Grundlage für die Preise von Unterkunft, Verpflegung und Sonstigem auf der Buchungsseite und in Buchungen sind in SeminarDesk hinterlegte Preislisten.
Die Preise für diese Leistungen sind oft über Veranstaltungen hinweg identisch; die Preislisten dafür sind daher zentral verwaltet und lassen sich für verschiedene Veranstaltungen verwenden.
Hingegen sind Teilnahmegebühren, also die Preise für die Teilnahme an einer Veranstaltung, oft Veranstaltungs-spezifisch und werden beim Anlegen einer Veranstaltung festgelegt; mehr dazu in einem separaten Artikel.
Im Folgenden geht es also um Preislisten für Unterkunft, Verpflegung und Sonstiges.
Grundlagen
Das Anlegen der SeminarDesk-Preislisten für Unterkunft, Verpflegung und Sonstiges sowie ggf. verschiedener Preisstufen erfolgte höchstwahrscheinlich bereits während der Ersteinrichtung. Irgendwann wird jedoch eine Änderung notwendig, und das gucken wir uns jetzt an.
Über Verwaltung – Preislisten ist das problemlos und flexibel möglich. Doch Achtung: Änderungen an Preislisten wirken sich direkt auf jede darauf folgende Buchung der betroffenen Dienstleistung aus. Und ein zweites Achtung: Angebotene Leistungen, für die kein Preis hinterlegt ist, werden dementsprechend ohne Preis gebucht.
Im Folgenden werden zwei Wege zur Anlage von neuen Preislisten beschrieben sowie ihr grundsätzlicher Aufbau dargestellt. Darüber hinaus sind Differenzierungen nach Preisstufen und Altersstufen möglich, was in einem separaten Artikel beschrieben ist.
Arten von Preislisten
Wir betrachten hier drei Arten von SeminarDesk-Preislisten:
- Unterkunft – Die Preise pro Nacht und Person werden in SeminarDesk pro Zimmertyp hinterlegt.
- Verpflegung – SeminarDesk kennt insgesamt fünf „Mahlzeiten“ – Frühstück, Vormittagspause, Mittagessen, Nachmittagspause und Abendessen – für die jeweils ein separater Preis hinterlegt werden kann.
- Sonstiges – Leistungen, die für einen Veranstaltungstermin zusätzlich gebucht werden können oder müssen und als separate Leistung in der Rechnung erscheinen sollen, z. B. Kurtaxe, aktuelles Buch des dozierenden Professors, Klimapauschale. Diese Leistungen können darüberhinaus auch einzeln verwendet werden (siehe unten).
Die Preise für diese Leistungen sind oft über Veranstaltungen hinweg identisch. Die zentral verwalteten Preislisten lassen sich für verschiedene Veranstaltungen verwenden.
Hingegen sind Teilnahmegebühren, also die Preise für die Teilnahme an einer Veranstaltung, oft Veranstaltungs-spezifisch und werden beim Anlegen einer Veranstaltung festgelegt; mehr dazu in einem separaten Artikel.
Sollen darüber hinaus Leistungen der Unterkunft, Verpflegung oder Veranstaltungsteilnahme um individuelle Ergänzungen oder Anpassungen abgeändert werden können, so lassen sich hierfür die sog. Sonderwünsche nutzen. Bspw. könnte eine vegane oder glutenfreie Verpflegung oder allergiefreie Bettwäsche angeboten werden, bei deren Buchung der hier verwaltete Grundpreis für Verpflegung bzw. Unterkunft pauschal angehoben wird bzw. werden kann. Auch dazu gibt es einen separaten Artikel.
Preislisten kopieren
Der schnellste Weg zur neuen Preisliste ist das Duplizieren einer bestehenden über den Link „Kopieren“. Anschließend können die einzelnen Preise nach Wunsch angepasst werden.
Das Kopieren ist auf zwei Ebenen möglich, die weiter unten erläutert werden.
Preislisten hinzufügen
Alternativ kann über „Hinzufügen“ eine neue Preisliste angelegt und dann befüllt werden.
Auch dies geschieht auf zwei Ebenen und wird im Folgenden erklärt.
Hinweis: Um die Preise für Unterkunft oder Verpflegung ab einem bestimmten Zeitpunkt anzupassen, ist es nicht notwendig, eine neue Preisliste anzulegen bzw. eine bestehende zu kopieren. Stattdessen kann auch innerhalb einer bestehenden Preisliste ein neuer Gültigkeitsabschnitt angelegt werden.
Aufbau einer Preisliste
Überblick
SeminarDesk-Preislisten sind verschachtelt aufgebaut, wodurch sie flexibel gestaltet und verwendet werden können. Die Ebenen werden im Folgenden erläutert. Die Funktionen „Umsatzverteilungen anzeigen“ und „Preismatrix anzeigen“ bieten einen Überblick der jeweiligen Festlegungen.
Name
Auf erster Ebene hat die Preisliste lediglich einen Namen, optional eine interne Bemerkung sowie die Möglichkeit der Deaktivierung.
Es sind verschiedene Preislisten denkbar, z. B. für unterschiedliche Veranstaltungstypen oder Zielgruppen oder für Verpflegung mit Zutaten aus konventioneller bzw. biologischer Landwirtschaft. Über ihren Namen greifen wir dann auf die gültige Version einer Preisliste zu.
Gültigkeit
Auf zweiter Ebene können wir zwischen verschiedenen Versionen der Preisliste anhand ihrer zeitlichen Gültigkeit unterscheiden. Preisanpassungen zu einem bestimmten Stichtag (z. B. Jahreswechsel, Saisonwechsel, Umsatzsteuer-Änderung) lassen sich am besten auf dieser Ebene realisieren. Anders gesagt: Um die Preise ab einem bestimmten Zeitpunkt anzupassen, kann innerhalb einer bestehenden Preisliste ein neuer Gültigkeitsabschnitt angelegt werden.
Zusätzlich kann die Gültigkeit auf Buchungen ab einem bestimmten Datum eingeschränkt werden. So können bspw. Buchungen für das neue Jahr, die bis Ende November eingehen, noch in den Genuss der niedrigeren Preise des Vorjahres gelangen.
Zu einem bestimmten Zeitpunkt ist maximal eine Version gültig. Eine Version ist ab dem angegebenen Datum und bis vor den Gültigkeitsbeginn der nächsten Version gültig.
Hinweis: Es wird für den gesamten Zeitraum, der durch eine Buchungszeile abgedeckt ist, die am Ankunftstag gültige Preisliste verwendet.
Achtung: Angebotene Leistungen, für die kein Preis hinterlegt ist, werden dementsprechend ohne Preis gebucht. Darum sollte es fast immer eine heute gültige Version geben.
Preisdetails
Auf dritter Ebene befindet sich dann die eigentliche Liste von Preisen mit den Preisdetails. Sie unterscheiden sich je nach Art der Preisliste (siehe oben):
- Unterkunft – Preise für Zimmertypen
- Verpflegung – Preise für Mahlzeiten
- Sonstiges – Preise für sonstige Leistungen
Auf Differenzierungen nach Preisstufen und Altersstufen wird in einem separaten Artikel eingegangen.
Achtung: Angebotene Leistungen, für die kein Preis hinterlegt ist, werden dementsprechend ohne Preis gebucht. Enthält bspw. eine Unterkunfts-Preisliste für bestimmte Zimmertypen, Preisstufen oder Altersstufen keinen Eintrag, sollte dies bei der Verwendung der Preisliste bedacht werden.
Hinweise:
- Wird eine sonstige Leistung mit der Berechnungsart „Pro Stück“ gebucht bzw. einer Buchung hinzugefügt, so werden in der entsprechenden Buchungszeile Preis und Standardanzahl der Leistung angegeben und miteinander multipliziert. Beim Bearbeiten einer solchen Buchungszeile (Aktionen – Bearbeiten) lässt sich die Anzahl individuell ändern.
- Die Berechnungsart „Manuell“ einer sonstigen Leistung eignet sich für Leistungen, die einzelnen Buchungen bei Bedarf und mit individuellem Preis hinzugefügt werden können.
- Die Preisstufe „Alle“ einer sonstigen Leistung eignet sich für Leistungen, die unabhängig von der gewählten Preisstufe sein sollen oder müssen, bspw. eine Kurtaxe.
- Für eine sonstige Leistung mit Zeilentyp „Gutschrift“ ist ein negativer Preis einzugeben.
- Bezeichnungen für die gebuchten Leistungen, Währungen usw. können in den Allgemeinen Einstellungen konfiguriert werden.
Umsatzverteilung
Auf vierter Ebene kann eine Umsatzverteilung abweichend von der Standard-Umsatzverteilung (siehe unten) festgelegt werden.
Standard-Umsatzverteilung
Was heißt „Standard“?
Die Angaben zu Umsatzverteilungen definieren, welche Leistung auf welches Buchhaltungskonto gebucht werden soll. Dabei kommt die für den jeweiligen Umsatztyp festgelegte Standard-Umsatzverteilung zur Anwendung, wenn nicht eine individuelle Umsatzverteilung für das Preisdetail angegeben ist (siehe oben).
Wir können auf erster Ebene durch „Hinzufügen“ oder „Kopieren“ mehrere Standard-Umsatzverteilungen definieren, aus denen dann für einzelne Veranstaltungen gewählt werden kann. Die mit „Ist Standard“ markierte Standard-Umsatzverteilung ist die Voreinstellung für jede neue Veranstaltung und kann deswegen nicht gelöscht werden.
Aufbau der Standard-Umsatzverteilungen
Auf zweiter Ebene können wir zwischen verschiedenen Versionen der jeweiligen Standard-Umsatzverteilung anhand ihrer zeitlichen Gültigkeit unterscheiden, genau wie bei den Preislisten (siehe oben, jedoch ohne Buchungsdatum-Beschränkung).
Für jede Standard-Umsatzverteilung gilt: Die Umsatztypen (Teilnahme, Unterkunft, Verpflegung usw.) sind fix und vollumfänglich. Auf darunter liegender Ebene findet die buchhalterische Zuweisung statt, wobei eine Verteilung auf mehrere Einträge festgelegt werden kann (aber nicht muss).
Wird eine Verteilung auf mehrere Einträge festgelegt, dann kann diese entweder prozentual oder absolut erfolgen. Bei prozentualer Verteilung müssen sich die Anteile auf 100% summieren. Bei einer Verteilung mit absoluten Beträgen muss genau ein Eintrag den Betrag 0 haben; auf diesen wird dann nach der Verteilung auf die anderen Einträge der verbleibende Betrag gebucht.
Umsatzverteilung für stornierte Leistungen
Die Umsatzverteilungen kommen auch für stornierte Leistungen des jeweiligen Umsatztyps zur Anwendung. Davon kann bei Bedarf auf zwei Arten abgewichen werden:
- Wenn für stornierte Leistungen eines bestimmten Umsatztyps eine andere Verteilung verwendet werden soll als für nicht stornierte Leistungen, dann müssen dafür – zusätzlich zu den Einträgen für die nicht stornierten Leistungen – dedizierte Einträge mit der Markierung „Für Storno verwenden“ angelegt werden, und zwar jeweils separat für die verschiedenen Leistungsarten. Eine so markierte Umsatzverteilung wird nur für Storno verwendet.
- Die Einträge für den Umsatztyp „Stornogebühr“ hingegen gelten für Stornogebühren für alle Leistungen, bei denen keine separate Verteilung mit Markierung „Für Storno verwenden“ vorhanden ist.
Funktionen zum Löschen und Neuberechnen
Achtung: Die hier beschriebenen Funktionen dienen der schnellen Fehlerkorrektur. Im Rahmen von Housekeeping oder Preisänderungen hingegen sind sie ungeeignet.
Die zuvor beschriebenen SeminarDesk-Preislisten und ihre Elemente können mit dem jeweiligen Link „Löschen“ unter gewissen Voraussetzungen auch gelöscht werden.
Außerdem ist es mit den Funktionen „Umsatzverteilung neu berechnen“ und „Preise neu berechnen“ am Ende der Seite möglich, entsprechende Änderungen direkt auf alle Buchungen anzuwenden. Letzteres dauert je nach Anzahl der Buchungen eine Weile und passiert asynchron im Hintergrund. Ohne Auslösen dieser Funktionen hingegen wirken sich Änderungen auf alle Buchungen aus, die neu angelegt oder deren Leistungen bearbeitet werden.
Verwendung der Preislisten
Wenn wir nun einen neuen Veranstaltungstermin anlegen oder bearbeiten, können wir unsere SeminarDesk-Preislisten für Unterkunft, Verpflegung und Sonstiges verwenden.
Hier stehen die Namen aller aktiven Preislisten zur Auswahl. Verwendung findet dann jeweils die zum jeweiligen Zeitpunkt gültige Version, siehe oben.
Wichtig: Mit den Preislisten für Unterkunft und Verpflegung wird nicht endgültig gesteuert, welche Leistungen für einen Veranstaltungstermin angeboten werden, sondern es werden Preise für angebotene Leistungen festgelegt. Für die einzelnen Leistungsarten gilt:
- Unterkunft – Die über die Buchungsseite angebotenen Zimmertypen werden in den Webeinstellungen einer Veranstaltung festgelegt.
- Verpflegung – Die zum Veranstaltungstermin gehörenden Mahlzeiten werden dort festgelegt (über den Link hinter „Mahlzeiten“). Sollen Gäste über die Buchungsseite aus verschiedenen Verpflegungsarten (z. B. nur Frühstück oder Halbpension) wählen können, wird auch diese Auswahl in den Webeinstellungen der Veranstaltung festgelegt.
- Sonstiges – Alle Positionen der gewählten Preisliste werden als Paket automatisch jeder erstellten Buchung für diesen Termin hinzugefügt. Dabei werden sie jeweils als separate Leistung aufgeführt und erscheinen damit auch separat in der Rechnung.
Die Einträge der „Preislisten Sonstiges“ können außerdem für die Aktion „Leistung hinzufügen“ in einer SeminarDesk-Buchung verwendet werden, wenn besondere Leistungen während der Veranstaltung bzw. des Aufenthalts von einzelnen Gästen gebucht werden; diese Funktion wird in einem separaten Artikel beschrieben.
Preislisten für Gäste einer Buchung bearbeiten
Die für einen Gast geltenden Preislisten sind dann in der Buchung im Abschnitt „Gäste und Buchungsdetails“ angegeben und mit der jeweiligen Aktion „Bearbeiten“ änderbar. Hier kann außerdem ein von der Preisliste abweichender „Tatsächlicher Preis“ gesetzt werden.
Mit der Funktion „Gäste bearbeiten“ kann eine Preisliste zudem für mehrere Gäste eines Veranstaltungstermins gleichzeitig gesetzt werden.
