Nachdem eine Veranstaltung und ein oder mehrere Veranstaltungstermine angelegt wurden, können Interessierte Termine buchen. SeminarDesk erlaubt es, Buchungen sowohl von einzelnen Personen als auch von Firmen entgegenzunehmen. Eine Buchung kann dabei die buchende Personen, weitere Teilnehmer*innen oder auch Begleitpersonen beinhalten. Buchungen von Gruppen, bei denen die einzelnen Teilnehmer nicht namentlich bekannt sind (bspw. Schulklassen), können ebenso angelegt werden. Auch für mehrere Termine, bspw. einer mehrteiligen Veranstaltung, können sich Teilnehmer*innen mit einer einzigen Buchung anmelden.
Buchungsstatus
Buchungen können in SeminarDesk einen der folgenden Buchungsstatus haben:
- Unbestätigt
- Bestätigt
- Warteliste
- Warteliste storniert
- No-show
- Storniert
Der Status der Gäste einer Buchung korrespondiert für gewöhnlich mit dem Status der Buchung. In den Buchungsdetails (siehe unten) lassen sich auch einzelne Gaststatus setzen, insb. Stornierungen und No-Show.
Zu Online-Buchungen für Veranstaltungen mit Webeinstellung „Online-Zahlung erforderlich“ vermerkt SeminarDesk zusätzlich einen Online-Zahlungsstatus, der von anfänglich „ausstehend“ je nach Erfolg der Online-Zahlung zu „fehlgeschlagen“ oder „abgeschlossen“ wechselt.
Optional vermerkt SeminarDesk für bestätigte Buchungen außerdem den Check-In-Status von Gästen. Für die Buchungen und ihre Gäste wird dann zwischen „nicht eingecheckt“, „eingecheckt“ und „ausgecheckt“ unterschieden. Des Weiteren ist es möglich, die Aus- und Rückgabe von Zimmerschlüsseln oder anderen Leihgegenständen für die gesamte Buchung oder für einzelne Gäste zu dokumentieren und nachzuvollziehen.
Übersicht der Buchungen
Die Buchungen werden über Buchungen – Alle Buchungen anzeigen aufgerufen.
Die Liste aller Buchungen verfügt über Filter „Alle“, „Ab letzter Woche“, „Aktuelle“ usw.
Mit dem Pfeilsymbol in der ganz linken Spalte können wir innerhalb der Übersicht alle Gäste, Einzelumsätze sowie weitere Details einer Buchung anzeigen. Diese Liste gibt in der Regel den schnellsten Überblick über alle Buchungen.
Buchungsdetails
Über das Aktionen-Menü einer Buchung in der Übersicht können wir die Buchung nun bearbeiten, auf E-Mail-Vorlagen zugreifen oder den Buchungsstatus (siehe oben) verändern. Sollten Übernachtungen angeboten werden, können wir der Buchung auf diese Weise zudem direkt Zimmer zuweisen.
Auf der Bearbeitungsseite einer Buchung können wir darüber hinaus Rechnungen erstellen, Zahlungseingänge erfassen, Leistungen hinzufügen, Buchungen zusammengeführen und weitere Bearbeitungen vornehmen.
Im dortigen Abschnitt „Gäste und Buchungsdetails“ können wir Gäste hinzufügen, entfernen oder bearbeiten, Zeiträume ändern, Details zur Verpflegung anpassen sowie einzelne Leistungen der Gäste stornieren.
Hier lassen sich auch einzelne Gäste stornieren. Solche Gäste werden in Buchungsübersichten durchgestrichen (siehe Abbildung oben), da sich ihr Gaststatus vom Buchungsstatus (siehe ganz oben) unterscheidet.
Buchungskalender
Über Buchungen – Kalenderansicht ist auch eine Kalenderansicht der Buchungen verfügbar. Während der Artikel zu Kalenderansichten alle Standard-Möglichkeiten dieses Buchungskalenders beschreibt, sei hier auf ein besonderes Merkmal hingewiesen:
Wenn der Buchungskalender für verschiedene wiederkehrende Szenarien verwendet werden soll, kann die häufige Änderung der Einstellungen zur Last fallen. Für diesen Zweck können wir den Buchungskalender mit Abfrageparametern konfigurieren, ohne dass dies die vorhandenen Einstellungen überschreibt. So können wir eine bestimmte Ansicht mit einem Lesezeichen im Browser versehen und öffnen.
Um den Buchungskalender so aufzurufen, müssen wir seine URL …/Buchungen/Calendar um Abfrageparameter erweitern, bspw.:
…/Buchungen/Calendar?viewMode=MONTH&numberOfWeeks=16&showNotes=true&showStatistics=falseFolgende Abfrageparameter werden ausgewertet. Für Parameter, die wir nicht angeben, wird der jeweilige Wert aus den Benutzereinstellungen verwendet.
startDate=2025-05-19– ISO-DatumsangabeviewMode=MONTH– Ansichtsmodus (WEEK_DETAILS, MONTH oder TIMELINE)showBookingsWithoutAccommodation=true– Buchungen ohne Unterkunft anzeigen (Boolean)showDates=false– Veranstaltungstermine anzeigen (Boolean)showStatistics=true– Statistik anzeigen (Boolean)showNotes=true– Notizen anzeigen (Boolean)numberOfWeeks=10– Angezeigte Anzahl Wochen (1, 2, 3, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16, 18 oder 20)