Benutzergruppen, iCal-Feeds und Attachments, Neue E-Mail-Platzhalter und weitere Verbesserungen…
In diesem Beitrag möchten wir euch alle Neuerungen und Verbesserungen des aktuellen SeminarDesk-Updates vom Juli und August 2021 vorstellen.
Benutzergruppen
Das aktuelle Update verbessert den Datenschutz und das Datenmanagement und erlaubt es, nur bestimmten Gruppen von Mitarbeitern*innen Zugriff auf bestimmte Profildaten zu geben.
Hierfür können ab sofort die Benutzergruppen verwendet werden. Unter Verwaltung – Setup – Benutzerverwaltung müssen in einem ersten Schritt zuerst eine oder mehrerer Benutzergruppen neu erstellt werden.
Im Anschluss können dann den Benutzergruppen die einzelnen Benutzer*innen zugewiesen werden.
Sichtbarkeit von Profilen
Um nun bestimmte Profile nur einer bestimmten Benutzergruppe anzuzeigen, kann beim Bearbeiten eines Profils unter Sichtbarkeit die Option „Eingeschränkt“ ausgewählt werden. Nun können hier eine oder mehreren Benutzergruppen gewählt werden, die ausschließlichen Zugriff auf dieses Profil erhalten sollen.
Sichtbarkeit von „sensiblen Daten“
Auf die gleiche Art und Weise lassen sich auch besonders sensible Daten für alle Benutzer bis auf eine bestimmte Benutzergruppe ausblenden. Diese sensiblen Daten umfassen die Felder Geburtsdatum, Beruf sowie die Kontodaten.
Anreisemanagement nach Buchung anzeigen
Unter Buchungen – Anreisemanagement kann die Liste von nun an auch nach Buchung gruppiert dargestellt werden. Somit wird nicht jeder Gast einzeln, sondern nur noch eine Zeile pro Buchung aufgeführt.
iCal-Attachment und iCal-Feeds
Bei sämtlichen E-Mail-Vorlagen lassen sich ab sofort iCal-Anhänge für Kalendereinträge mit an E-Mails anhängen. Hierfür reicht der Klick der Checkbox „Attach iCalendar (ICS) file.“
iCal-Feeds
Unter Veranstaltungen, Raumbuchungen und der Zimmerverwaltung findet sich jeweils der Menüpunkt iCalendar-Feeds.
Diese iCal-„Dateien“, die SeminarDesk dynamisch generiert, können über eine bestimmte URL abgerufen werden. Damit können Veranstaltungstermine in einem bestimmten Zeitraum, Zimmerbelegungen oder Veranstaltungsraumbelegungen in einen Kalender (oder eine andere Software, die ICS versteht) eingebunden werden.
Im Anschluss kann die iCal-Datei heruntergeladen werden oder die generierte URL kopiert werden, die dann bspw. in eine Kalendersoftware eingebunden werden kann.
Veranstaltungsspezifische E-Mail-Einstellungen auf Standard zurücksetzen
In den E-Mail-Einstellungen einer Veranstaltung lassen sich ab sofort mit einem Klick die Standard-E-Mail-Einstellungen wiederherstellen. Dies ist vor allem dann hilfreich, wenn beim Formatieren Fehler passiert sind oder wichtige Passagen gelöscht bzw. in den Standard-Einstellungen aktualisiert wurden.
Beim Klick auf „Standard zurücksetzen“ muss die Auswahl nochmals bestätigt werden.
Neuer E-Mail-Platzhalter: [GästeNamen]
Mit dem neuen E-Mail-Platzhalter [GästeNamen] lassen sich ab sofort leicht alle Gäste einer Buchung in einer E-Mail auflisten.
Dies ist sowohl für Bestätigungs-E-Mails relevant oder falls weitere Information von bestimmten Gästen benötigt werden und diese in der E-Mail direkt angesprochen oder erwähnt werden sollen.
Neuer E-Mail-Platzhalter: [DetailedDetails]
Mit dem Platzhalter [DetailedDetails] lassen sich nun neben den bisherigen Buchungsdetails nun außerdem noch die Anzahl der Nächte, die Mahlzeiten und die Preisstufe anzeigen.
Anzeige der Stadt/Kontaktdaten von Veranstaltungsorten in der Terminübersicht
In der Übersicht aller Termine kann ab sofort auch die Stadt und die Kontaktdaten von Veranstaltungsorten angezeigt werden. Als Standard sind diese Felder immer aktiviert und sichtbar. Unter „Anzeige bearbeiten“ kann die individuelle Ansicht angepasst und nicht benötigte Spalten ausgeblendet werden.
Wir hoffen wie immer, dass Euch diese Verbesserungen helfen und freuen uns auf Euer Feedback!
Herzliche Grüße senden
Christoph, Simon und Jan.