SeminarDesk verfügt über eine integrierte Kundendatenbank (CRM), d. h. Daten für wiederkehrende Personen und Firmen müssen nicht bei jeder Buchung neu erfasst werden, und ihre Aktivitäten werden miteinander verknüpft.
Neue Person anlegen
Neue Profile für Personen entstehen in SeminarDesk auf drei verschiedenen Wegen:
- Personen können direkt in die Datenbank eingetragen werden. Das wird im Folgenden beschrieben.
- Eine neue Buchung wird angelegt oder ein Gast hinzugefügt. Im Zuge dessen kann ein neues Personenprofil erstellt werden.
- Gäste melden sich online auf der Buchungsseite zu einer Veranstaltung an, wodurch automatisch ein Personenprofil erstellt wird.
Hinweis: Auf allen drei Wegen kann nicht ausgeschlossen werden, dass mehrere Profile für dieselbe Person, sog. Dubletten, entstehen, auch wenn SeminarDesk automatisch einige Dublettenprüfungen durchführt. Mit der Funktion „Dubletten zusammenführen“ können entstandene Doppelungen in der Datenbank bereinigt werden. Ein separater Artikel erklärt Hintergründe und beschreibt die Funktion.
Tipp: Bestehen Zweifel, ob ein Profil schon vorhanden ist, kann die Datenbank mit Profile – Personen anzeigen oder über die Globale Suche durchsucht werden, bevor ein neues Profil angelegt wird.
Über Profile – Neue Person anlegen legen wir eine neues Personenprofil in der Datenbank an. Daraufhin öffnet sich das Eingabeformular:
Hinweis: Die Sichtbarkeit von Profilen kann auf bestimmte Benutzergruppen eingeschränkt werden.
Sollten weitere Felder benötigt werden, so können diese unter Verwaltung – Setup – Zusatzfelder – Extrafelder angelegt werden. Weitere Information zu den Extrafeldern gibt dieser Artikel.
Um die Person der Kundendatenbank hinzuzufügen, muss noch auf „Speichern“ geklickt werden.
Neues Referentenprofil anlegen
Ein*e Referent*in in SeminarDesk ist eine Person mit spezifischen zusätzlichen Angaben sowie der Möglichkeit, ihr Veranstaltungstermine zuzuweisen und eine Beschreibung auf der Buchungsseite anzugeben. Davon abgesehen können Referent*innen, wie jede Person, Veranstaltungen buchen und als jede Gastart teilnehmen.
Ein*e Referent*in kann auf die gleiche Art und Weise wie eine Person über Profile – Neues Referentenprofil anlegen angelegt werden. Gibt es für die Person schon ein Profil, so können wir dieses in ein Referentenprofil konvertieren. Ein separater Artikel erklärt das Vorgehen sowie die weiteren Besonderheiten eines Referentenprofils.
Referent*innen sind in Profile – Personen anzeigen in Spalte „REF“ markiert. Zur besseren Übersicht aller Referent*innen eignet sich die Übersicht Profile – Referentenprofile anzeigen.
Neue Firma/Organisation anlegen
Eine Firma (oder sonstige Organisation) kann auf die gleiche Art und Weise über Profile – Neue Firma/Organisation anlegen angelegt werden.
In SeminarDesk können sowohl Personen als auch Firmen buchen und Teilnehmende sein.
Hinweise:
- Personen- und Firmenprofile können miteinander verknüpft werden, was die Möglichkeiten ihrer Selektion für CRM-Aktionen oder Serienbriefe erweitert sowie bspw. die Rechnungsstellung an die Firma einer buchenden Person erlaubt.
- Die Sichtbarkeit von Profilen kann auf bestimmte Benutzergruppen eingeschränkt werden.
Personen und Firmen blockieren
Um einen Kontakt zu blockieren – d. h. zu verhindern, dass Buchungen oder CRM-Aktionen für diese Person oder Firma angelegt werden – kann die Checkbox „Geblockt“ markiert werden.
Zusätzliche Informationen hinterlegen
Beim Anlegen einer neuen Firma oder Person können über den Reiter „Weitere Angaben“ zusätzliche Daten hinterlegt werden wie z. B. das Bankkonto oder die Steuernummer. Um diese Felder anzuzeigen, muss zuerst die neu angelegte Firma oder Person gespeichert werden und dann auf „Bearbeiten“ geklickt werden.
Hinweise:
- Bei der Angabe einer Bankverbindung prüft SeminarDesk die Syntax der eingegebenen IBAN und legt dabei anhand der gespeicherten Adresse die national unterschiedlichen Regeln für gültige IBAN zugrunde. Für die seltenen Fälle, in denen ein Konto bei einer Bank in einem anderen Land geführt wird, kann dieses Land explizit angegeben werden. Welche nationalen Regeln angewandt werden, lässt sich am Hilfetext mit beispielhafter gültiger IBAN erkennen, siehe Abbildung. Fehlt dieser Text, so ist SeminarDesk für das gewählte Land keine nationale Regelung bekannt und wird die Syntax der eingegebenen IBAN nach den generischen, international gültigen Regeln validiert.
- Die Debitornummer vergibt SeminarDesk beim Erstellen von Rechnungen fortlaufend. Für Profile, die noch keine Debitornummer haben, kann hier durck Klick auf das „+“-Symbol auch ohne Rechnungserstellung die nächste freie Nummer vergeben werden.
Datenschutz (DSGVO)
Über den Reiter „Datenschutz (DSGVO)“ können für jeden Kontakt die Rechtsgrundlage der Speicherung, die Datenherkunft und auch die Speicherdauer hinterlegt werden. Darunter finden sich auch, falls vorhanden, die Einwilligungen zur Kontaktaufnahme:
Profil verwenden
Nachdem die Person oder Firma angelegt wurde, kann diese nun direkt ausgewählt werden, wenn bspw. eine neue Buchung angelegt wird:
