Standard-E-Mail-Einstellungen

Über den Hauptmenüpunkt Verwaltung – Setup – E-Mails – Standard-E-Mail-Einstellungen werden die E-Mail-Vorlagen für deine Veranstaltungskommunikation definiert.

Wie die Einstellungen nur für eine bestimmte Veranstaltung angepasst werden, wird in diesem Artikel erklärt.

Was ist eine E-Mail-Vorlage?

Eine E-Mail-Vorlage besteht aus einem Betreff, dem mittels HTML formatierbaren Inhalt bzw. Text plus ggf. Anhängen und Berichten sowie der Einstellung, über welches E-Mail-Konto die E-Mail gesendet werden soll. Für manche der Vorlagen sind außerdem weitere Versand-Optionen vorhanden.

Abb. E-Mail-Vorlage Eingangsbestätigung

Absenderadresse

E-Mail-Kampagnen und allen automatisierten E-Mails, die für einzelne Veranstaltungen verschickt werden, können mehrere E-Mail-Konten bzw. Absenderadressen zugewiesen werden.

Innerhalb der E-Mail-Einstellungen einer Veranstaltung findet sich die Anzeige „Senden über“ als Auswahl-Liste. Wurden mehrere E-Mail-Konten über die Verwaltungseinstellungen angelegt, können diese hier ausgewählt werden.

Wir wählen hier die Standard-E-Mailadresse, die für alle Veranstaltungen und E-Mail-Kampagnen vorausgewählt sein soll.

Abb. Standard-E-Mailadresse als Absenderadresse

Platzhalter

Sowohl im Betreff als auch im Text der E-Mail können Platzhalter wie z.B. [Vorname] oder [TerminTitel] verwendet werden. Einen Überblick über die verfügbaren Platzhalter finden sich, indem man den HTML-Editor über „Inhalt bearbeiten“ öffnet und dann dem Link „Hinweise zu Platzhaltern“ folgt.

Abb. Platzhalter einfügen

E-Mail-Vorlagen

Es können in SeminarDesk Standard-Vorlagen für die folgenden E-Mail-Typen hinterlegt werden:

Anmelde-E-Mail (Eingangsbestätigung)

Kann gesendet werden, nachdem eine Buchung über die Buchungsseite getätigt wurde. Sie dient dazu, über den Eingang der Buchung zu informieren, da diese ja erstmal im BuchungsstatusUnbestätigt“ angelegt wird.

Als Versand-Optionen stehen Nein und Ja zur Verfügung. Darüber wird also gesteuert, ob diese E-Mail grundsätzlich nie oder immer geschickt werden soll.

Neben allgemeinen Anhängen können dieser E-Mail auch automatisch erzeugte Berichte angehängt werden.

Hinweis: Anmeldungen für Veranstaltungstermine im Webstatus „Nur Warteliste“ bekommen automatisch den Buchungsstatus „Warteliste“, und es wird – bei hier gewählter Versand-Option Ja für Eingangsbestätigungen – statt der Anmelde- die Warteliste-E-Mail (siehe unten) versandt.

Bestätigungs-E-Mail

Kann gesendet werden, sobald eine Buchung bestätigt wurde. Folgende Versand-Optionen stehen zur Verfügung:

  • Nie senden: Deaktiviert den Versand der Bestätigungs-E-Mail.
  • Immer senden ohne Rechnung: Versendet die Bestätigungs-E-Mail automatisch ohne weitere Nachfrage beim Bestätigen der Buchung, ohne dabei eine Rechnung anzuhängen.
  • Immer senden mit Rechnung: Versendet die Bestätigungs-E-Mail automatisch ohne weitere Nachfrage beim Bestätigen der Buchung. Dabei wird gleichzeitig eine Rechnung über die aktuellen Umsätze der Buchung erzeugt, gebucht und als PDF-Dokument an die E-Mail angehängt.
  • Nachfragen (Ja als Standard): Zeigt eine Abfrage an, ob die Bestätigungs-E-Mail gesendet werden soll; die Option Ja ist dabei vorausgewählt.
  • Nachfragen (Nein als Standard): Zeigt eine Abfrage an, ob die Bestätigungs-E-Mail gesendet werden soll; die Option Nein ist dabei vorausgewählt.

Dieser E-Mail können, wie der Anmelde-E-Mail, automatisch Anhänge oder Berichte angehängt werden.

Warteliste-E-Mail

Kann gesendet werden, sobald eine Buchung in den Status „Warteliste“ versetzt wird. Folgende Versand-Optionen stehen zur Verfügung:

  • Nie senden: Deaktiviert den Versand der Warteliste-E-Mail.
  • Nachfragen (Ja als Standard): Zeigt eine Abfrage an, ob die Warteliste-E-Mail gesendet werden soll; die Option Ja ist dabei vorausgewählt.
  • Nachfragen (Nein als Standard): Zeigt eine Abfrage an, ob die Warteliste-E-Mail gesendet werden soll; die Option Nein ist dabei vorausgewählt.

Dieser E-Mail können, wie der Anmelde-E-Mail, automatisch Anhänge oder Berichte angehängt werden.

Hinweis: Anmeldungen für Veranstaltungstermine im Webstatus „Nur Warteliste“ bekommen automatisch den Buchungsstatus „Warteliste“. Ob SeminarDesk dann automatisch die hier gestaltete Warteliste-E-Mail versendet, wird über die Versand-Option für Eingangsbestätigungen (siehe oben) festgelegt.

Stornierungs-E-Mail

Kann gesendet werden, sobald eine Buchung in den Status „Storniert“ versetzt wird. Folgende Versand-Optionen stehen zur Verfügung:

  • Nie senden: Deaktiviert den Versand der Stornierungs-E-Mail.
  • Immer senden: Versendet die Stornierungs-E-Mail automatisch ohne weitere Nachfrage.
  • Nachfragen (Ja als Standard): Zeigt eine Abfrage an, ob die Stornierungs-E-Mail gesendet werden soll; die Option Ja ist dabei vorausgewählt.
  • Nachfragen (Nein als Standard): Zeigt eine Abfrage an, ob die Stornierungs-E-Mail gesendet werden soll; die Option Nein ist dabei vorausgewählt.

Dieser E-Mail können, wie der Anmelde-E-Mail, automatisch Anhänge oder Berichte angehängt werden.

Rechnungs-E-Mail

Wird für den manuellen Versand einer Rechnung per E-Mail verwendet.

Allgemeine E-Mail

Wird für den Versand einer „allgemeinen E-Mail“ im Kontext einer Buchung oder einer Serien-E-Mail verwendet.

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