Preislisten für Unterkunft, Verpflegung und Sonstiges

Grundlagen

Grundlage für die Preise von Unterkunft, Verpflegung und Sonstigem auf der Buchungsseite und in Buchungen sind in SeminarDesk hinterlegte Preislisten. Das Anlegen der Preislisten für Unterkunft, Verpflegung und Sonstiges sowie ggf. verschiedener Preisstufen erfolgte höchstwahrscheinlich bereits während der Ersteinrichtung von SeminarDesk. Irgendwann wird jedoch eine Änderung notwendig, und das gucken wir uns jetzt an.

Über Verwaltung – Preislisten ist das problemlos und flexibel möglich. Doch Achtung: Änderungen an Preislisten wirken sich direkt auf jede darauf folgende Buchung der betroffenen Dienstleistung aus. Und ein zweites Achtung: Angebotene Leistungen, für die kein Preis hinterlegt ist, werden dementsprechend ohne Preis gebucht.

Im Folgenden werden zwei Wege zur Anlage von neuen Preislisten beschrieben sowie ihr grundsätzlicher Aufbau dargestellt. Darüberhinaus sind Differenzierungen nach Preisstufen und Altersstufen möglich, was in einem separaten Artikel beschrieben ist.

Verwaltung der Preislisten für Unterkunft, Verpflegung und Sonstiges
Abb. Preislisten für Unterkunft, Verpflegung und Sonstiges

Arten von Preislisten

Wir betrachten hier drei Arten von Preislisten:

  • Unterkunft – Die Preise pro Nacht und Person werden in SeminarDesk pro Zimmertyp hinterlegt.
  • Verpflegung – SeminarDesk kennt insgesamt fünf „Mahlzeiten“ – Frühstück, Vormittagspause, Mittagessen, Nachmittagspause und Abendessen – für die jeweils ein separater Preis hinterlegt werden kann.
  • Sonstiges – Leistungen, die für einen Veranstaltungstermin zusätzlich gebucht werden können oder müssen und als separate Leistung in der Rechnung erscheinen sollen, z. B. Kurtaxe, aktuelles Buch des dozierenden Professors, Klimapauschale. Diese Leistungen können darüberhinaus auch einzeln verwendet werden (siehe unten).
Preisliste für Unterkunft
Abb. Preisliste für Unterkunft

Die Preise für diese Leistungen sind oft über Veranstaltungen hinweg identisch. Die zentral verwalteten Preislisten lassen sich für verschiedene Veranstaltungen verwenden.

Hingegen sind Teilnahmegebühren, also die Preise für die Teilnahme an einer Veranstaltung, oft Veranstaltungs-spezifisch und werden beim Anlegen einer Veranstaltung festgelegt; mehr dazu in einem separaten Artikel.

Sollen darüber hinaus Leistungen der Unterkunft, Verpflegung oder Veranstaltungsteilnahme um individuelle Ergänzungen oder Anpassungen abgeändert werden können, so lassen sich hierfür die sog. Sonderwünsche nutzen. Bspw. könnte eine vegane oder glutenfreie Verpflegung oder allergiefreie Bettwäsche angeboten werden, bei deren Buchung der hier verwaltete Grundpreis für Verpflegung bzw. Unterkunft pauschal angehoben wird bzw. werden kann. Auch dazu gibt es einen separaten Artikel.

Preislisten kopieren

Der schnellste Weg zur neuen Preisliste ist das Duplizieren einer bestehenden über den Link „Kopieren“. Anschließend können die einzelnen Preise nach Wunsch angepasst werden.

Funktionen zum Kopieren einer Preisliste
Abb. Funktionen zum Kopieren einer Preisliste

Das Kopieren ist auf zwei Ebenen möglich, die weiter unten erläutert werden.

Preislisten hinzufügen

Alternativ kann über „Hinzufügen“ eine neue Preisliste angelegt und dann befüllt werden.

Funktionen zum Hinzufügen einer Preisliste
Abb. Funktionen zum Hinzufügen einer Preisliste

Auch dies geschieht auf zwei Ebenen und wird im Folgenden erklärt.

Hinweis: Um die Preise für Unterkunft oder Verpflegung ab einem bestimmten Zeitpunkt anzupassen, ist es nicht notwendig, eine neue Preisliste anzulegen bzw. eine bestehende zu kopieren. Stattdessen kann auch innerhalb einer bestehenden Preisliste ein neuer Gültigkeitsabschnitt angelegt werden.

Aufbau einer Preisliste

Preislisten sind verschachtelt aufgebaut, wodurch sie flexibel gestaltet und verwendet werden können.

Name

Auf erster Ebene hat die Preisliste lediglich einen Namen, optional eine interne Bemerkung sowie die Möglichkeit der Deaktivierung.

Bearbeitung des Namens einer Preisliste
Abb. Bearbeitung des Namens einer Preisliste

Es sind verschiedene Preislisten denkbar, z. B. für unterschiedliche Veranstaltungstypen oder Zielgruppen oder für Verpflegung mit Zutaten aus konventioneller bzw. biologischer Landwirtschaft. Über ihren Namen greifen wir dann auf die gültige Version einer Preisliste zu.

Gültigkeit

Auf zweiter Ebene können wir zwischen verschiedenen Versionen der Preisliste anhand ihrer zeitlichen Gültigkeit unterscheiden. Preisanpassungen zu einem bestimmten Stichtag (z. B. Jahreswechsel, Saisonwechsel, Umsatzsteuer-Änderung) lassen sich am besten auf dieser Ebene realisieren. Anders gesagt: Um die Preise ab einem bestimmten Zeitpunkt anzupassen, kann innerhalb einer bestehenden Preisliste ein neuer Gültigkeitsabschnitt angelegt werden.

Bearbeiten des Gültigkeitsbeginns einer Preisliste
Abb. Bearbeiten des Gültigkeitsbeginns einer Preisliste

Zu einem bestimmten Zeitpunkt ist maximal eine Version gültig. Eine Version ist ab dem angegebenen Datum und bis vor den Gültigkeitsbeginn der nächsten Version gültig.

Hinweis: Es wird für den gesamten Zeitraum, der durch eine Buchungszeile abgedeckt ist, die am Ankunftstag gültige Preisliste verwendet.

Achtung: Angebotene Leistungen, für die kein Preis hinterlegt ist, werden dementsprechend ohne Preis gebucht. Darum sollte es fast immer eine heute gültige Version geben.

Preisdetails

Auf dritter Ebene befindet sich dann die eigentliche Liste von Preisen mit den Preisdetails. Sie unterscheiden sich je nach Art der Preisliste (siehe oben):

  • Unterkunft – Preise für Zimmertypen
  • Verpflegung – Preise für Mahlzeiten
  • Sonstiges – Preise für sonstige Leistungen
Preisdetails für einen Zimmertyp
Abb. Preisdetails für einen Zimmertypen
Preisdetails für Verpflegung
Abb. Preisdetails für Verpflegung
Preisdetails für eine sonstige Leistung
Abb. Preisdetails für eine sonstige Leistung

Auf Differenzierungen nach Preisstufen und Altersstufen wird in einem separaten Artikel eingegangen.

Achtung: Angebotene Leistungen, für die kein Preis hinterlegt ist, werden dementsprechend ohne Preis gebucht. Enthält bspw. eine Unterkunfts-Preisliste für bestimmte Zimmertypen, Preisstufen oder Altersstufen keinen Eintrag, sollte dies bei der Verwendung der Preisliste bedacht werden.

Hinweise:

  • Die Berechnungsart „Manuell“ einer sonstigen Leistung eignet sich für Leistungen, die einzelnen Buchungen bei Bedarf und mit individuellem Preis hinzugefügt werden können.
  • Für eine sonstige Leistung mit Zeilentyp „Gutschrift“ ist ein negativer Preis einzugeben.
  • Bezeichnungen für die gebuchten Leistungen, Währungen usw. können in den Allgemeinen Einstellungen konfiguriert werden.

Umsatzverteilung

Auf vierter Ebene kann eine Umsatzverteilung abweichend von der Standard-Umsatzverteilung (siehe unten) festgelegt werden.

Spezifische Umsatzverteilung für ein Preisdetail
Abb. Spezifische Umsatzverteilung für ein Preisdetail

Standard-Umsatzverteilung

Die Angaben zu Umsatzverteilungen definieren, welche Leistung auf welches Buchhaltungskonto gebucht werden soll. Dabei kommt die hier für den jeweiligen Umsatztyp festgelegte Standard-Umsatzverteilung zur Anwendung, wenn nicht eine individuelle Umsatzverteilung für das Preisdetail angegeben ist (siehe oben).

Abschnitt Standard-Umsatzverteilung
Abb. Standard-Umsatzverteilung

Die Umsatztypen auf erster Ebene (Teilnahme, Unterkunft, Verpflegung usw.) sind fix und vollumfänglich. Auf zweiter Ebene findet die buchhalterische Zuweisung statt, wobei eine Verteilung auf mehrere Einträge festgelegt werden kann (aber nicht muss).

Eintrag für die Umsatzverteilung
Abb. Eintrag für die Umsatzverteilung

Funktionen zum Löschen und Neuberechnen

Achtung: Die hier beschriebenen Funktionen dienen der schnellen Fehlerkorrektur. Im Rahmen von Housekeeping oder Preisänderungen sind sie ungeeignet.

Die oben beschriebenen Preislisten und ihre Elemente können mit dem jeweiligen Link „Löschen“ unter gewissen Voraussetzungen auch gelöscht werden.

Außerdem ist es mit den Funktionen „Umsatzverteilung neu berechnen“ und „Preise neu berechnen“ am Ende der Seite möglich, entsprechende Änderungen direkt auf alle Buchungen anzuwenden. Letzteres dauert je nach Anzahl der Buchungen eine Weile und passiert asynchron im Hintergrund. Ohne Auslösen dieser Funktionen wirken sich Änderungen auf alle Buchungen aus, die neu angelegt oder deren Leistungen bearbeitet werden.

Funktionen zum Neuberechnen von Umsatzverteilung bzw. Preisen
Abb. Funktionen zum Neuberechnen

Verwendung der Preislisten

Wenn wir nun einen neuen Veranstaltungstermin anlegen oder bearbeiten, können wir unsere Preislisten für Unterkunft, Verpflegung und Sonstiges verwenden.

Festlegung der Preise für Unterkunft, Verpflegung und Sonstiges eines Veranstaltungstermins mithilfe von Preislisten
Abb. Festlegung der Preise für Unterkunft, Verpflegung und Sonstiges eines Veranstaltungstermins mithilfe von Preislisten

Hier stehen die Namen aller aktiven Preislisten zur Auswahl. Verwendung findet dann jeweils die zum jeweiligen Zeitpunkt gültige Version, siehe oben.

Wichtig: Mit den Preislisten für Unterkunft und Verpflegung wird nicht endgültig gesteuert, welche Leistungen für einen Veranstaltungstermin angeboten werden, sondern es werden Preise für angebotene Leistungen festgelegt. Für die einzelnen Leistungsarten gilt:

  • Unterkunft – Die über die Buchungsseite angebotenen Zimmertypen werden in den Webeinstellungen einer Veranstaltung festgelegt.
  • Verpflegung – Die zum Veranstaltungstermin gehörenden Mahlzeiten werden dort festgelegt (über den Link hinter „Mahlzeiten“). Sollen Gäste aus verschiedenen Verpflegungsarten (z. B. nur Frühstück oder Halbpension) wählen können, wird auch diese Auswahl in den Webeinstellungen der Veranstaltung festgelegt.
  • Sonstiges – Alle Positionen der gewählten Preisliste werden als Paket automatisch jeder erstellten Buchung für diesen Termin hinzugefügt. Dabei werden sie jeweils als separate Leistung aufgeführt und erscheinen damit auch separat in der Rechnung.

Die Einträge der „Preislisten Sonstiges“ können außerdem für die Aktion „Leistung hinzufügen“ in einer Buchung verwendet werden, wenn besondere Leistungen während der Veranstaltung bzw. des Aufenthalts von einzelnen Gästen gebucht werden. Diese Funktion wird in einem separaten Artikel beschrieben.

Preislisten für Gäste einer Buchung bearbeiten

Die für einen Gast geltenden Preislisten sind dann in der Buchung im Abschnitt „Gäste und Buchungsdetails“ angegeben und mit der jeweiligen Aktion „Bearbeiten“ änderbar. Hier kann auch ein von der Preisliste abweichender „Tatsächlicher Preis“ gesetzt werden.

Unterkunft-Preisliste eines Gastes in den Buchungsdetails
Abb. Unterkunft-Preisliste eines Gastes in den Buchungsdetails
Buchungszeile „Unterkunft“ eines Gastes bearbeiten
Abb. Buchungszeile „Unterkunft“ eines Gastes bearbeiten
Verpflegung-Preisliste eines Gastes in den Buchungsdetails
Abb. Verpflegung-Preisliste eines Gastes in den Buchungsdetails
Buchungszeile „Verpflegung“ eines Gastes bearbeiten
Abb. Buchungszeile „Verpflegung“ eines Gastes bearbeiten

Mit der Funktion „Gäste bearbeiten“ kann eine Preisliste auch für mehrere Gäste eines Veranstaltungstermins gesetzt werden.

Bearbeiten mehrerer Gäste einer Buchung
Abb. Bearbeiten mehrerer Gäste einer Buchung

Ähnliche Artikel