Unter Verwaltung – Setup – E-Mails – E-Mail-Konten können in SeminarDesk die Zugangsdaten zu einem oder mehreren SMTP-E-Mail-Konten hinterlegt werden.
Wichtig: Der Versand von E-Mails ist essenziell für Kernfunktionen von SeminarDesk. Es sollte deshalb hier immer ein aktives Standard-Konto konfiguriert sein. Benötigt wird ein SMTP-Server, kein POP3- und kein IMAP-Server.
Folgende Angaben können zu einem E-Mail-Konto hinterlegt werden:
- Kontoname: Bezeichnung des Kontos
- Benutzername sowie Passwort des Kontos
- SMTP-Server: Adresse des SMTP-Servers
- SMTP-Port: Port des SMTP-Servers, üblich sind die Ports 25, 465, 587 und 2525
- Sicherheit: Soll für die Kommunikation mit dem SMTP-Server eine verschlüsselte Verbindung genutzt werden?
- „Automatisch“ versucht eine TLS/SSL-verschlüsselte Verbindung und fällt, falls der SMTP-Server dies nicht unterstützt, auf eine unverschlüsselte Verbindung zurück.
- „SSL/TLS“ erzwingt eine TLS/SSL-verschlüsselte Verbindung.
- „STARTTLS“ verlangt einen SMTP-Server, der STARTTLS unterstützt, und erzwingt nach dem ersten Verbindungsaufbau eine TLS-Verschlüsselung.
- Absendeadresse (optional): Welche E-Mail-Adresse soll als Absender verwendet werden?
- Absendename (optional): Welcher Name soll zusätzlich zur Absendeadresse verwendet werden?
- Antwortadresse (optional): An welche E-Mail-Adresse („Reply-To-Adresse“) sollen die Antworten gerichtet werden?
- BCC (optional): E-Mail-Adresse, an die jede ausgehende E-Mail zusätzlich in bcc versandt wird.
- Ist Standard: Genau ein E-Mail-Konto wird als Standard gesetzt und kann auch nicht gelöscht werden. Wird für den Versand einzelner Mails (siehe unten) kein anderes E-Mail-Konto angegeben oder das angegebene E-Mail-Konto gelöscht, so wird das Standard-Konto gesetzt.
- Aktiv: Über ein deaktiviertes E-Mail-Konto findet kein E-Mail-Versand statt. Wird ein für bestimmte E-Mails ausgewähltes Konto deaktiviert, so werden diese E-Mails nicht gesendet. Nur aktivierte Konten können als Absenderadresse ausgewählt werden.
Falls der Wunsch besteht, Gmail als E-Mail-Server einzurichten, bitte diesen Artikel beachten; für Outlook als E-Mail-Server dementsprechend diesen Artikel, für Microsoft 365 diesen Artikel.
Für eine Anbindung von SeminarDesk mit Microsoft ist die Authentifizierungsmethode OAuth 2.0 möglich und empfohlen bzw. notwendig. Der oben abgebildete und beschriebene Dialog sowie das Vorgehen ändern sich dadurch etwas. Die verlinkten Artikel beschreiben die Details dazu.
Für den Versand von Status-E-Mails wie bspw. Buchungsbestätigungen oder Serien-E-Mails wird dann stets eines dieser hinterlegten E-Mail-Konten verwendet.
Da SeminarDesk E-Mails immer über die hier hinterlegten Mail-Server versendet, sind deren Versandlimits zu beachten. Hintergründe erläutert dieser Artikel.