Neue Personen und Firmen anlegen

SeminarDesk verfügt über eine integrierte Kundendatenbank (CRM), d. h. wiederkehrende Personen und Firmen müssen nicht bei jeder Buchung neu angelegt werden.

Neue Person anlegen

Um eine neue Person in SeminarDesk manuell anzulegen, gibt es drei Wege:

  1. Personen können direkt in die Datenbank eingetragen werden. Das wird im Folgenden beschrieben.
  2. Eine neue Buchung wird angelegt oder ein Gast hinzugefügt. Im Zuge dessen kann ein neues Personenprofil erstellt werden.
  3. Gäste melden sich online auf der Buchungsseite an, und es wird ein Personenprofil erstellt.

Tipp: Bestehen Zweifel, ob ein Profil schon vorhanden ist, können Kontakte unter Profile – Personen anzeigen oder über die Globale Suche durchsucht werden, bevor ein neues Profil angelegt wird.

Über Profile – Neue Person anlegen legen wir eine neues Personenprofil in der Datenbank an. Daraufhin öffnet sich das Eingabeformular:

Abb. Das Eingabeformular, um eine neue Person anzulegen

Optional besteht die Möglichkeit, eine Dublettenprüfung vorzunehmen. Falls eine Person mit dem gleichen Nachnamen bereits im System ist, wird dies durch die Prüfung angezeigt.

Abb. Dublettenprüfung

Hinweis: Mit der Funktion „Dubletten zusammenführen“ können entstandene Doppelungen in der Datenbank bereinigt werden.

Sollten weitere Felder benötigt werden, so können diese unter Verwaltung – Setup – Zusatzfelder – Extrafelder angelegt werden. Weitere Information zu den Extrafeldern finden sich hier.

Um die Person der Kundendatenbank hinzuzufügen, muss noch auf „Speichern“ geklickt werden.

Neues Referentenprofil anlegen

Ein*e Referent*in in SeminarDesk ist eine Person mit spezifischen zusätzlichen Angaben sowie der Möglichkeit, ihr Veranstaltungstermine zuzuweisen und eine Beschreibung auf der Buchungsseite anzugeben. Davon abgesehen können Referent*innen, wie jede Person, Veranstaltungen buchen und als jede Gastart teilnehmen.

Ein*e Referent*in kann auf die gleiche Art und Weise wie eine Person über Profile – Neues Referentenprofil anlegen angelegt werden. Gibt es für die Person schon ein Profil, so können wir dieses in ein Referentenprofil konvertieren. Ein separater Artikel erklärt das Vorgehen sowie die weiteren Besonderheiten eines Referentenprofils.

Referent*innen sind in Profile – Personen anzeigen in Spalte „REF“ markiert. Zur besseren Übersicht aller Referent*innen eignet sich die Übersicht Profile – Referentenprofile anzeigen.

Übersicht der Referentenprofile
Abb. Übersicht der Referentenprofile

Neue Firma/Organisation anlegen

Eine Firma (oder sonstige Organisation) kann auf die gleiche Art und Weise über Profile – Neue Firma/Organisation anlegen angelegt werden.

In SeminarDesk können sowohl Personen als auch Firmen buchen und Teilnehmende sein.

Hinweis: Personen- und Firmenprofile können miteinander verknüpft werden, was die Möglichkeiten ihrer Selektion für CRM-Aktionen oder Serienbriefe erweitert sowie z. B. die Rechnungsstellung an die Firma einer buchenden Person erlaubt.

Personen und Firmen blockieren

Um einen Kontakt zu blockieren – d. h. zu verhindern, dass Buchungen über diese Person oder Firma angelegt werden können – kann die Checkbox „Geblockt“ markiert werden.

Abb. Kontakte für Buchungen blockieren

Zusätzliche Informationen hinterlegen

Beim Anlegen einer neuen Firma oder Person können über den Reiter „Weitere Angaben“ zusätzliche Daten hinterlegt werden wie z. B. das Bankkonto oder die Steuernummer. Um diese Felder anzuzeigen, muss zuerst die neu angelegte Firma oder Person gespeichert werden und dann auf „Bearbeiten“ geklickt werden.

Profil Reiter Weitere Angaben
Abb. Weitere Angaben hinterlegen

Hinweis: Bei der Angabe einer Bankverbindung prüft SeminarDesk die Syntax der eingegebenen IBAN und legt dabei anhand der gespeicherten Adresse die national unterschiedlichen Regeln für gültige IBAN zugrunde. Für die seltenen Fälle, in denen ein Konto bei einer Bank in einem anderen Land geführt wird, kann dieses Land explizit angegeben werden. Welche nationalen Regeln angewandt werden, lässt sich am Hilfetext mit beispielhafter gültiger IBAN erkennen, siehe Abbildung. Fehlt dieser Text, so ist SeminarDesk für das gewählte Land keine nationale Regelung bekannt und wird die Syntax der eingegebenen IBAN nach den generischen, international gültigen Regeln validiert.

Datenschutz (DSGVO)

Über den Reiter „Datenschutz (DSGVO)“ können für jeden Kontakt die Rechtsgrundlage der Speicherung, die Datenherkunft und auch die Speicherdauer hinterlegt werden. Darunter finden sich auch, falls vorhanden, die Einwilligungen zur Kontaktaufnahme:

Abb. Datenschutzangaben

Profil verwenden

Nachdem die Person oder Firma angelegt wurde, kann diese nun direkt ausgewählt werden, wenn bspw. eine neue Buchung angelegt wird:

Abb. Person für Buchung auswählen

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