Wie kann ich individuelle Wünsche oder besondere Leistungen für Teilnehmende buchen und abrechnen?

Für diesen Arbeitsschritt stehen in SeminarDesk drei Optionen zur Verfügung: 1.) Wenn es möglich sein soll, besondere Leistungen (z.B. zusätzliche Bettwäsche im Mehrbettzimmer) individuell bereits online zu buchen, dann sind diese Leistungen unter Verwaltung –Sonderwünsche anzulegen und in einer Preisliste zusammenzustellen. Beim Anlegen der Veranstaltung kann diese Preisliste im Feld „Preisliste Sonderwünsche“ ausgewählt werden.In den […]

CRM – Serienbriefe an Liste von Profilen erstellen

Im CRM-Modul können gefilterte oder vordefinierte Listen exportiert werden oder es können leicht Serien-E-Mails direkt an die Personen in den Listen verschickt werden. Mehr Information zu den Selektionsvorlagen finden sich hier. Zudem können auf die gleiche Weise Serienbriefe erstellt und gedruckt werden: Durch Klick auf „Serienbrief erstellen“, öffnet sich ein […]

Einwilligungen

Eine der erweiterten CRM-Funktionen ist das Erstellen und Erfassen von Einwilligungen für Personenprofile. Zuerst müssen eine oder mehrere Einwilligungstypen unter Verwaltung – Setup – Listen – Einwilligungstypen erstellt werden. Danach können diese in Personenprofilen im Abschnitt Einwilligungen ausgewählt werden. Das Vorhandensein einer bestimmten Einwilligung kann dann bei der Erstellung von […]

Adressprüfungsdienst

Der Adressprüfungsdienst kann als Zusatzfunktion gebucht werden. Wenn diese Funktion aktiviert wurde, erscheint bei Profilen neben der Adresse der Button „Adressprüfung“.  Über den Adressprüfungsdienst kann auch nach unvollständigen Adressen gesucht werden. Eingabefehler können so vermieden werden. Hinweis: Da für diesen Dienst Gebühren pro Abfrage anfallen, handelt es sich um einen kostenpflichtigen […]

CRM – Selektionsvorlagen und Aktionen

Im Hauptmenü finden sich unter dem Menüpunkt „CRM“ die Selektionsvorlagen und Aktionen. Mit den Selektionsvorlagen lassen sich über den Filter Profil-Listen generieren, die dann mittels der sog. Aktionen bspw. als Excel-Datei exportiert oder als Basis für die Generierung eines Berichts verwendet werden können. In unserem Fall möchten wir eine Liste aller […]

Dashboard konfigurieren

Das Dashboard kann jederzeit über den Hauptmenü-Link „Home“ aufgerufen werden. Auf einen Blick können hier bspw. anstehende oder überfällige Aufgaben, neue Anmeldungen zu Veranstaltungen, die Saldoübersicht, die aktuelle Wartelisten oder die Zimmerauslastung eingesehen werden.  Das Dashboard lässt sich über die Einstellungen auch individuell anpassen, d.h. nicht benötigte Felder können einfach ausgeblendet […]

Wie kann ich die Preisspanne für Unterkunft/Verpflegung in der Terminauswahl deaktivieren?

Unter den Webeinstellungen einer Veranstaltung gibt es ab sofort folgende zusätzliche Einstellung für Veranstaltungen, die Unterkunft und Verpflegung beinhalten. Wenn diese Option aktiv ist, wird bei der Terminauswahl die Preisspanne und ein Info-Popup mit weiteren Details zu den verschiedenen Übernachtungsoptionen angezeigt. Dies ist nur für Termine relevant, bei denen Übernachtung […]

Wie kann ich individuelle Wünsche buchen und abrechnen?

In SeminarDesk können individuelle Wünsche bereits während der Online-Anmeldung angeboten werden. Es ist aber auch jederzeit möglich, zusätzliche Leistungen manuell bspw. während der Veranstaltung einzubuchen. Folgende drei Szenarien kommen bei SeminarDesk-Usern oft zum Einsatz: 1. Online-Buchung von Sonderwünschen Wenn es möglich sein soll, besondere Leistungen (bspw. zusätzliche Mahlzeiten) individuell bereits […]

Wie kann ich die Benachrichtigungs-E-Mail für Aufgaben deaktivieren?

SeminarDesk verschickt standardmäßig eine E-Mail an den oder die zugewiesene Benutzer*in, wenn eine neue Aufgabe zugewiesen wird. Dies kann jedoch jederzeit individuell über die persönlichen Einstellungen in SeminarDesk geändert werden, und zwar durch Klick auf den Benutzernamen oben rechts und auf „Meine Einstellungen“: Um die Benachrichtigungen bei neuen Aufgaben abzuschalten, […]

Wie kann verhindert werden, dass bei einer Buchung über die Buchungsseite weitere Personen hinzugefügt werden?

In bestimmten Situationen kann es kann notwendig sein, für einzelne Veranstaltungen die Anmeldung auf eine einzige (erwachsene) Person pro Buchung zu limitieren. Über die Webeinstellungen und innerhalb des Abschnitts „Buchung“ lässt sich mit der Option „Weitere erwachsene Personen zulassen“ festlegen, ob während der Buchung über die Buchungsseite weitere erwachsene Personen […]

Wie kann ich Veranstaltungstermine mit Buchungen verschieben?

Ist ein Veranstaltungstermin gebucht und haben sich Teilnehmer*innen bereits für eine Veranstaltung angemeldet, so kann das Veranstaltungsdatum nicht mehr einfach überschrieben oder geändert werden. Um den Zeitraum des Termins dann zu ändern, muss die Funktion „Termin verschieben“ verwendet werden. Beim Verschieben eines Termins kann dann gewählt werden, ob Buchungen – […]

Flexible Teilnahmemöglichkeit für Termine festlegen

Für Veranstaltungstermine kann eine flexible Teilnahme erlaubt werden. Damit kann Teilnehmenden die Möglichkeit gegeben werden, nur in einem individuellen Zeitabschnitt an der Veranstaltung teilzunehmen. Um die Funktion zu aktivieren, muss beim Bearbeiten eines Veranstaltungstermins die Checkbox „Flexible Teilnahme“ angeklickt werden, die festlegt, ob der Teilnahmezeitraum frei gewählt werden kann. Wenn […]

Flexible Aufenthalte für Termine festlegen

Für Veranstaltungstermine können verschiedenen Optionen für flexiblen Aufenthalt angeboten werden. So kann es Teilnehmenden ermöglicht werden, bereits am Vortag an- oder einen Tag nach der Veranstaltung abzureisen. In beiden Fällen kann dann automatisch auch weitere Verpflegung gebucht werden. Um flexible Aufenthalte anzubieten, muss die Funktion erst aktiviert werden. Beim Bearbeiten […]

Wie kann ich einen Termin inkl. aller Buchungen stornieren und eine Serien-E-Mail an die Teilnehmer schicken?

Hierfür sind zwei Arbeitsschritte notwendig. Zuerst möchten wir einen Veranstaltungstermin und die bereits getätigten Buchungen stornieren und anschließend eine E-Mail an alle Teilnehmer verschicken. Veranstaltungstermin stornieren Unter „Veranstaltung bearbeiten“ finden wir unter dem Abschnitt „Termine“ alle Termine der Veranstaltung aufgelistet. Stornierte Termine und Buchungen werden immer „durchgestrichen“ angezeigt. Um den […]

Wieso werden Buchungen nicht storniert, wenn ein Termin storniert wird?

Mit SeminarDesk können sowohl einzelne Buchungen, als auch Termine inklusive der bereits vorhandenen Buchungen storniert werden.Wenn ein Veranstaltungstermin auf einen Storno-Status gesetzt wird, so erscheint eine Sicherheitsabfrage: Hinweis: Damit die zu diesem Termin vorhandenen Buchungen automatisch storniert werden, muss das Veranstaltungsdatum in der Zukunft liegen. Sollte der Termin bereits in […]

Berichte automatisch an Status-E-Mails anhängen

Berichte können automatisch an die Bestätigungs- oder andere Status-E-Mails angehängt werden. So lassen sich z.B. Teilnahmebestätigungen oder Zertifikate im PDF-Format automatisch mit allen relevanten Teilnehmerdaten füllen and an die Teilnehmer*innen versenden. Die Funktion „Bericht hinzufügen“ findet sich bei allen Status-E-Mail-Vorlagen, für die Standard-Vorlagen unter Verwaltung – Setup – Standard-E-Mail-Einstellungen.  Hinweis: Hier stehen […]

Berichte nach Zeitraum mit relativen Datumsangaben

Unter dem Menüpunkt Buchungen – Berichte nach Zeitraum können leicht Berichte erzeugt werden. So lassen sich neben einem festen Beginn- und End-Datum auch relative Zeiträume wie bspw. „Aktuelle Woche“ oder „Aktueller Monat“ auswählen. Damit kann man sich bspw. einen Link zur Küchenliste der aktuellen Woche oder zum Finanzbericht des vergangenen Monats […]

Wie kann ich einen Gast aus einer Buchung in eine andere oder neue Buchung verschieben?

In SeminarDesk ist es sehr leicht möglich, Gäste aus einer Buchung in eine andere Buchung zu verschieben. Hierfür muss zunächst die jeweilige Buchung in der Bearbeitungsansicht geöffnet werden. Unter dem Abschnitt „Gäste- und Buchungsdetails“ kann dann im Aktionsmenü des jeweiligen Gastes auf „In andere Buchung verschieben“ geklickt werden. Es öffnet […]

Wie kann ich alle Gäste eines Veranstaltungstermins anzeigen?

Unter Veranstaltungen – Termine anzeigen gibt es die Möglichkeit, über das Aktionen-Menü „alle Buchungen“ eines Veranstaltungstermins aufzurufen. Zusätzliche Gäste, wie bspw. die Begleitpersonen, werden in diesem Fall nur indirekt innerhalb jeder Buchung in der Spalte „Gäste“ angezeigt. Um jedoch alle Gäste eines Veranstaltungstermins anzuzeigen, kann im Menü eines Termins der Eintrag Alle Gäste […]

Mit Umsatzvorlagen im Handumdrehen weitere Umsätze bei Personen oder Firmen hinterlegen

In SeminarDesk können weitere Umsätze direkt Personen- und Firmen-Profilen zugewiesen werden, um daraus Rechnung zu erzeugen. Diese Umsätze können entweder manuell oder mit Hilfe von Vorlagen hinzugefügt werden. In unserem Beispiel haben wir unter Verwaltung – Umsatzvorlagen die Vorlage „VIP Mitgliedschaft“ erstellt: Unter Profile – Personen können wir nun unserem VIP-Mitglied diesen Umsatz unter […]

Komplexe Preislisten mit Preisstufen und Altersstufen

Dieser Artikel erklärt die Zusammenhänge zwischen den Preislisten, Altersstufen und Preisstufen und zeigt wie diese in SeminarDesk benutzt werden können. Die Erstellung von Preislisten mit mehreren Unterscheidungsmerkmalen für Teilnahme-, Verpflegungs- und Übernachtungspreise ist eine der komplexesten aber auch leistungsstärksten Funktionen in SeminarDesk. Denn für Preislisten können nicht nur verschiedene Altersstufen definiert werden, um bspw. günstigere Preise […]

Preisstufen anlegen

Unter Verwaltung – Setup – Preisstufen lassen sich Preisstufen für verschiedene Personen-Gruppen anlegen. In unserem Beispiel haben wir die Stufen „Sponsoren“, „Standard“ und „Reduziert“ hinzugefügt: Wir können hier auch festlegen, welche Stufe der Standard ist (d.h. vorausgewählt ist) und ob die jeweilige Stufe grundsätzlich auf der Buchungsseite zur Auswahl verfügbar […]