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Produkt-Update März 2023

In diesem Beitrag möchten wir alle Neuerungen und Verbesserungen des SeminarDesk Update vom März 2023 vorstellen:

Zahlungen schneller importieren

In der überarbeiteten Maske zum Import von Zahlungen aus einer Datei ist es ab sofort möglich, mehrere Zeilen zu selektieren und für den Import vorzusehen bzw. davon auszuschließen. Dabei schlägt der – ebenfalls verfeinerte – Algorithmus, der anhand der zu importierenden Daten eine Zuordnung zu einer Buchung mit offenem Saldo erkennt, diese Zeilen nun automatisch für den Import vor und schlägt die Zeilen ohne solche erkennbare Zuordnung automatisch für den Ausschluss vor, so dass im Regelfall weniger manuelle Eingriffe für den Import nötig werden.


Standard-Umsatzverteilung für Veranstaltung wählen

Die Angaben zu Umsatzverteilungen definieren, welche Leistung auf welches Buchhaltungskonto gebucht werden soll. Dabei kommt die für den jeweiligen Umsatztyp festgelegte Standard-Umsatzverteilung zur Anwendung, wenn nicht eine individuelle Umsatzverteilung in der Preisliste angegeben ist. Der Artikel zu Preislisten beschreibt weitere Details. Ein weiterer Artikel erklärt die Nutzung dieses Konzepts für die anteilige Abrechnung von Verpflegungsumsätzen mit einem anderen Steuersatz.

Für die Standard-Umsatzverteilung der verschiedenen Umsatztypen können ab sofort Alternativen angelegt werden…

Standard-Umsatzverteilungen
Abb. Standard-Umsatzverteilungen

…aus denen dann für einzelne Veranstaltungen gewählt werden kann.

Standard-Umsatzverteilung einer Veranstaltung ab SeminarDesk Update März 2023
Abb. Standard-Umsatzverteilung einer Veranstaltung

Weiterhin kommt die Festlegung, die in der für die Veranstaltung angegebenen Standard-Umsatzverteilung für den jeweiligen Umsatztyp getroffen wurde, nur zur Anwendung, wenn nicht eine individuelle Umsatzverteilung in der Preisliste angegeben ist.

Für einen Überblick der Festlegungen in Preislisten für Unterkunft und Verpflegung sowie Standard-Umsatzverteilungen stehen nun die Funktionen „Umsatzverteilungen anzeigen“ und „Preismatrix anzeigen“ zur Verfügung.

Funktionen zum Anzeigen von Umsatzverteilungen und Preismatrix einer Preisliste ab SeminarDesk Update März 2023
Abb. Funktionen zum Anzeigen von Umsatzverteilungen und Preismatrix einer Preisliste

Neue „Preisstufe“ für sonstige Leistungen

Die besondere Preisstufe „Alle“ einer Leistung in Preislisten für Sonstiges kann ab sofort für Leistungen angegeben werden, die unabhängig von der gewählten Preisstufe sein sollen oder müssen, bspw. eine Kurtaxe.


Preislisten-Gültigkeit auf jüngere Buchungen beschränken

Die Gültigkeit von Preislisten für Unterkunft, Verpflegung und Sonstiges kann ab sofort zusätzlich auf Buchungen ab einem bestimmten Datum beschränkt werden. So können bspw. Buchungen für das neue Jahr, die bis Ende November eingehen, noch in den Genuss der niedrigeren Preise des Vorjahres gelangen.

Bearbeiten des Gültigkeitsbeginns einer Preisliste
Abb. Bearbeiten des Gültigkeitsbeginns einer Preisliste

DATEV-Export um Rechnungs-PDFs erweitern

Ein DATEV-Export aus SeminarDesk lässt sich an anderer Stelle in die entsprechende Software importieren und erleichtert so den Austausch mit der Finanzbuchhaltung.

In den Allgemeinen Einstellungen unter Verwaltung – Setup – Allgemeine Einstellungen kann ab sofort festgelegt werden, dabei zudem die Rechnungen als PDF zu exportieren. Mit dieser Einstellung wird dann beim Export auch ein ZIP-Archiv mit den Belegen erzeugt.

Allgemeine Einstellungen mit DATEV-Export und PDF-Export aktiviert
Abb. Allgemeine Einstellungen mit DATEV-Export und PDF-Export aktiviert

Veranstaltungs-Farbe via Webhook extern anzeigen

Die Farbcodes, die Veranstaltungen zugewiesen werden können, um Listen, Ansichten usw. übersichtlich zu halten, sind ab sofort in der EventPayload von Webhook-Benachrichtigungen enthalten und können dadurch auch für das Styling in externen Systemen verwendet werden.


Zahlungen im Anreisemanagement sehen

In den Übersichten des Anreisemanagement lassen sich ab sofort Spalten mit Angaben zu den schon geleisteten Zahlungen einblenden.

Angaben zu erfolgten Zahlungen im Anreisemanagement
Abb. Angaben zu erfolgten Zahlungen im Anreisemanagement

Check-In-Status von Gästen erfassen

Das neue SeminarDesk Modul „Check-In/Check-Out“ vermerkt für bestätigte Buchungen zusätzlich den Check-In-Status von Gästen. Für die Buchungen und ihre Gäste wird dann zwischen „nicht eingecheckt“, „eingecheckt“ und „ausgecheckt“ unterschieden.

Der Check-In-Status lässt sich in allen Buchungsübersichen sowie in den Übersichten des Anreisemanagement einblenden. In letzteren kann der Check-In in Spalte „Eingecheckt“ einfach erfasst werden.

Anreisemanagement mit Spalte „Eingecheckt“ ab SeminarDesk Update März 2023
Abb. Anreisemanagement mit Spalte „Eingecheckt“

Außerdem lässt sich der Check-In bzw. Check-Out auch in den Buchungsdetails erfassen, entweder für einzelne Gäste oder für die gesamte Buchung (also alle Gäste gemeinsam).

Check-Out für alle Gäste einer Buchung erfassen
Abb. Check-Out für alle Gäste einer Buchung erfassen

Hinweis: Zur Aktivierung des Moduls mit dieser Funktion bitte unseren Support per Mail an support@seminardesk.de kontaktieren.


Wir hoffen wie immer, dass diese Verbesserungen hilfreich sind, und freuen uns auf Feedback!

Herzliche Grüße senden
Christoph, Simon und Jan.