Mit vielerlei Einstellungen lässt sich die SeminarDesk-Buchungsseite, über die Teilnehmer*innen sich online zu veröffentlichten Terminen anmelden können, je nach Bedarf für alle Veranstaltungen und außerdem für jede Veranstaltung spezifisch anpassen. Hierzu zählen auch die die Veranstaltung beschreibenden Texte.
Webeinstellungen aufrufen
Die Webeinstellungen einer Veranstaltung sind bspw. beim Bearbeiten der Veranstaltung durch Klick auf „Webeinstellungen“ erreichbar.
Tipp: Diese Einstellungen können auch als Standard für alle neu angelegten Veranstaltungen definiert werden. Die Einstellungen hierfür finden sich unter Verwaltung – Setup – Buchungsseite – Standard-Webeinstellungen. In den Webeinstellungen einer einzelnen Veranstaltung weisen die grünen und orangefarbenen Symbole darauf hin, ob die Einstellungen dem Standard entsprechen oder nicht.
In den Webeinstellungen können wir über den Link „Buchungsseite anzeigen“ die Buchungsseite jederzeit neu laden, vor allem um zu überprüfen, wie die Veranstaltung aktuell für Buchende dargestellt wird.
Verfügbarkeit der Buchungsseite
Status
Beim Anlegen einer Veranstaltung wird automatisch die dazugehörige Buchungsseite generiert und freigeschaltet bzw. angezeigt. Sollte dies nicht gewünscht sein, können wir den Status dementsprechend in „Nicht veröffentlicht“ ändern. Dadurch können nur interne bzw. manuelle Buchungen über SeminarDesk angelegt werden.
Falls die Einstellung „Nicht veröffentlicht“ ausgewählt wird, sind infolgedessen die darunter aufgeführten Dropdown-Einstellungen nicht von Bedeutung und können ignoriert werden.
Hinweis: Im Rahmen der hier vorgenommenen Einstellungen können einzelne SeminarDesk-Veranstaltungstermine mittels ihres Terminstatus und in ihren „Einstellungen Buchungsseite“ mittels des Webstatus sowie des Buchungs- oder Veröffentlichungszeitraums ausgeblendet bzw. nicht buchbar gesetzt werden.
Übersichtsseite
Dieses Menü hat 3 Optionen:
- „Ja, die Veranstaltung ist auf der Übersichtsseite verfügbar“ erlaubt es, Termine dieser Veranstaltung in der Übersicht auf der Buchungsseite anzuzeigen, neben all den anderen Veranstaltungsterminen.
- „Nein, nur mit direktem Link buchbar“ bedeutet, dass Termine dieser Veranstaltung nicht in der Übersicht angezeigt wird, aber Interessierte mit einem direkten Link zur Buchungsseite gelangen können.
- „Ja, auf Übersichtsseite verfügbar, aber kein Link zur Detailseite“ zeigt die Termine zwar an, aber Besucher*innen können diese nicht auswählen, um mehr zu erfahren oder zu buchen. Dies kann hilfreich sein, wenn Veranstaltungen bereits vermarktet werden sollen, die Details aber noch nicht feststehen.
Detailseite
Die Detailseite einer Veranstaltung zeigt ein Headerbild und mehr Informationen über die Veranstaltung an. Von hier aus starten Interessierte ihre Buchungen.
Das Menü verfügt über 3 weitere Optionen:
- „Keine Detailseite“: Die Termine der Veranstaltung werden zwar in der Übersicht angezeigt, aber es existiert keine Schaltfläche, um mehr Informationen zu bekommen bzw. zur Anmeldung zu gelangen.
Wurde bereits ein Direktlink zur Detailseite verschickt und wird dieser geöffnet, so erscheint die Meldung: „Diese Veranstaltung existiert nicht oder steht nicht zur Anmeldung zur Verfügung.“ - „Detailseite anzeigen, aber keine Buchung verfügbar“ erlaubt es, die Veranstaltungsdetails auf der Veranstaltungsübersicht und der Detailseite anzuzeigen, aber der folgende Hinweis wird eingeblendet: „Die Online-Anmeldung steht für diese Veranstaltung nicht zur Verfügung“.
Optional kann ein Link zu einer externer Buchungsseite angegeben werden. - „Detailseite mit Buchungsmöglichkeit anzeigen“ hingegen erlaubt es Interessierten, die Buchungsseite zu erreichen und sich online anzumelden.
Dauer
Diese Einstellung legt fest, wie lange die Termine dieser Veranstaltung auf der Übersichtsseite sichtbar sein sollen (sofern sie dort überhaupt verfügbar sind, siehe oben). Angenommen, unsere Veranstaltung beinhaltet insgesamt 4 Termine, so haben die verschiedenen Optionen dieser Einstellung die folgenden Auswirkungen:
- „Bis vor erstem Termin“: Alle Termine dieser Veranstaltung sind auf der Übersichtsseite verfügbar, solange der erste noch nicht begonnen hat, d. h. die 3 letzten Termine sind nur noch mit direktem Link zur Detailsseite buchbar, sobald der erste bereits begonnen hat.
- „Bis nach erstem Termin“: Alle Termine stehen solange auf der Übersichtsseite, bis der erste Termin vorbei ist.
- „Bis vor letztem Termin“: Alle noch nicht beendeten Termine stehen auf der Übersichtsseite, solange der letzte Termin noch nicht begonnen hat.
- „Bis nach letztem Termin“: Alle noch nicht beendeten Termine stehen auf der Übersichtsseite.
Hinweise:
- Veranstaltungstermine in einem Terminstatus mit „Veröffentlichung erlaubt“ sind – vorbehaltlich gesonderter Einstellungen bzgl. der Sichtbarkeit mittels Webstatus oder Veröffentlichungszeitraum – auf der Veranstaltungs-Detailseite bis zu ihrem Ende sichtbar.
- Beendete Veranstaltungstermine können über die Anzeige-Einstellung „Vergangene Termine anzeigen“ (siehe unten) weiterhin auf der Detailseite sichtbar geschaltet werden.
- Beendete Veranstaltungstermine können außerdem – unabhängig von der hier eingestellten „Dauer“ – als Archiv verfügbar gemacht werden, indem unter Verwaltung – Setup – Buchungsseite – Einstellungen Buchungsseite im Abschnitt „Website-Einstellungen“ die Option „Vergangene Termine anzeigen“ aktiviert wird.
Anzeige
Die Einstellungen der Anzeige erlauben uns, auf der SeminarDesk-Buchungsseite je nach Veranstaltung verschiedene Informationen anzuzeigen.
Wir können – abweichend vom intern gesetzten Titel – den anzuzeigenden Titel und einen Untertitel angeben oder die intern gesetzten Terminnamen verwenden.
Wir können zudem ein Teaser-Bild für die Veranstaltungsübersicht und ein Header-Bild für die Detailseite hochladen. Empfohlenes Format dafür: JPEG-Grafik-Dateien. Die optimale Größe des Headerbildes beträgt 960×400 Pixel (bzw. ein Vielfaches davon mit einem Seitenverhältnis 2,4:1). Die optimale Größe des Vorschaubildes beträgt 300×200 Pixel (bzw. ein Vielfaches davon mit einem Seitenverhältnis 3:2).
Mit den weiteren Einstellungen können wir die SeminarDesk-Buchungsseite mit weiteren Details ausstatten, wie z. B. den Namen der Referent*innen und Kontaktpersonen oder den schon beendeten Terminen, sowie festlegen, wie die Preise angegeben werden.
Buchung
Darüberhinaus können wir festlegen, welche Buchungsoptionen für die Veranstaltung angeboten werden.
Tipp: Um verschiedene Funktionen zu testen bzw. alles aus der Sicht der Buchenden zu sehen, kann die Aktion „Externe Buchungsseite anzeigen“ genutzt werden, siehe oben.
Standard- und Pflichtfelder
Anmeldeformulare auf der SeminarDesk Buchungsseite haben folgende Standardfelder für Buchende, Erwachsene und Kinder. Wir können sie, falls benötigt, einzeln als Pflichtfelder markieren.
Hinweise: Diese Felder können nicht ausgeblendet und auch nicht erweitert werden. Ihr Geschlecht teilen Buchende über ihre Anrede mit.
Zimmertypen
Falls Teilnehmer*innen Übernachtungen buchen können, so können wir hier festlegen, welche Zimmertypen auf der Buchungsseite zur Auswahl stehen. Die verschiedenen Zimmertypen werden über Verwaltung – Setup – Ressourcen – Zimmer und Zimmertypen definiert.
Verpflegungsarten
Genauso können wir die angebotenen Verpflegungsarten definieren.
Gastarten
Auch die auswählbaren Gastarten können wir einschränken.
Preisstufen
Und die buchbaren Preisstufen können wir ebenfalls auswählen.
Hinweis: Für die Preisermittlung mittels Preisstufen-Reihenfolge (hier erläutert) hat die Verfügbarkeit auf der Buchungsseite keine Auswirkung. Die Preisberechnung für online und intern Buchende führt immer zu demselben Preis.
Texte für die Buchungsseite
Vorschautexte, die Beschreibung der Veranstaltung und wichtige Hinweise tragen wir dann in den Abschnitten weiter unten ein.
Für die Erstellung der Texte kommt ein HTML-Editor mit umfangreichen Möglichkeiten zur Formatierung zum Einsatz. So können wir bspw. Überschriften, Hervorhebungen, Listen und Links verwenden. Spezielle Funktionen helfen beim Übernehmen formatierter Inhalte aus anderer Software. Einzubindende Bilder können wir sowohl in eine eigene Bibliothek hochladen und von dort mehrfach verwenden als auch extern hosten. (Über „Weitere Optionen“ während der Auswahl des Bildes können wir übliche Formatierungen vornehmen.) Über einen Umweg können wir auch PDF-Dokumente einfügen.
Die Einstellungen werden wirksam durch Klick auf „Speichern“.