Nachdem eine Veranstaltung und ein oder mehrere Veranstaltungstermine angelegt wurden, können Teilnehmende Termine buchen. SeminarDesk erlaubt es, Buchungen sowohl von einzelnen Personen als auch von Firmen entgegenzunehmen. Eine Buchung kann dabei die buchende Personen, weitere Teilnehmer*innen oder auch Begleitpersonen beinhalten. Auch Buchungen von Gruppen, bei denen die einzelnen Teilnehmer nicht namentlich bekannt sind (bspw. Schulklassen), können angelegt werden. Handelt es sich um eine mehrteilige Veranstaltung, können sich Teilnehmer*innen auch für die gesamte Veranstaltungsreihe mit einer einzigen Buchung anmelden.
Buchungen können in SeminarDesk einen der folgenden Buchungsstatus haben:
- Unbestätigt
- Bestätigt
- Warteliste
- Warteliste storniert
- No-show
- Storniert
Optional vermerkt SeminarDesk für bestätigte Buchungen zusätzlich den Check-In-Status von Gästen. Für die Buchungen und ihre Gäste wird dann zwischen „nicht eingecheckt“, „eingecheckt“ und „ausgecheckt“ unterschieden. Des Weiteren ist es möglich, die Aus- und Rückgabe von Zimmerschlüsseln oder anderen Leihgegenständen für die gesamte Buchung oder für einzelne Gäste zu dokumentieren und nachzuvollziehen.
Die Buchungen werden über Buchungen – Alle Buchungen anzeigen aufgerufen.
Die Liste aller Buchungen verfügt über Filter „Alle“, „Ab letzter Woche“ und „Nur Aktuelle“.
Mit der Aktion „Details zeigen“ einer Buchung können innerhalb der Übersicht auch alle Gäste, Einzelumsätze usw. angezeigt werden. Diese Liste gibt in der Regel den schnellsten Überblick über alle Buchungen.
Über das Aktionen-Menü einer Buchung kann diese auch direkt bearbeitet, auf E-Mail-Vorlagen zugegriffen oder der Buchungsstatus (siehe oben) verändert werden. Sollten Übernachtungen angeboten werden, können der Buchung auf diese Weise zudem direkt Zimmer zugewiesen werden.
Auf der Bearbeitungsseite einer Buchung können darüber hinaus Rechnungen erstellt, Zahlungseingänge erfasst, Leistungen hinzugefügt, Buchungen zusammengeführt und weitere Bearbeitungen vorgenommen werden.
Im dortigen Bereich „Gäste und Buchungsdetails“ können Gäste hinzugefügt, entfernt oder bearbeitet, Zeiträume geändert, Details zur Verpflegung angepasst sowie einzelne Leistungen der Gäste storniert werden.