Webeinstellungen einer Veranstaltung

Mit SeminarDesk können die Einstellungen für die externe Buchungsseite, von der aus Teilnehmende sich anmelden können, für jede Veranstaltung angepasst werden.

Die Einstellungen finden sich durch Klick auf „Veranstaltung bearbeiten“ über eine der Veranstaltungslisten. Danach muss auf „Webeinstellungen“ geklickt werden.

Abb. Webeinstellungen bearbeiten

Tipp: Diese Einstellungen können auch als Standard für alle zukünftigen Veranstaltungen definiert werden. Die Einstellungen hierfür finden sich unter Verwaltung – Setup – Buchungsseite – Standard-Webeinstellungen.

Unter den Webeinstellungen kann direkt oben durch Klick auf „Externe Buchungsseite anzeigen“ die Buchungsseite jederzeit neu geladen werden. Dies ist hilfreich, um zu überprüfen, wie die Veranstaltung aktuell für Teilnehmende dargestellt wird. 

Abb. Externe Buchungsseite anzeigen

Status

Beim Anlegen einer Veranstaltung wird automatisch die dazugehörige Buchungsseite generiert und freigeschaltet bzw. angezeigt. Sollte dies nicht gewünscht sein, kann der Status geändert werden in „nicht online verfügbar“. Somit können nur interne bzw. manuelle Buchungen über SeminarDesk angelegt werden.

Falls die Einstellung „nicht online verfügbar“ ausgewählt wird, sind die darunter aufgeführten Dropdown-Einstellungen nicht von Bedeutung und können ignoriert werden. 
 

Abb. Status einer Veranstaltung

Übersichtsseite:

Dieses Menü hat 3 Optionen

  • Ja, die Veranstaltung ist auf der Übersichtsseite verfügbar“ erlaubt es, diese Veranstaltung in der Übersicht auf der Buchungsseite anzuzeigen, neben all den anderen Veranstaltungen.
  • Nein, nur mit direktem Link buchbar“ bedeutet, dass die Veranstaltung nicht in der Veranstaltungsübersicht angezeigt wird, aber Teilnehmende mit Klick auf den Link zur Buchungsseite gelangen können. 
  • Ja, auf Übersichtsseite verfügbar, aber kein Link zur Detailseite“ zeigt die Veranstaltung zwar an, aber Teilnehmende können die Veranstaltung nicht auswählen, um mehr zu erfahren oder zu buchen. Dies kann hilfreich sein, wenn Veranstaltungen bereits vermarktet werden sollen, die Details aber noch nicht feststehen.

Detailseite:

Die Detailseite zeigt ein Headerbild und mehr Informationen über die Veranstaltung an. Von hier aus starten Teilnehmende ihre Buchungen.

Das Menü verfügt über 3 weitere Optionen:

  • Keine Detailseite“: Die Veranstaltung kann zwar in der Übersicht angezeigt werden, aber es existiert keine Schaltfläche, um mehr Informationen zu bekommen bzw. zur Anmeldung zu gelangen.
    Wurde bereits ein Direktlink zur Detailseite verschickt und wird dieser geklickt, erscheint die Meldung: „Diese Veranstaltung existiert nicht oder steht nicht zur Anmeldung zur Verfügung.“
  • Detailseite anzeigen, aber keine Buchung verfügbar“ erlaubt es, die Veranstaltungsdetails auf der Veranstaltungsübersicht und der Detailseite anzuzeigen, aber der folgende Hinweis wird eingeblendet: „Die Online-Anmeldung steht für diese Veranstaltung nicht zur Verfügung“.
  • Detailseite mit Buchungsmöglichkeit anzeigen“ erlaubt es Teilnehmenden, die Buchungsseite zu erreichen und sich online anzumelden. 

Schließlich kann noch die Dauer festgelegt werden, wie lange die Veranstaltung online angezeigt bzw. buchbar sein soll. Handelt es sich um mehrteilige Veranstaltungen, die zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr wählbar sein sollen, so kann die Option „Bis nach erstem Termin“ angeklickt werden.

Veranstaltungsdetails anzeigen

Abb. Buchungsdetails festlegen

Mit SeminarDesk können je nach Veranstaltung verschiedene Informationen auf der Detailseite angezeigt werden. 

Es kann zudem ein Vorschaubild für die Veranstaltungsübersicht oder auch ein Headerbild hochgeladen werden. Empfohlenes Format: JPG Grafik-Dateien. Die optimale Größe des Headerbildes beträgt 960×400 Pixel (bzw. ein Vielfaches davon mit einem Seitenverhältnis 2,4:1). Die optimale Größe des Vorschaubildes beträgt 300×200 Pixel (bzw. ein Vielfaches davon mit einem Seitenverhältnis 3:2).

Mit den folgenden Einstellungen kann die Buchungsseite mit weiteren Details ausgestattet werden, wie z.B. dem Namen des Veranstaltungsleitenden. Auch kann ausgewählt werden, ob die Kosten auf der Buchungsseite zusammengefasst oder separat angezeigt werden sollen. Sollte eine Veranstaltung sehr viele Termine beinhalten, so können diese als Dropdown aufgelistet werden. 

Tipp: Um verschiedene Funktionen zu testen bzw. alles aus der Sicht der Teilnehmenden zu sehen, kann die Aktion „Externe Buchungsseite anzeigen“ genutzt werden.

Zimmertypen

Falls Teilnehmende Übernachtungen buchen können, so kann hier festgelegt werden, welche Zimmertypen bei der Anmeldung verfügbar sein sollen. Die verschiedenen Zimmertypen werden über Verwaltung – Setup Ressourcen – Zimmer und Zimmertypen definiert. 

Ein Bestandteil der Einrichtung des SeminarDesk-Kontos ist das Anlegen von vorhandenen Zimmern und Zimmertypen. Zur Ersteinrichtung sollte unser Support-Team kontakt werden.

Mehr Information zum Anlegen von Zimmertypen finden sich außerdem hier.

Vorschautexte, die Beschreibung der Veranstaltung und wichtige Hinweise können in den Abschnitten weiter unten eingetragen werden.

Die Einstellungen werden wirksam durch Klick auf „Speichern“.

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