Nachdem eine Veranstaltung und ein oder mehrere Veranstaltungstermine angelegt wurden, können Teilnehmende Termine buchen. SeminarDesk erlaubt es, Buchungen sowohl von einzelnen Personen als auch von Firmen entgegenzunehmen. Eine Buchung kann dabei die buchende Personen, weitere Teilnehmer*innen oder auch Begleitpersonen beinhalten. Auch Buchungen von Gruppen, bei denen die einzelnen Teilnehmer nicht namentlich bekannt sind (bspw. Schulklassen), können angelegt werden. Handelt es sich um eine mehrteilige Veranstaltung, können sich Teilnehmer*innen auch für die gesamte Veranstaltungsreihe mit einer einzigen Buchung anmelden.
Buchungen können in SeminarDesk einen der folgenden Buchungsstatus haben:
- Unbestätigt
- Bestätigt
- Warteliste
- Warteliste storniert
- No-show
- Storniert
Optional vermerkt SeminarDesk für bestätigte Buchungen zusätzlich den Check-In-Status von Gästen. Für die Buchungen und ihre Gäste wird dann zwischen „nicht eingecheckt“, „eingecheckt“ und „ausgecheckt“ unterschieden. Des Weiteren ist es möglich, die Aus- und Rückgabe von Zimmerschlüsseln oder anderen Leihgegenständen für die gesamte Buchung oder für einzelne Gäste zu dokumentieren und nachzuvollziehen.
Die Buchungen werden über Buchungen – Alle Buchungen anzeigen aufgerufen.
Hier lassen sich auch einzelne Gäste stornieren. Solche Gäste werden in Buchungsübersichten durchgestrichen, da sich ihr Gaststatus vom Buchungsstatus unterscheidet (siehe oben).
Die Liste aller Buchungen verfügt über Filter „Alle“, „Ab letzter Woche“, „Aktuelle“ usw.
Mit der Aktion „Details zeigen“ einer Buchung können wir innerhalb der Übersicht auch alle Gäste, Einzelumsätze usw. anzeigen. lassen Diese Liste gibt in der Regel den schnellsten Überblick über alle Buchungen.
Über das Aktionen-Menü einer Buchung können wir diese auch direkt bearbeiten, auf E-Mail-Vorlagen zugreifen oder den Buchungsstatus (siehe oben) verändern. Sollten Übernachtungen angeboten werden, können wir der Buchung auf diese Weise zudem direkt Zimmer zuweisen.
Auf der Bearbeitungsseite einer Buchung können wir darüber hinaus Rechnungen erstellen, Zahlungseingänge erfassen, Leistungen hinzufügen, Buchungen zusammengeführen und weitere Bearbeitungen vornehmen.
Im dortigen Bereich „Gäste und Buchungsdetails“ können wir Gäste hinzufügen, entfernen oder bearbeiten, Zeiträume ändern, Details zur Verpflegung anpassen sowie einzelne Leistungen der Gäste stornieren.