Nachdem eine Veranstaltung und ein oder mehrere Veranstaltungstermine angelegt und veröffentlicht wurden, können Interessierte Termine buchen. SeminarDesk erlaubt es, Buchungen sowohl von einzelnen Personen als auch von Firmen entgegenzunehmen. Auch für mehrere Termine, bspw. einer mehrteiligen Veranstaltung, können sich Teilnehmer*innen mit einer einzigen Buchung anmelden. Selbstverständlich können auch wir Gäste in SeminarDesk zu Veranstaltungsterminen einbuchen. Eine Buchung kann dabei die buchende Person, weitere Teilnehmer*innen oder auch Begleitpersonen beinhalten. Buchungen von Gruppen, bei denen die einzelnen Teilnehmer nicht namentlich bekannt sind (bspw. Schulklassen), können wir ebenso anlegen.
Buchungsstatus
Buchungen in SeminarDesk haben einen der folgenden Buchungsstatus:
- Unbestätigt
- Bestätigt
- Warteliste
- Warteliste storniert
- No-show
- Storniert
Der Status der Gäste einer Buchung korrespondiert für gewöhnlich mit dem Status der Buchung. In den Buchungsdetails (siehe unten) lassen sich auch einzelne Gaststatus setzen, insb. Stornierungen und No-Show.
Zu Online-Buchungen für Veranstaltungen mit Webeinstellung „Online-Zahlung erforderlich“ vermerkt SeminarDesk zusätzlich einen Online-Zahlungsstatus, der von anfänglich „ausstehend“ je nach Erfolg der Online-Zahlung zu „fehlgeschlagen“ oder „abgeschlossen“ wechselt.
Optional vermerkt SeminarDesk für bestätigte Buchungen außerdem den Check-In-Status von Gästen. Für die Buchungen und ihre Gäste wird dann zwischen „nicht eingecheckt“, „eingecheckt“ und „ausgecheckt“ unterschieden. Des Weiteren ist es möglich, die Aus- und Rückgabe von Zimmerschlüsseln oder anderen Leihgegenständen für die gesamte Buchung oder für einzelne Gäste zu dokumentieren und nachzuvollziehen.
Übersichten von Buchungen
SeminarDesk bietet verschiedene Ansichten, die sowohl einen Überblick über die bestehenden Buchungen als auch Stapelbearbeitungen ermöglichen.
Alle Buchungen
Die Übersicht „Alle Buchungen“ können wir über Buchungen – Alle Buchungen anzeigen aufrufen.
Die Liste aller Buchungen verfügt über Filter „Alle“, „Ab letzter Woche“, „Aktuelle“ usw.
Mit dem Pfeilsymbol in der ganz linken Spalte können wir innerhalb der Übersicht alle Gäste, Einzelumsätze sowie weitere Details einer Buchung anzeigen. Diese Liste gibt in der Regel den schnellsten Überblick über alle Buchungen.
Buchungsübersicht
Eine Alternative zur Liste „Alle Buchungen“ ist die „Buchungsübersicht“ unter Buchungen – Buchungsübersicht. Sie enthält selbstverständlich dieselben Buchungen, ist jedoch anders gestaltet. Die Buchungsübersicht können wir per Knopfdruck „nach Anreise“ (Zeitraum Kalenderwoche/-wochenende) oder „nach Veranstaltung“ (-stermin) gruppieren. Über diese Ansicht können wir uns dann beispielsweise schnell darüber informieren, ob in einer bestimmten Woche noch Kapazitäten für die Aufnahme einer weiteren Gruppe vorhanden sind.
Buchungskalender
Unter Buchungen – Kalenderansicht finden wir eine Kalenderansicht aller Buchungen. (Siehe dazu auch den Abschnitt weiter unten.)
Vorgefilterte Buchungslisten
An bestimmten Stellen in SeminarDesk können wir kontextabhängig vorgefilterte Listenansichten von Buchungen aufrufen:
- Buchungen – Buchungen für meine Veranstaltungen – Buchungen für Veranstaltungen, bei denen wir als „Bearbeiter*in“ angegeben sind.
- Buchungen – Neue Anmeldungen anzeigen – Unbestätigte Buchungen über die Buchungsseite.
- Profil: Aktion „Buchungen – Buchungen zeigen“
- Veranstaltung: Aktion „Buchungen zeigen“
- Termin in Listen von Veranstaltungsterminen: Aktion „Buchungen zeigen“
Buchungsdetails
Details, Aktionen, E-Mails, Rechnungen, Zahlungen, Berichte und mehr
Über das Aktionen-Menü oder Klick auf den Buchungsstatus einer Buchung in einer Übersicht können wir nun die Buchung bearbeiten, eine E-Mail versenden oder den Buchungsstatus (siehe oben) verändern. Sollten Übernachtungen angeboten werden, können wir der Buchung auf diese Weise zudem direkt Zimmer zuweisen.
Auf der Bearbeitungsseite einer Buchung können wir darüber hinaus Rechnungen erstellen, Zahlungseingänge erfassen, Leistungen hinzufügen, Buchungen zusammenführen, Berichte aufrufen und weitere Bearbeitungen vornehmen.
Abschnitt „Gäste und Buchungsdetails“
Im Abschnitt „Gäste und Buchungsdetails“ können wir Gäste hinzufügen, duplizieren, entfernen oder bearbeiten, Zeiträume ändern, Details zur Verpflegung anpassen sowie einzelne Leistungen der Gäste stornieren.
Hier lassen sich auch einzelne Gäste stornieren. Solche Gäste werden in Buchungsübersichten durchgestrichen (siehe Abbildung), da sich ihr Gaststatus vom Buchungsstatus (siehe ganz oben) unterscheidet.
Buchungskalender konfiguriert aufrufen
Über Buchungen – Kalenderansicht ist auch eine Kalenderansicht der Buchungen verfügbar. Während der Artikel zu Kalenderansichten alle Standard-Möglichkeiten dieses Buchungskalenders beschreibt, sei hier auf ein besonderes Merkmal hingewiesen:
Wenn der Buchungskalender für verschiedene wiederkehrende Szenarien verwendet werden soll, kann die häufige Änderung der Einstellungen zur Last fallen. Für diesen Zweck können wir den Buchungskalender mit Abfrageparametern konfigurieren, ohne dass dies die vorhandenen Einstellungen überschreibt. So können wir eine bestimmte Ansicht mit einem Lesezeichen im Browser versehen und öffnen.
Um den Buchungskalender so aufzurufen, müssen wir seine URL …/Buchungen/Calendar um Abfrageparameter erweitern, bspw.:
…/Buchungen/Calendar?viewMode=MONTH&numberOfWeeks=16&showNotes=true&showStatistics=falseFolgende Abfrageparameter werden ausgewertet. Für Parameter, die wir nicht angeben, wird der jeweilige Wert aus den Benutzereinstellungen verwendet.
startDate=2025-05-19– ISO-DatumsangabeviewMode=MONTH– Ansichtsmodus (WEEK_DETAILS, MONTH oder TIMELINE)showBookingsWithoutAccommodation=true– Buchungen ohne Unterkunft anzeigen (Boolean)showDates=false– Veranstaltungstermine anzeigen (Boolean)showStatistics=true– Statistik anzeigen (Boolean)showNotes=true– Notizen anzeigen (Boolean)numberOfWeeks=10– Angezeigte Anzahl Wochen (1, 2, 3, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16, 18 oder 20)