Neue Personen und Firmen anlegen

Neue Person anlegen

SeminarDesk verfügt über eine integrierte Kundendatenbank (CRM), d.h. wiederkehrende Personen und Firmen müssen nicht bei jeder Buchung neu angelegt werden.

Um eine neue Person in SeminarDesk manuell anzulegen gibt es drei Wege:

1. Personen können direkt in die Datenbank eingetragen werden,
2. Eine neue Buchung wird angelegt und im Zuge dessen kann ein neues Personen- bzw. Firmenprofil erstellt werden.
3. Teilnehmende melden sich online an und es wir ein Personenprofil erstellt.

Um eine neue Person anzulegen, kann im Hauptmenü auf Profile – Neue Person anlegen geklickt werden.

Abb. Neue Person anlegen

Daraufhin öffnet sich das Eingabeformular:

Abb. Das Eingabeformular, um eine neue Person anzulegen

Optional besteht die Möglichkeit, eine Dublettenprüfung vorzunehmen. Falls eine Person mit dem gleichen Nachnamen bereits im System ist, wird dies durch die Prüfung angezeigt.

Abb. Dublettenprüfung

Tipp: Kontakte können unter Profile – Alle Personen anzeigen durchsucht werden, bevor ein neuer Kontakt angelegt wird.

Sollten weitere Felder benötigt werden, so können diese unter Verwaltung – Setup – Zusatzfelder – Extrafelder angelegt werden. Weitere Information zu den Extrafeldern finden sich hier.

Um die Person der Kundendatenbank hinzuzufügen, muss noch auf „Speichern“ geklickt werden.

Neue Firma anlegen

Eine Firma kann auf die gleiche Art und Weise angelegt werden und zwar durch Klick auf Profile – Neue Firma anlegen.

In SeminarDesk können sowohl Personen als auch Firmen buchen und Teilnehmende sein.

Hinweis: Personen und Firmen sind nicht miteinander verknüpft, d.h. es wird entweder eine Person oder eine Firma mit Ansprechperson angelegt. 

Personen und Firmen blockieren

Um einen Kontakt zu blockieren, d.h. zu verhindern, dass Buchungen über diese Person oder Firma angelegt werden können, kann die Checkbox „Geblockt“ markiert werden.

Abb. Kontakte für Buchungen blockieren

Zusätzliche Informationen hinterlegen

Beim Anlegen einer neuen Firma oder Person können über den Reiter „Weitere Angaben“ zusätzliche Daten hinterlegt werden wie z.B. das Bankkonto oder Steuernummer. Um diese Felder anzuzeigen, muss zuerst die neu angelegte Firma oder Person gespeichert werden und dann auf „Bearbeiten“ geklickt werden.

Abb. Weitere Angaben hinterlegen

Hier kann eine Person als Referent*in markiert, ein Profilbild hochgeladen und die Biographie bearbeitet werden. Diese Informationen können dann auf der Buchungsseite angezeigt werden. Mehr Informationen zur Buchungsseite finden sich hier.

Datenschutz (DSGVO)

Über den Reiter „Datenschutz (DSGVO)“ können für jeden Kontakt die Rechtsgrundlage, die Datenherkunft und auch die Speicherdauer hinterlegt werden. Darunter finden sich auch, falls vorhanden, die Einwilligungen:

Abb. Datenschutzangaben

Nachdem die Person oder Firma angelegt wurde, kann diese nun direkt ausgewählt werden, wenn bspw. eine neue Buchung angelegt wird:

Abb. Person für Buchung auswählen

Um Dubletten zu vermeiden, kann die Funktion „Dubletten zusammenführen“ genutzt werden. Mehr Information zum Zusammenführen von Dubletten finden sich hier.

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