In SeminarDesk lässt sich für Personen sowie Firmen eine separate Rechnungsadresse festlegen. Bei der späteren Rechnungserstellung nutzt SeminarDesk ein klares Schema zur Bildung der Anschrift.
Im Folgenden wird die Festlegung einer Rechnungsadresse für ein Profil beschrieben. In bestimmten Situationen kann es sinnvoller sein ein anderes Profil mit dessen Rechnungsadresse als Rechnungsempfänger*in auszuwählen. Siehe dazu auch diesen Artikel.
Verschiedene Adressen hinterlegen
Die bei einem Profil für eine Person oder Organisation hinterlegte Adresse dient als Rechnungsanschrift, sobald das Profil als Empfänger*in einer Rechnung festgelegt wird. Zusätzlich können wir im Profil-Reiter „Rechnungsstellung“ eine weitere Adresse hinterlegen und dort mit der Auswahl „Rechnungsadresse“ angeben, welche der beiden Adressen für neue Rechnungen verwendet werden soll.
Alternativ können wir als „Rechnungsadresse“ von Personen auch auf die primäre Firma/Organisation verweisen, also auf die Adresse der entsprechend markierten Verknüpfung.
Hinweise:
- In den meisten Fällen mit abweichender Rechnungsadresse ist diese im Reiter „Rechnungsstellung“ einzutragen und die Auswahl „Rechnungsadresse“ auf „Rechnung“ zu stellen. Die tatsächliche Anschrift steht hingegen im Profil-Reiter „Person“ im Abschnitt „Adresse (privat)“ und die „Bevorzugte Adresse“ im dortigen Abschnitt „Kommunikation“ auf „Privat“ (bzw. bei einem Firmenprofil die Adresse im Reiter „Firma/Organisation“ im Abschnitt „Adresse“ und die Einstellung „Bevorzugte Adresse“ im dortigen Abschnitt „Kommunikation“ auf „Geschäftlich“). Es ist jedoch möglich, die jeweilige „Rechnungsadresse“ anders zu wählen.
- Wird eine „Rechnungsadresse“ eingestellt, die bis zum letzten „Speichern“ gar nicht hinterlegt war, erscheint eine entsprechende Warnung. SeminarDesk respektiert dennoch die Einstellung und hat ggf. keine Adresse für die Rechnungserstellung zur Verfügung.
- Geben Buchende auf der Buchungsseite eine abweichende Rechnungsadresse ein, wird diese automatisch im Profil-Reiter „Rechnungsstellung“ gespeichert und dort als Rechnungsadresse ausgewählt.
- Sowohl in den Details einer Buchung als auch beim Erstellen einzelner Rechnungen als auch in den Details einer Rechnung im Status „Entwurf“ können wir ein für diese Buchung bzw. Rechnung geltendes, abweichendes Profil aus SeminarDesk als Rechnungsempfänger*in sowie eine abweichende Rechnungsadresse festlegen.
Versand von Rechnungen per E-Mail
Die Einstellung „Bevorzugte E-Mail“ im Profil-Reiter „Rechnungsstellung“ definiert, welche E-Mail-Adresse für den Versand von Rechnungen per E-Mail verwendet wird.
Hinweise:
- Die im ersten Reiter eingestellte „Bevorzugte E-Mail“ hingegen wird für jegliche sonstige Kommunikation herangezogen.
- Geben Buchende auf der Buchungsseite mit einer abweichenden Rechnungsadresse auch eine abweichende Rechnungs-E-Mail-Adresse ein, wird diese automatisch im Profil-Reiter „Rechnungsstellung“ gespeichert und dort als „Bevorzugte E-Mail“ ausgewählt.
- In den E-Mail-Einstellungen für Veranstaltungen kann eingestellt werden, dass Bestätigungs-E-Mails immer in Kopie an die bevorzugte Rechnungs-E-Mail des Rechnungsempfänger*in-Profils der Buchung gesendet werden soll.
Bucher*innen mit abweichender Rechnungsadresse erkennen
Ist für ein Profil eine abweichende Rechnungsadresse hinterlegt, so wird darauf in den Buchungsdetails für den/die Bucher*in sowie bei der Rechnungserstellung für den/die Rechnungsempfänger*in hingewiesen.
Der abgebildete Hinweis erscheint in der Buchungs-Funktion „Zahlung und Rechnung – Rechnung erstellen“, wenn für das Rechnungsempfänger*in-Profil im Reiter „Rechnungsstellung“ als „Rechnungsadresse“ die Einstellung „Rechnung“ oder „Primäre Firma/Organisation“ gesetzt ist, so dass wir bei Bedarf bspw. ein (anderes) Firmenprofil als Rechnungsempfänger*in auswählen können.
Zusammensetzung der Anschrift für eine Rechnung
Zweck der Rechnungsadresse ist, dass unsere Rechnungen ankommen, verbucht und bezahlt werden können. Wie wird nun also die Anschrift für eine Rechnung zusammengesetzt?
Die Anschrift für Rechnungen richtet sich infolge obiger Ausführungen nach der Art des Profils und der angegebenen Rechnungsadresse.
Für Personen-Profile gilt:
- Rechnungsadresse ist „Privat“:
<Briefansprache> (siehe diesen Artikel)
<Adresse (privat)> (im Reiter „Person“) - Rechnungsadresse ist „Rechnung“, und darunter ist ein Firmen-/Organisationsname angegeben:
<Firmen-/Organisationsname>
<Rechnungsadresse> - Rechnungsadresse ist „Rechnung“, und ein Firmen-/Organisationsname ist nicht angegeben:
<Briefansprache>
<Rechnungsadresse> - Rechnungsadresse ist „Primäre Firma/Organisation“:
Die bevorzugte Rechnungsadresse der primären verknüpften Firma/Organisation wird verwendet. Der Name des Personenprofils wird nicht angegeben.
Für Firmen-Profile gilt:
- Rechnungsadresse ist „Geschäftlich“:
<Firmen-/Organisationsname> (im Reiter „Firma/Organisation“)
<Adresse> (im Reiter „Firma/Organisation“) - Rechnungsadresse ist „Rechnung“, und darunter ist ein Firmen-/Organisationsname angegeben:
<Firmen-/Organisationsname> (im Reiter „Rechnungsstellung“)
<Rechnungsadresse> - Rechnungsadresse ist „Rechnung“, und darunter ist kein Firmen-/Organisationsname angegeben:
<Firmen-/Organisationsname> (im Reiter „Firma/Organisation“)
<Rechnungsadresse>
Anschriften im Ausland wird außerdem das Land hinzugefügt.
Sobald das Profil mit den gewünschten Angaben und Einstellungen gespeichert ist, können wir die für Rechnungen verwendete Anschrift mittels des Info-Icons verifizieren. Die bevorzugte Rechnungsadresse wird infolgedessen auch in den Auswahlfeldern für den/die Empfänger*in beim Erstellen einer Rechnung berücksichtigt.
Adresse einer Rechnung ändern
Solange eine Rechnung in SeminarDesk noch nicht gebucht ist, können wir die Rechnungsadresse in den Rechnungsdetails festlegen. Gebuchte Rechnungen hingegen können in SeminarDesk grundsätzlich nicht mehr geändert werden. Uns bleibt in diesem Fall nur die Möglichkeit, die fehlerhafte Rechnung zu stornieren und nach Korrektur eine neue Rechnung auszustellen.