In SeminarDesk können viele Arbeitsschritte automatisiert werden. Dazu gehört u. a. der Versand von Status-E-Mails. Für diese E-Mails können in SeminarDesk Vorlagen hinterlegt werden, in denen verschiedene Platzhalter verwendet werden können, um den Inhalt der E-Mail dynamisch zu erstellen.
Das hier beschriebene Mittel der automatischen Individualisierung mittels Platzhaltern und inhaltsabhängigen Platzhaltern steht in ähnlicher Weise auch für Rechnungstexte und in Vorlagen für Kalenderdaten zur Verfügung.
E-Mail-Platzhalter
Beim Erstellen einer E-Mail – ob zu einer Buchung, zu einer Rechnung, an alle Teilnehmer*innen eines Termins, einer Serien-E-Mail usw. – oder einer E-Mail-Vorlage – bspw. in den Standard-E-Mail-Einstellungen oder den E-Mail-Einstellungen einer bestimmten Veranstaltung – in SeminarDesk können Platzhalter verwendet werden.
Platzhalter stehen dabei in eckigen Klammern. In unserem Beispiel haben wir den Platzhalter [Vorname] eingefügt. Wir können ihn direkt eingeben oder einfügen oder im Dropdown „Platzhalter“ auswählen. Durch Klick auf den Link „Hinweise zu Platzhaltern“ können Beschreibungen und Beispiele für die verfügbaren Platzhalter eingesehen und sie kopiert werden.
Auch für Rechnungstexte und einige Kalenderdaten stehen bestimmte, je nach Kontext unterschiedliche, Platzhalter zur Verfügung.
In den Allgemeinen Einstellungen kann festgelegt werden, ob Teilnahmegebühren- und andere Buchungszeilen mit einem Preis von 0,00 € in den E-Mail-Platzhalter [Details] aufgenommen werden sollen oder nicht.
E-Mail-Platzhalter als Liste
Für E-Mails, die sich auf mehrere Veranstaltungstermine beziehen – bspw. bei mehrteiligen Veranstaltungen und zusammengeführten Buchungen – können Platzhalter mit Bezug zu Veranstaltungen oder Veranstaltungsterminen um das Suffix „Liste“ ergänzt werden und werden dann durch eine Liste der Werte ersetzt. Die dafür relevanten Platzhalter sind in den „Hinweisen zu Platzhaltern“ in der Spalte „Als Liste verfügbar“ markiert.
Inhaltsabhängige Platzhalter
Um die automatisierten E-Mails zusätzlich zu verfeinern, können einige inhaltsabhängige Platzhalter verwendet werden.
Die folgenden Ausdrücke stehen dafür zur Verfügung:
IfEmpty, IfNotEmpty, IfZero, IfNotZero, IfEquals, IfEqualsIgnoreCase, IfNotEquals, IfNotEqualsIgnoreCase
Hier ein paar Beispiele:
{IfNotEmpty(ExternesHotel)}
Sie werden in folgendem Hotel untergebracht: [ExternesHotel]
{/IfNotEmpty(ExternesHotel)}{IfNotZero(Saldo)}
Bitte überweisen Sie den Betrag von [Saldo] bis zum ...
{/IfNotZero(Saldo)}{IfNotEmpty(IstOnlineEvent)}
Die Zugangsdaten für das Webinar erhalten Sie in Kürze per separater E-Mail.
{/IfNotEmpty(IstOnlineEvent)}{IfEqualsIgnoreCase(BuchungZahlungswunsch, "überweisung")}
Bitte überweisen Sie den o. a. Betrag auf folgendes Konto: ...
{/IfEqualsIgnoreCase}{IfEquals(BucherProfilExtrafeld_11, "Platin")}
Wir freuen uns, Sie als unser Platin-Kunde mit einer Flasche sizilianischem Prosecco auf Ihrem Zimmer zu begrüßen.
{/IfEquals}Der Ausdruck {IfNotEmpty(ExternesHotel)} wird also dazu verwendet, einen Inhalt nur dann anzuzeigen, wenn das entsprechende Datenfeld gefüllt ist. In unserem Fall soll der Name des Hotels nur dann angezeigt werden, wenn die Teilnehmenden auch tatsächlich in einem externen Hotel untergebracht werden.
Die Ausdrücke {IfZero(Saldo)} und {IfNotZero(Saldo)} können verwendet werden, um unterschiedliche Texte anzuzeigen, je nachdem, ob ein Wert 0 ist oder nicht. In unserem Fall können wir bei einem Saldo von 0 den zusätzlichen Text „Zahlung dankend erhalten“ einfügen. In allen anderen Fällen könnte eine Zahlungsaufforderung ausgegeben werden.
Die Konditionen IfEmpty, IfNotEmpty, IfZero, IfNotZero benötigen den Platzhalter sowohl in der öffnenden als auch in der schließenden Anweisung, siehe Beispiele.
Die Ausdrücke {IfEquals(BuchungZahlungswunsch, "Wert")}, {IfEqualsIgnoreCase(BuchungZahlungswunsch, "Wert")}, {IfNotEquals(BuchungZahlungswunsch, "Wert")} und {IfNotEqualsIgnoreCase(BuchungZahlungswunsch, "Wert")} können verwendet werden, um Zahlungsinformationen abhängig vom für die Buchung angegebenen Zahlungswunsch auszugeben. Das funktioniert selbstverständlich auch mit anderen Platzhaltern. In den runden Klammern stehen also ein Datenfeld, ein Komma und ein möglicher Wert in Anführungszeichen. Der Inhalt innerhalb des Ausdrucks wird nur ausgegeben, wenn das angegebene Datenfeld den angegebenen Wert hat bzw. nicht hat.
Die Konditionen IfEqualsIfEqualsIgnoreCaseIfNotEqualsIfNotEqualsIgnoreCase
E-Mail-Bausteine
Es ist außerdem möglich, unter Verwaltung – Vorlagen – E-Mail-Bausteine eigene E-Mail-Bausteine zu definieren und diese beim Erstellen einer E-Mail zu verwenden. Ein solcher individueller Textbaustein darf auch weitere E-Mail-Bausteine oder E-Mail-Platzhalter enthalten.
Wichtig: Bei der Verwendung von Bausteinen in Bausteinen darauf achten, dass erstere „aktiv“ sind und keine Rekursion (ein direkter oder indirekter Selbstaufruf) entsteht.
Um unsere Bausteine in E-Mails zu verwenden, erstellen wir bspw. eine neue Serien-E-Mail und finden sie dort in der Auswahl „Textbaustein“. (Dafür muss für den E-Mail-Baustein die Option „Baustein“ aktiviert sein.) Der Inhalt des Bausteins wird dann in die E-Mail eingefügt.
Wir können auch den E-Mail-Baustein als Platzhalter verwenden. Dafür haben wir die Option „Als Platzhalter verwenden“ aktiviert. Beim Erstellen der E-Mail oder -Vorlage schreiben wir dann den Baustein-Namen in doppelten eckigen Klammern, bspw. [[E-Mail-Signatur]], oder wählen ihn über das Icon „Platzhalter“ aus:
In diesem Fall löst SeminarDesk den Platzhalter beim Erstellen der E-Mail automatisch auf. Hierbei werden dann auch ggf. im Baustein vorhandene weitere Platzhalter durch die entsprechenden Werte ersetzt.
E-Mail-Vorlagen
Einordnung
Unter Verwaltung – Vorlagen – E-Mail-Vorlagen können wir darüber hinaus Vorlagen für komplette E-Mails hinterlegen. Wozu könnte dies sinnvoll sein?
In den Standard-E-Mail-Einstellungen können wir Standard-Vorlagen hinterlegen für
- Transaktions-E-Mails im Zusammenhang mit Buchungen (Eingangsbestätigung, Buchungsbestätigung, Warteliste-Mitteilung, Stornierung, Erinnerung, Follow-up)
- E-Mails für den Rechnungsversand
- E-Mails für Zahlungsbenachrichtigungen
- E-Mails mit Angeboten
- sowie „allgemeine“ E-Mails, also jegliche andere Kommunikation mit Bucher*innen, Gästen, Profilen oder Zielgruppen.
In den E-Mail-Einstellungen einer bestimmten Veranstaltungen können wir Veranstaltungs-spezifische Vorlagen für die Anmelde-E-Mail (Eingangsbestätigung), Bestätigungs-E-Mail, Warteliste-E-Mail, Stornierungs-E-Mail, Zahlungsbenachrichtigungs-E-Mail, Erinnerungs-E-Mail und Folge-E-Mail hinterlegen.
Wenn diese verschiedenen Vorlagen nun aber nicht ausreichen, um wiederkehrende Kommunikation griffbereit zu haben, dann helfen die E-Mail-Vorlagen.
Bei den E-Mail-Vorlagen hier handelt es sich um komplette E-Mail-Texte und -Betreffzeilen – ggf. unter Verwendung von Platzhaltern und Bausteinen wie oben beschrieben –, die wir bei der Erstellung einer jeglichen konkreten E-Mail verwenden können.
Erstellung
Unter Verwaltung – Vorlagen – E-Mail-Vorlagen können wir solche Vorlagen hinzufügen, bearbeiten und löschen.
Für den Inhalt der Vorlage wird der bekannte HTML-Editor verwendet.
Verwendung
Beim Erstellen einer E-Mail an Bucher*innen, Gäste, Personen oder Organisationen, Zielgruppen, Rechnungsempfänger*innen usw. können wir nun Inhalt und Betreff komplett ersetzen, indem wir im Editor unter Vorlage verwenden die gewünschte Vorlage auswählen.
Noch einmal: Inhalt und Betreff werden daraufhin durch die Vorlage ersetzt. Wir können den eingesetzten Text dann bei Bedarf weiter bearbeiten und schlussendlich die E-Mail versenden.