Wie richte ich Microsoft 365 als E-Mail-Server ein?

Für die Einrichtung von Microsoft 365 (ehemals Office 365) als SMTP-Server eines SeminarDesk E-Mail-Kontos müssen die im Folgenden beschriebenen Einstellungen gesetzt werden.

Um Outlook als E-Mail-Server einzurichten, bitte diesen Artikel beachten.

1. Aktivieren der SMTP-Authentifizierung für das Konto (Quelle):
   1. Das Microsoft 365 Admin Center öffnen.
   2. Zu Benutzer – Aktive Benutzer wechseln.
   3. Den Benutzer auswählen, dann im angezeigten Flyout E-Mail auswählen.
   4. Im Abschnitt Email Apps die Option E-Mail-Apps verwalten auswählen.
   5. Die Einstellung für Authentifiziertes SMTP aktivieren.
   6. Änderungen speichern.
2. Einrichten des E-Mail-Kontos in SeminarDesk:
   1. Verwaltung – Setup – E-Mails – E-Mail-Konten aufrufen.
   2. „Hinzufügen“ klicken.
   3. Als Benutzernamen die E-Mail-Adresse des Microsoft Outlook-Kontos eingeben.
   4. Als Passwort das Passwort für das Microsoft Outlook-Konto eingeben.
   5. Für Microsoft 365 ist der SMTP-Server smtp.office365.com, der SMTP-Port 587, und Sicherheit STARTTLS (Quelle 1, Quelle 2).
   6. Die „Verbindung testen“.
   7. Weitere Felder füllen.
      Eine Absendeadresse allerdings darf nicht angegeben werden, da Microsofts SMTP-Server solche Mails ablehnt. Absendename und Antwortadresse werden hingegen weitergegeben.
   8. „Aktualisieren“.

In Microsofts SMTP-Server sind Beschränkungen der maximalen Zahl an Nachrichten pro Zeiteinheit und Empfängern pro Nachricht implementiert.

Die Anbindung von Exchange Online oder Office 365 mit OAuth-Authentisierung als SMTP-Server ist zurzeit nicht möglich. Bei Bedarf für nähere Informationen bitte unseren Support per Mail an support@seminardesk.de kontaktieren.

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Fehlerbehebung: Fehler 5.7.139 „Authentication unsuccessful“

Falls trotz aktivierter SMTP-Authentifizierung die Fehlermeldung 535 5.7.139 Authentication unsuccessful, user is locked by your organization's security defaults policy erscheint, blockieren die Security Defaults in Microsoft 365 die SMTP-Authentifizierung.

Microsoft stuft SMTP-Authentifizierung als „Legacy Authentication“ ein und blockiert diese standardmäßig bei neueren Tenants.

Was sind Security Defaults?

Security Defaults sind vorkonfigurierte Sicherheitseinstellungen in Microsoft Entra ID, die folgende Schutzfunktionen beinhalten:

• Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für alle Benutzer
• Blockierung von Legacy-Authentifizierungsmethoden (inkl. SMTP)
• MFA-Pflicht für Zugriffe auf Azure Portal, CLI und PowerShell

Lösungsmöglichkeiten

Es gibt zwei Optionen, um SMTP-Versand zu ermöglichen:

Option 1: Security Defaults deaktivieren

1. Das Microsoft Entra Admin Center öffnen.
2. Zu Entra ID → Overview → Properties wechseln.
3. Unten auf der Seite „Manage security defaults“ anklicken.
4. Security defaults auf „Disabled“ setzen.
5. Grund auswählen und „Save“ klicken.

Wichtiger Hinweis: Bei Deaktivierung der Security Defaults entfallen die oben genannten Schutzfunktionen. Diese sollten unabhängig davon eingerichtet werden, z.B. durch:

• Aktivierung von MFA über die Legacy-MFA-Einstellungen pro Benutzer
• Einrichtung entsprechender Sicherheitsrichtlinien

Option 2: Conditional Access Policies (empfohlen bei vorhandener Lizenz)

Falls eine Microsoft 365 Business Premium-Lizenz oder Microsoft Entra ID P1/P2 vorhanden ist, können statt der Security Defaults Conditional Access Policies verwendet werden. Diese ermöglichen:

• Gezielte Ausnahmen für einzelne Konten (z.B. das SMTP-Sendekonto)
• Beibehaltung aller anderen Schutzfunktionen für die restlichen Benutzer

Die Einrichtung von Conditional Access Policies erfolgt im Microsoft Entra Admin Center unter Protection → Conditional Access.

Hinweis zu MFA und App-Passwörtern

Falls für das E-Mail-Konto Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) aktiviert ist, kann das reguläre Passwort nicht für SMTP verwendet werden. Stattdessen muss ein App-Passwort erstellt und in SeminarDesk eingetragen werden.

App-Passwörter können unter mysignins.microsoft.com/security-info erstellt werden (Option „App-Kennwort hinzufügen“).

Hinweis: App-Passwörter sind nur verfügbar, wenn die Security Defaults deaktiviert sind oder Conditional Access mit entsprechender Konfiguration verwendet wird.