Produkt-Update Februar 2022

In diesem Beitrag möchten wir euch alle Neuerungen und Verbesserungen des aktuellen SeminarDesk-Updates vom Januar und Februar 2022 vorstellen.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

SeminarDesk unterstützt ab sofort die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für Benutzer des Backends.

Unter Verwaltung – Setup – Benutzerverwaltung kann 2FA für jeden Benutzer aktiviert werden. Derzeit wird der Anbieter Cisco Duo unterstützt. Bei Interesse an dieser Funktion kontaktiert bitte unseren Support.

Zudem können auch Nutzerinnen und Nutzer der SeminarDesk-Buchungsseite, die ein Online-Konto erstellt haben, ihre Anmeldung über das Zwei-Faktor-Verfahren sicherer gestalten. Dazu kann über das Profil im Reiter „Passwort und Login“ die Funktion „Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren“ genutzt werden.

2FA für Teilnehmende

Beim Wählen der Option zur Aktivierung von 2FA wird ein QR-Code für die Eingabe in eine Authenticator-App angezeigt. Es können hierfür z.B. die Google Authenticator App, LastPass Authenticator or Microsoft Authenticator verwendet werden. Mit der Eingabe des Authentifizierungscodes ist die Aktivierung von 2FA abgeschlossen.

Saldoauswertung: Alle Buchungen anzeigen

Bis dato konnten in der Saldoauswertung nur Buchungen mit einem „Bis“-Datum in der Vergangenheit angezeigt werden.

Für den Fall, dass der Gast vor der Veranstaltung zahlen muss, ist es jedoch nützlich, auch Buchungen mit offenem Saldo anzuzeigen, die in der Zukunft enden.

Ab sofort ist es daher möglich, auch die in der Zukunft liegenden Buchungen in der Saldoauswertung anzuzeigen.

Der Standardfilter beinhaltet alle „Buchungen in der Vergangenheit“. Ein zusätzlicher Filter kann nun stattdessen „Alle Buchungen“ anzeigen.

Hinweis: Diese Filter sind auch für das Dashboard-Panel verfügbar.

Saldo Auswertung

Neue Dashboard-Ansicht: Übersicht über Umsätze, Rechnungen und offene Salden

Um einen schnellen Überblick über Einnahmen, Rechnungen und offene Salden von Veranstaltungsterminen zu erhalten, gibt es mit diesem Update eine neue Dashboard-Ansicht, welche folgende Informationen beinhaltet: 

  • Name des Termins
  • Datum der Veranstaltung
  • Anzahl der Teilnehmer 
    – Bestätigt
    – Warteliste
  • Gesamteinnahmen
    – Bestätigt
    – Warteliste
  • Gesamter in Rechnung gestellter Betrag
  • Gesamter bezahlter Betrag
    – Bestätigt
    – Warteliste

Dashboard Überischt Umsätze Rechnungen Salden

Neue Übersicht im „Home“-Menü

Unter dem Menüpunkt Home gibt es ab sofort den neuen Eintrag Übersicht. Hier wird der aktuelle Stand verfügbarer Veranstaltungsräume und die Zimmerbelegung angezeigt. Die Kalenderanzeige ist vor allem für einen schnellen Überblick bei Anfragen nützlich, um festzustellen, ob die Kapazitäten für das jeweilige Datum ausreichen.

Hinweis: Diese Ansicht steht nur dann zur Verfügung, wenn im System Veranstaltungsräume und/oder eigene Unterkünfte eingerichtet sind.

Ausblenden des Filters auf der Buchungsseite für öffentliche Label-Gruppen

Über Verwaltung – Labels und durch Klick auf Bearbeiten einer Label-Gruppe kann ab sofort durch die Checkbox „Als Filter verwenden“ festgelegt werden, ob eine öffentliche Label-Gruppe als Filter angezeigt werden soll oder nicht.

Als Standardeinstellung ist diese Checkbox für öffentliche Label-Gruppen immer aktiviert.

Öffentliche Label Gruppen

„Zusätzlicher Titel“ kann jetzt in Ansprachevorlagen verwendet werden

Mit SeminarDesk ließen sich bis jetzt bereits formelle und informelle Ansprachen verwenden.

Ab sofort können außerdem die „zusätzlichen Titel“ in der Ansprache verwendet werden. Zudem können die Ansprachen in einzelnen Profilen individuell überschrieben gesetzt werden.

In der Detailansicht eines Profils können diese Einstellungen über den Link „Einstellungen Ansprache“ aufgerufen werden. Dort finden sich die individuellen Einstellungen für die Ansprache dieser Person. Wenn die Eingabefelder leer sind, werden die Texte für die Ansprache automatisch auf Basis der in den Stammdaten hinterlegten Regeln erzeugt. Zudem kann ab sofort die „Briefanrede“im Profil überschrieben werden.

Diese Funktion ist vor allem für bestimmte zusätzliche politische Titel und Anreden relevant. 

Einstellungen Ansprache
Zusätzliche Ansprachen

Anzeige der zusätzlichen Felder im Buchungsformular in Kalenderansichten

Zusätzliche Felder, die für das Buchungsformular angelegt wurden, können ab jetzt in der Zimmerverwaltung und in der Kalenderansicht der Zimmerbelegungen angezeigt werden. 

Extra Felder im Kalender

Hierfür muss unter Verwaltung – Setup – Zusatzfelder – Buchungsseite bei dem jeweiligen Feld die Checkbox “Im Kalender anzeigen″ ausgewählt werden.

Zusatzfelder in Kalender anzeigen

Bemerkung zur Zahlung im Anreisemanagement

Im Anreisemanagement gibt es ab sofort ein editierbares Textfeld, um beim Erfassen einer Zahlung gleichzeitig eine Bemerkung zu dieser Zahlung einzutragen. 

Bemerkung zur Zahlung in Anreiselisten

Die Bemerkungen werden immer bei Aufruf der Zahlung mitangezeigt wie bspw. in der Buchung.

Bemerkungen für Zahlung

Einfache und erweiterte Ansicht für Einträge in der Zimmerverwaltung und im Kalender

Das aktuelle Update ermöglicht den Wechsel zwischen einer einfachen und einer erweiterten Ansicht für die Einträge in der Zimmerbelegung bzw. in der Kalenderansicht der Zimmerbelegungen. 

Zimmerbelegung Standard und Erweitert

Wenn die Einstellung in einer der Ansichten geändert wird, wird sie in den Einstellungen des Benutzers abgespeichert.

  • „Standard“: Terminbeschriftungen enthalten nur den Namen des Gastes (oder, falls gruppiert, des Buchenden)
  • „Erweitert“: Das Etikett enthält die Buchungsnummer, den Namen und eine Statistik 

Anpassbare Anzahl der Wochen in den Kalenderansichten

Die verschiedenen Kalenderansichten wurden mit diesem Update noch etwas flexibler: Es kann nun gewählt werden, wie viele Wochen (1 bis 8) dargestellt werden sollen. Diese Einstellung gilt für die jeweilige Kalenderansicht und wird in der User-Einstellungen gespeichert.

Kalender Wochenauswahl

Zahlung über SumUp aus einer Buchung heraus initiieren

Kunden, die bereits ein Kartenterminal des Anbieters SumUp nutzen – oder dies planen – können ab sofort direkt aus SeminarDesk heraus die Zahlung über die SumUp-App anstoßen. 

Somit entfällt das manuelle Eingeben des Gesamtbetrags, den SeminarDesk automatisch an die SumUp-App überträgt. Außerdem wird die Zahlung nach erfolgreichem Abschluss automatisch in SeminarDesk hinterlegt.

Bei Interesse an dieser Funktion kontaktiert bitte den Support.

Wir hoffen wie immer, dass Euch diese Verbesserungen helfen und freuen uns auf Euer Feedback!

Herzliche Grüße senden
Christoph, Simon und Jan.


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