buchungsstatus aller Buchungen dieses Termins auf einmal geändert werden. Details erläutert dieser Artikel.
Um die unbestätigten Buchungen für einen Veranstaltungstermin zu bestätigen, können wir alternativ in der Liste der Buchungen für den Termin (siehe oben) die unbestätigten herausfiltern, in der linken Spalte selektieren und die Stapelaktion „Bestätigen“ aufrufen. Details erläutert dieser Artikel.
E-Mail an Gäste, Anreisemanagement, Zimmerverteilung
Über das Aktionen-Menü zu einem Veranstaltungstermin (siehe oben) können wir auch
- eine E-Mail an Gäste erstellen
- das Anreisemanagement für diesen Termin öffnen
- die Zimmerverteilung in einer Kalenderansicht öffnen
Details erläutern die verlinkten Artikel.
Suchbegriffe: Rechnungen an Bucher erzeugen, Rechnung an Bucher erstellen