In SeminarDesk lässt sich eine Buchung auf mehreren Wegen anlegen:
- Eine Möglichkeit besteht durch Klick auf Buchungen – Neue Buchung anlegen.
- Die Option „Buchung anlegen“ findet sich auch direkt oben in SeminarDesk-Buchungslisten.
- Im Menüband eines Profils existiert die Funktion „Buchung anlegen“. Der/die Bucher*in ist dann schon vorbelegt.
- Zudem kann immer zuerst die jeweilige Veranstaltung gefunden und geöffnet werden und dann von dort aus auf „Neue Buchung“ geklickt oder aus einer Terminübersicht im Aktionen-Menü des Veranstaltungstermins die Aktion „Neue Buchung“ gewählt werden. In diesen Fällen ist der zu buchende Veranstaltungstermins schon gewählt.
SeminarDesk stellt zwei verschiedene Masken zum Anlegen einer neuen Buchung zur Verfügung. Der hier zuerst beschriebene Standard-Dialog erlaubt die Registrierung mehrerer Gäste mit unterschiedlichen Vorgaben für mehrere Veranstaltungstermine. Die „Bisherige Version“ getaufte, weiter unten beschriebene Buchungsmaske öffnet sich auf einen Klick auf den Button im Dialog unten links und ist auf Buchungen für 1 Termin beschränkt, bei der alle Gäste dieselben Vorgaben bzgl. An-/Abreise, Unterkunft und Verpflegung haben.
Dialog „Neue Buchung anlegen“
Bucher*in angeben
Im Dialog „Neue Buchung anlegen“ müssen wir zunächst den Name des/r Bucher*in eingeben. Wir können dazu ein bestehendes Profil auswählen oder ein neues Profil erstellen.
Veranstaltungstermin(e) wählen
Anschließend müssen wir der Buchung Termine hinzufügen. Dies kann 1 Termin sein – doch es kann auch eine Buchung über mehrere Termine (sog. Mehrfachbuchung) erstellt werden. Die Veranstaltungstermine lassen sich in einem dedizierten Dialog auswählen. Durch Bestätigung mit „n Termine hinzufügen“ werden sie der Übersicht hinzugefügt und ausgewählt.
Gäste hinzufügen
Nun können wir Gäste zu den gewählten Terminen hinzufügen. In einem weiteren dedizierten Dialog werden vorhandene Personenprofile angezeigt – standardmäßig gefiltert auf das Bucher*in-Profil sowie ggf. alle Personen mit derselben (primär) verknüpften Firma/Organisation. Der Filter lässt sich durch Klick auf „Alle“ entfernen, und auch eine Suche in den angezeigten Personenprofilen ist möglich.
Alternativ oder zusätzlich können wir ein neues Profil erstellen und als Gast hinzufügen oder unbenannte Gäste hinzufügen. Für alle hier ausgewählten Gäste für die zuvor gewählten Termine treffen wir nun Angaben zu
- Anreise– und Abreise-Zeit,
- Gastart, z. B. Teilnehmer*in, Begleitperson, Referent*in, Assistent*in,
- Preisstufe,
- Sonderwünschen,
- Preisliste für die Teilnahmegebühr,
- Art der Teilnahme,
- Unterkunft inkl. Zimmertyp und
- Verpflegung inkl. Details zur Verpflegung (also der Möglichkeit, bspw. ein zusätzliches Abendessen und Frühstück mitzubuchen).
Die zu treffenden Angaben sind abhängig von den Festlegungen für die zu buchenden Veranstaltungstermine.
Beim Hinzufügen von Gästen zu mehreren Terminen kann von den Termin-Standards hier nicht abgewichen werden. Änderungen sind dann jedoch noch einzeln in den Details der angelegten Buchung möglich.
Mit Klick auf Gäste hinzufügen gelangen wir wieder zur Übersicht der anzulegenden Buchung mit den soeben hinzugefügten Gästen.
Wollen wir hingegen eine Gruppe zu den gewählten Terminen hinzufügen, bspw. eine Schulklasse und Seminargruppe aus mehreren Personen, die nicht einzeln bekannt sind, gehen wir in einem separaten Dialog ähnlich vor. Details beschreibt dieser Artikel.
Buchung abschließen
Das Hinzufügen von Terminen, Gästegruppen und Einzelgästen mit spezifischen Angaben lässt sich beliebig kombinieren und wiederholen, bis die gewünschte Buchung komplett ist. Oberhalb der Übersicht können wir ggf. weitere Buchungsdetails angeben.
Mit Klick auf „Buchung anlegen“ wird schließlich die Buchung angelegt und in einem neuen Browsertab geöffnet.
Bisherige Version
Durch Klick auf „Bisherige Version verwenden“ öffnet SeminarDesk in einem neuen Browsertab eine ältere Version der Maske zum Anlegen einer Buchung. Sie ist auf Buchungen für 1 Termin (oder 1 mehrteilige Veranstaltung) beschränkt, bei der alle Gäste dieselben Vorgaben bzgl. An-/Abreise, Unterkunft und Verpflegung haben.
Auch hier müssen wir zunächst den Name des/r Bucher*in eingeben. Wir können dazu ein bestehendes Profil auswählen oder ein neues Profil erstellen.
Sodann wählen wir die Gastart – z. B. Teilnehmer*in, Begleitperson, Referent*in, Assistent*in – und geben ggf. Sonderwünsche an.
Im Abschnitt „Buchung“ wählen wir nun den Veranstaltungstermin, können dann unter anderem Teilnahme-Preisliste und Preisstufe sowie Angaben zur Verpflegung ändern und wählen ggf. die gewünschte Unterkunft.
Hier ist es bspw. möglich, für Gäste, die am Vorabend einer Veranstaltung anreisen, in den Details zur Verpflegung ein zusätzliches Abendessen und Frühstück mitzubuchen.
Im Abschnitt „Gäste“ können wir weitere Personen zu dieser Buchung hinzufügen. Die Gastdaten bestehen in der Regel aus Anrede, Vor- und Nachname, Geschlecht und Alter sowie der Gastart.
Durch Klick auf „Speichern“ wird schließlich die Buchung angelegt und geöffnet.