Standard-E-Mail-Einstellungen

Über den Hauptmenüpunkt Verwaltung – Setup – E-Mails – Standard-E-Mail-Einstellungen werden die E-Mail-Vorlagen für deine Veranstaltungskommunikation definiert.

Um die Einstellungen nur für eine bestimmte Veranstaltung anzupassen, lies bitte diesen Artikel.

Eine E-Mail-Vorlage besteht aus einem Betreff, dem mittels HTML formatierbaren Inhalt bzw. Text plus ggf. Anhängen und Berichten sowie der Einstellung, über welches E-Mail-Konto die E-Mail gesendet werden soll. Für manche der Vorlagen sind außerdem weitere Versand-Optionen vorhanden.

E-Mail-Kampagnen und allen automatisierten E-Mails, die für einzelne Veranstaltungen verschickt werden, können mehrere E-Mail-Konten bzw. Absenderadressen zugewiesen werden.

Wir wählen hier die Standard-E-Mailadresse, die für alle Veranstaltungen und E-Mail-Kampagnen vorausgewählt sein soll.

Innerhalb der E-Mail-Einstellungen einer Veranstaltung findet sich die Anzeige „Senden über“ als Auswahl-Liste. Wurden mehrere E-Mail-Konten über die Verwaltungseinstellungen angelegt, können diese hier ausgewählt werden.

Wir wählen hier die Standard-E-Mailadresse, die für alle Veranstaltungen und E-Mail-Kampagnen vorausgewählt sein soll.

Sowohl im Betreff als auch im Text der E-Mail können Platzhalter wie z.B. [Vorname] oder [TerminTitel] verwendet werden. Einen Überblick über die verfügbaren Platzhalter findest du, indem du den HTML-Editor über „Inhalt bearbeiten“ öffnest und dann dem Link „Hinweise zu Platzhaltern“ folgst.

Es können in SeminarDesk Standard-Vorlagen für die folgenden E-Mails hinterlegt werden.

Anmelde-E-Mail (Eingangsbestätigung)

Kann gesendet werden, nachdem eine Buchung über die Buchungsseite getätigt wurde. Sie dient dazu, über den Eingang der Buchung zu informieren, da diese ja erstmal im Status „Unbestätigt“ angelegt wird.

Als Versand-Optionen stehen „Nein“ und „Ja“ zur Verfügung. Darüber wird also gesteuert, ob diese E-Mail grundsätzlich nie oder immer geschickt werden soll.

Neben allgemeinen Anhängen können dieser E-Mail auch automatisch erzeugte Bericht angehängt werden.

Bestätigungs-E-Mail

Kann gesendet werden, sobald eine Buchung bestätigt wird. Folgende Versand-Optionen stehen zur Verfügung:

  • Nie senden: Deaktiviert den Versand der Bestätigungs-E-Mail
  • Immer senden ohne Rechnung: Versendet die Bestätigungs-E-Mail automatisch ohne weitere Nachfrage beim Bestätigen der Buchung, ohne dabei eine Rechnung anzuhängen
  • Immer senden mit Rechnung: Versendet die Bestätigungs-E-Mail automatisch ohne weitere Nachfrage beim Bestätigen der Buchung, dabei wird gleichzeitig eine Rechnung über die aktuellen Umsätze der Buchung erzeugt, gebucht und als PDF-Dokument an die E-Mail angehängt
  • Nachfragen (Ja als Standard): Zeigt eine Abfrage an, ob die Bestätigungs-E-Mail gesendet werden soll, die Option „Ja“ ist dabei vorausgewählt
  • Nachfragen (Nein als Standard): Zeigt eine Abfrage an, ob die Bestätigungs-E-Mail gesendet werden soll, die Option „Nein“ ist dabei vorausgewählt

Dieser E-Mail können, wie der Anmelde-E-Mail, automatisch Anhänge oder Berichte angehängt werden.

Warteliste-E-Mail

Kann gesendet werden, sobald eine Buchung in den Status „Warteliste“ versetzt wird. Folgende Versand-Optionen stehen zur Verfügung:

  • Nie senden: Deaktiviert den Versand der Warteliste-E-Mail
  • Nachfragen (Ja als Standard): Zeigt eine Abfrage an, ob die Warteliste-E-Mail gesendet werden soll, die Option „Ja“ ist dabei vorausgewählt
  • Nachfragen (Nein als Standard): Zeigt eine Abfrage an, ob die Warteliste-E-Mail gesendet werden soll, die Option „Nein“ ist dabei vorausgewählt

Dieser E-Mail können, wie der Anmelde-E-Mail, automatisch Anhänge oder Berichte angehängt werden.

Stornierungs-E-Mail

Kann gesendet werden, sobald eine Buchung in den Status „Storniert“ versetzt wird. Folgende Versand-Optionen stehen zur Verfügung:

  • Nie senden: Deaktiviert den Versand der Stornierungs-E-Mail
  • Immer senden: Versendet die Stornierungs-E-Mail automatisch ohne weitere Nachfrage
  • Nachfragen (Ja als Standard): Zeigt eine Abfrage an, ob die Stornierungs-E-Mail gesendet werden soll, die Option „Ja“ ist dabei vorausgewählt
  • Nachfragen (Nein als Standard): Zeigt eine Abfrage an, ob die Stornierungs-E-Mail gesendet werden soll, die Option „Nein“ ist dabei vorausgewählt

Dieser E-Mail können, wie der Anmelde-E-Mail, automatisch Anhänge oder Berichte angehängt werden.

Rechnungs-E-Mail

Wird für den manuellen Versand einer Rechnung per E-Mail verwendet.

Allgemeine E-Mail

Wird für den Versand einer „allgemeinen E-Mail“ im Kontext einer Buchung oder einer Serien-E-Mail verwendet.

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