SeminarDesk ermöglicht die Verwaltung von Veranstaltungen mehrerer Organisationen mit jeweils eigenen Rechnungstexten, Rechnungsnummern usw. Die Einstellungen dafür finden sich unter Verwaltung – Setup – Organisationen und Rechnungstexte.
So lassen sich Adressen, Fußzeilen, Rechnungs– und Stornotexte anpassen sowie das Format der Rechnungsnummern und der Standard-Zahlungszeitraum einstellen bzw. ändern. Für die Texte und auch die Rechnungsnummer stehen dabei viele der aus E-Mail-Vorlagen bekannten Platzhalter zur Verfügung.
Organisationen
Der Abschnitt „Organisationen“ gibt eine Übersicht der definierten Organisationen. Über „Hinzufügen“ bzw. „Bearbeiten“ geben wir einen internen Code, den Namen der Organisation sowie optional eine interne Bemerkung ein.
Wenn wir eine neue Veranstaltung angelegen, können wir die Organisation als Veranstalter*in (intern) auswählen. Alle Rechnungstexte dieser SeminarDesk-Veranstaltung greifen sodann auf die Einstellungen für diese Organisation zurück. Auch einen Veranstaltungsraum können wir fest einer Organisation zuordnen.
Durch Klick auf eine Zeile in der Übersicht der Organisationen werden in den folgenden Abschnitten die Daten dieser Organisation zur Bearbeitung geladen.
Rechnungstexte
Der untere, längere Abschnitt der Seite enthält als Titel den Namen der in der Übersicht ausgewählten Organisation. Hier können wir eine DATEV Berater- und Mandantennummer hinterlegen sowie, wie erwähnt, die Adressen, Fußzeilen, Rechnungs– und Stornotexte anpassen.
Für die Texte und auch die Rechnungsnummer stehen dabei viele der aus E-Mail-Vorlagen bekannten Platzhalter zur Verfügung. Sie können über den Link „Hinweise zu Platzhaltern“ eingeblendet werden. Die so eingeblendete Liste unterscheidet zwischen den für den jeweiligen Text verfügbaren Platzhaltern und weist außerdem darauf hin, ob die Ersetzung des Platzhalters beim Erstellen oder beim Buchen der Rechnung erfolgt.
Rechnungsvorlagen und -E-Mails
Die Texte werden schlussendlich in der Rechnungsvorlage verwendet. Dabei sind mehrere verschiedene Vorlagen möglich. In den Allgemeinen Einstellungen werden die Berichts-Vorlagen gewählt, die standardmäßig für die Erstellung von Rechnungen aus Buchungen, Termin- oder Profilumsätzen heraus genutzt werden sollen; wir können jedoch auch für bestimmte Veranstaltungen eine andere Rechnungsvorlage verwenden oder schon erstellte Rechnungen mit einer abweichenden Vorlage drucken.
In den Standard-E-Mail-Einstellungen können wir den Text für Rechnungs-E-Mails festlegen.
Rechnungsnummern und Fälligkeit
Unterhalb der Rechnungstexte für eine Organisation definieren wir das Format der Rechnungsnummern und können den Standard-Zahlungszeitraum einstellen bzw. ändern.
Für das Format der Rechnungsnummer stehen nur bestimmte Platzhalter zur Verfügung (siehe „Hinweise zu Platzhaltern“). Der Platzhalter [Nummer] muss zwingend verwendet werdern, um eine rechtskonforme Rechnung mit fortlaufender Nummer zu erhalten. Die Felder Datum und Nummer geben das Format für die gleichnamigen Platzhalter vor, bspw. „yyyy“ für eine vierstellige Jahreszahl bzw. „0000“ für eine vierstellige fortlaufende Nummer.
Hinweise:
- Um den Platzhalter
[Prefix]zu verwenden, muss das Feld Prefix gefüllt sein. Der Platzhalter[Nummer]muss verwendet werden, und das Feld Nummer für das Format dieser fortlaufenden Rechnungsnummer muss mindestens eine „0“ enthalten. Die Nummer wird am Beginn eines Kalenderjahres zurückgesetzt. Im Feld Datum kann das Datumsformat gemäß der hier beschriebenen Spezifikation angegeben werden. - Auf Wunsch sind ein separater Prefix und Nummernkreis für Storno-Rechnungen möglich, kann ein separater Nummernkreis pro Veranstaltung aktiviert und kann unterdrückt werden, dass die Nummer am Beginn eines Kalenderjahres zurückgesetzt wird. Gegebenenfalls bitte unseren Support per Mail an support@seminardesk.de kontaktieren.