Webstatus eines Veranstaltungstermins

Für einzelne Termine lässt sich – zusätzlich zu ihrem Terminstatus – ihre Darstellung auf der Buchungsseite mithilfe ihres Webstatus innerhalb der Termindetails einer Veranstaltung steuern.

Einstellung des Webstatus beim Bearbeiten eines Veranstaltungstermins
Abb. Webstatus eines Veranstaltungstermins

Die Bedeutung der Webstatus

Die möglichen Webstatus sind:

  • „Plätze frei“ – Der Normalzustand für einen Termin.
  • „Wenig frei“ – Potenzielle Bucher*innen erhalten einen visuellen Hinweis, dass nur noch wenige Plätze frei sind.
  • „Nur Warteliste“ – Bucher*innen erhalten auf der Detailseite der Veranstaltung den Hinweis, dass nur noch Plätze auf der Warteliste frei sind. Weitere Anmeldungen über die Buchungsseite bekommen automatisch den Buchungsstatus „Warteliste“, und es wird – bei entsprechender Einstellung für Eingangsbestätigungen – statt der Anmelde- die Warteliste-E-Mail versandt.
  • „Ausgebucht“ – Der Termin wird als „ausgebucht“ dargestellt und kann auf der Buchungsseite nicht mehr gebucht werden. Hinweis: Eine manuelle Buchung bleibt aber unabhängig davon möglich.
  • „Ausgeblendet“ – Dieser Termin ist auf der Buchungsseite nicht sichtbar.
  • „Nur auf Buchungsseite“ – Dieser Termin wird in der Veranstaltungsübersicht nicht aufgeführt, ist jedoch auf der Detailseite der Veranstaltung auswählbar.
  • Storniert“ – Der Termin wird als „storniert“ dargestellt und kann auf der Buchungsseite nicht mehr gebucht werden. Der Termin hat jedoch keinen „Ist storniert“-Terminstatus; zugehörige Elemente wie Buchungen, Zimmerbelegungen und Raumbuchungen bleiben erhalten; eine manuelle Buchung bleibt möglich.

Webstatus automatisch aktualisieren lassen

Abhängig von der Anzahl schon vorhandener (bestätigter) Buchungen für einen Termin, lässt sich sein Webstatus auch automatisch aktualisieren.

Dies geschieht anhand allgemein gültiger Schwellenwerte, die unter Verwaltung – Setup – Allgemeine Einstellungen definiert sind.

Allgemeine Einstellungen für automatisches Update des Webstatus für Termine
Abb. Allgemeine Einstellungen für automatisches Update des Webstatus für Termine

Hier werden prozentuale Angaben gemacht für das Verhältnis schon bestätigter Teilnehmer*innen zur maximalen Teilnehmerzahl des Termins („Max TN“). Ist für einen Statusübergang kein Wert angegeben, dann findet dieser Statusübergang nicht automatisiert statt.

Hinweis: Gezählt werden von allen bestätigten Buchungen für einen Termin diejenigen Gäste, für deren Gastart die Art „Teilnehmer*in“ gesetzt ist.

Beim Bearbeiten der Termindetails einer Veranstaltung befindet sich – sofern eine maximale Teilnehmerzahl gesetzt ist – am Webstatus die Checkbox „Webstatus automatisch anpassen“. In dem zugehörigen Hilfetext stehen dann statt der allgemeinen Prozentangaben die konkreten Teilnehmerzahlen für die automatischen Wechsel zu „Wenig frei“, „Nur Warteliste“ bzw. „Ausgebucht“.

Option für automatische Anpassung des Webstatus mit konkreten Schwellwerten
Abb. Option für automatische Anpassung des Webstatus mit konkreten Schwellwerten

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