Allgemeine Einstellungen

Unter dem Hauptmenüpunkt Verwaltung – Setup – Allgemeine Einstellungen finden sich die folgenden Einstellungsmöglichkeiten.

Einstellungen Buchungszeilen in E-Mails

Hier kann festgelegt werden, ob Teilnahmegebühren- und andere Buchungszeilen mit einem Preis von 0,00 € in den E-Mail-Platzhalter [Details] aufgenommen werden sollen oder nicht.

Format für Terminnummer

SeminarDesk vergibt für jeden Veranstaltungstermin eine individuelle Terminnummer. Hier kann festgelegt werden, welches Format diese Nummer haben soll. Die Nummer setzt sich aus einem Datums- und einem Zahlen-Teil zusammen: <Datum>-<Zahl>.

Im Feld „Format für Datum“ kann über die Verwendung bestimmter Buchstaben-Codes die Ausgabe des Datums (Beginn-Datum des Termins) gesteuert werden. In unserem Beispiel wird das Jahr zweistellig (yy) mit dem zweistelligen Monat (MM) kombiniert. Beispiel für einen Termin, der im Januar 2021 beginnt: 2101.

Im Feld „Format für Zahl“ kann über die Anzahl der 0 gesteuert werden, wie viele Stellen der Zahlen-Teil haben soll. In unserem Beispiel werden zwei Stellen verwendet.

Allgemeine Einstellungen

Hier wird festgelegt, ob in der Liste der Buchungen die Namen der Bucher*innen mit dem Nach- oder dem Vornamen beginnen sollen.

Außerdem kann hier der DATEV-Export mit optionalem Rechnungs-PDF-Export und auf Wunsch zusätzlichen Daten aktiviert werden.
Wichtig: Bei aktiviertem DATEV-Export können keine manuellen Rechnungen erstellt werden und sind das Ändern und Löschen von Rechnungszeilen nicht möglich!

Die nächste Debitor-ID kann geändert werden.

Die Zahlungseingabe kann deaktiviert und damit alle Zahlungs- und Saldo-relevanten Angaben in SeminarDesk ausgeblendet werden.

Zusätzliche Profildaten, wie z. B. die Bankverbindung, können ausgeblendet werden.

Es kann ein Benutzeraccount festgelegt werden, dessen Anpassungen der Listenansichten als Standard für die Listenansichten aller Benutzer*innen verwendet werden. Dadurch werden für neue Benutzer*innen erstmal diese Einstellungen in den Listenansichten gesetzt. Ebenso bei Benutzung der Funktion „Layout zurücksetzen“. Von diesen Standards können Benutzer*innen individuell abweichen. Wird die neue Einstellung leer gelassen oder leer gesetzt, gelten die Systemstandards, solange sie nicht individuell überschrieben wurden.

Die beim Anlegen eines neuen Personen-Profils standardmäßig gesetzte Einstellung für die bevorzugte Ansprache kann gewählt werden.

Und die Checkbox für die Anmeldung zum Newsletter auf der Buchungsseite kann deaktiviert werden.

Öffentlicher Raumkalender

Soll der in SeminarDesk verfügbare „Öffentliche Raumkalender“ verwendet werden, können hier verschiedene Darstellungsoptionen für diesen festgelegt werden.

Standard für die Verpflegung bei neuen Veranstaltungsterminen

Wird die Verwaltung von Verpflegung in SeminarDesk verwendet, so kann hier eingestellt werden, ob die beiden Pausen-Mahlzeiten standardmäßig verwendet werden sollen oder nicht. Außerdem können die Uhrzeiten festgelegt werden, bis zu denen Veranstaltungstermine begonnen haben bzw. beendet sein müssen, damit die verschiedenen Mahlzeiten vorausgewählt werden.

Hinweis: Dadurch wird lediglich der Standard-Mahlzeitenplan für neue Veranstaltungstermine gesteuert. Selbstverständlich kann für einen Termin nach dem Anlegen auch ein individueller Mahlzeitenplan erstellt werden. Auch werden die Mahlzeitenpläne bestehender Termine durch Änderungen an diesen Einstellungen nicht geändert!

Währung und Standardformatierung

In SeminarDesk können Preise in einer bestimmten Währung hinterlegt werden, welche hier festgelegt wird. Außerdem kann über „Formatierung“ gewählt werden, welche Landeseinstellung für die Nummern- und Datumsformatierung genutzt werden soll.

Inhalte wie z. B. Veranstaltungsbeschreibungen oder E-Mail-Vorlagen können zurzeit in SeminarDesk lediglich in einer Sprache hinterlegt werden. Hier kann ausgewählt werden, welches die Standardsprache für Inhalte sein soll.

Bezeichnungen für Rechnungen

Hier können die Bezeichnungen für bspw. eine Rechnung oder eine Gutschrift angepasst werden.

Standard-Rechnungsvorlagen

Hier können die Berichts-Vorlagen gewählt werden, die standardmäßig für die Erstellung von Rechnungen aus Buchungen, Termin- oder Profilumsätzen heraus genutzt werden sollen. Werden hier keine Vorlagen gewählt, so verwendet SeminarDesk standardmäßig eine Vorlagen namens „Rechnung“.

Bezeichnung der Leistungen für Buchungen und Rechnungen

Hier können die Bezeichnungen für Leistungen innerhalb einer Buchungs- bzw. Rechnungszeile geändert werden. So lässt sich bspw. der Text für die Teilnahmegebühr auf „Teilnehmer*innen-Gebühr“ oder „Kursgebühr“ anpassen, je nachdem, was für den jeweiligen Einsatzzweck von SeminarDesk am sinnvollsten ist.

Webhooks

In diesem Abschnitt gibt es zurzeit nur eine Option, über die festgelegt werden kann, ob die ggf. für Veranstaltungen/Termine hinterlegten Extrafelder über die Webhooks gesendet werden sollen oder nicht.

Automatisches Update des Webstatus für Termine

Die hier gesetzten Schwellwerte für das Verhältnis der Zahl bereits bestätigter Teilnehmer*innen eines Veranstaltungstermins zu seiner maximalen Teilnehmerzahl werden für das automatische Update des Webstatus von Veranstaltungsterminen herangezogen.