Über den Hauptmenüpunkt Verwaltung – Setup – Ressourcen – Zimmer und Zimmertypen können die in SeminarDesk angebotenen Unterkunftskategorien (Zimmertypen) und die vorhandenen Zimmer angelegt und bearbeitet werden.
Zimmertypen
Ein Zimmertyp fasst Zimmer mit derselben Kapazität und/oder Ausstattung zusammen. Die Preise für Übernachtungen werden dann anhand des Zimmertyps festgelegt.
Während Code und Bezeichnung der Zimmertypen in SeminarDesk intern verwendet werden, erscheint auf Rechnungen und der Buchungsseite ihre externe Bezeichnung. Zusätzlich wird auf der Buchungsseite ggf. die externe Beschreibung angezeigt; hier können also auf Wunsch weitere Informationen für Buchende hinterlegt werden.
Für einen Zimmertyp mit Code „EXTERN“ wird auf der Buchungsseite nicht die externe Bezeichnung angezeigt, sondern der in den Buchungsseite-Einstellungen hinterlegte Text für Unterkunft außerhalb.
Die Markierung Gästepauschale kann für Übernachtungsoptionen verwendet werden, bei denen tatsächlich kein Zimmer belegt wird (bspw. weil die Übernachtung außerhalb stattfindet) und SeminarDesk dementsprechend keinen Unterkunftspreis berechnen soll, jedoch trotzdem ein Pauschalbetrag bspw. für die Nutzung der sanitären Einrichtungen oder Gemeinschaftsräume gebucht werden soll. Die Höhe dieses Pauschalbetrags ist wie für jeden anderen Zimmertyp in der Preisliste für Unterkunft festzulegen, unterliegt jedoch der gesonderten Standard-Umsatzverteilung „Gästepauschale“.
Die Farbe kann zur Hervorhebung des Zimmertyps im Zimmerkalender, im Kalender der Buchungen sowie in der Liste der Zimmerbelegungen angegeben werden. Sie ergänzt ggf. die Farbe der gebuchten Veranstaltung.
Tipp: Verpflichtende Zusatzleistungen lassen sich auf bestimmte Zimmertypen beschränken.
Zimmer
Im Abschnitt „Zimmer“ werden die verfügbaren Zimmer mit ihren Eigenschaften aufgelistet.
Jedes Zimmer in SeminarDesk muss genau einem Zimmertypen zugewiesen werden. Dies bedeutet, dass ein Zimmer nicht gleichzeitig bspw. als Einzel- und als Doppelzimmer angelegt werden kann.
Wird ein Zimmer in so einer „Doppelfunktion“ genutzt, so sollte es mit dem „allgemeineren“ Typ – in unserem Beispiel also Doppelzimmer – angelegt werden. Soll ein Zimmer dann als Einzelzimmer genutzt werden, so kann in der jeweiligen Zimmerbelegung die Option „Einzelnutzung“ aktiviert werden.
Unabhängig vom tatsächlich gebuchten Zimmertyp kann in einer Buchung grundsätzlich auch ein Zimmer eines anderen Typs zugewiesen werden. Der Preis wird stets auf Basis des gebuchten Zimmertyps ermittelt, nicht anhand des zugewiesenen Zimmers. Soll ein anderer als der ursprünglich gebuchte Zimmertyp berechnet werden, so geht das über die Bearbeitung der Buchungszeile.
Last but not least kann eine Farbe zur Hervorhebung des Zimmers im Zimmerkalender, im Kalender der Buchungen sowie in der Liste der Zimmerbelegungen angegeben werden. Sie ersetzt ggf. die Farbe des Zimmertyps (siehe oben) und ergänzt ggf. die Farbe der gebuchten Veranstaltung.
Zimmeranbieter
Im Abschnitt „Zimmeranbieter“ können ebensolche verwaltet werden. In ihren Details lassen sich dann einzelne Zimmer einem Zimmeranbieter zuordnen (siehe oben). Dies kann hilfreich sein, wenn Beherbergungskapazitäten angeboten werden, die von externen Anbietern eingekauft sind. In Preislisten für Unterkunft lassen sich jene Kosten in den Preisdetails einzelner Zimmertypen hinterlegen.