SeminarDesk ermöglicht die Verwaltung von Veranstaltungen mehrerer Organisationen mit jeweils eigenen Rechnungstexten, Rechnungsnummern usw. Die Einstellungen dafür finden sich unter Verwaltung – Setup – Organisationen und Rechnungstexte.
So lassen sich Adressen, Fußzeilen, Rechnungs– und Stornotexte anpassen sowie das Format der Rechnungsnummern und der Standard-Zahlungszeitraum einstellen bzw. ändern. Für die Texte und auch die Rechnungsnummer stehen dabei viele der aus E-Mail-Vorlagen bekannten Platzhalter zur Verfügung.
Organisationen verwalten und verwenden
Der Abschnitt „Organisationen“ gibt eine Übersicht der definierten Organisationen. Über „Hinzufügen“ bzw. „Bearbeiten“ geben wir einen internen Code, einen internen Namen der Organisation, den Namen für Rechnungen, optional eine interne Bemerkung sowie die für Rechnungen notwendigen Angaben ein.
Wenn wir eine neue Veranstaltung angelegen, können wir die Organisation als Veranstalter*in (intern) auswählen. Alle Rechnungstexte dieser SeminarDesk-Veranstaltung greifen sodann auf die Einstellungen für diese Organisation zurück. Auch einen Veranstaltungsraum können wir fest einer Organisation zuordnen.
Organisation bearbeiten
Durch Klick auf eine Zeile in der Übersicht der Organisationen werden in den folgenden Abschnitten die Daten dieser Organisation zur Bearbeitung geladen. Der untere, längere Abschnitt der Seite enthält nun als Titel den Namen der ausgewählten Organisation.
Die für eine steuerrechtlich gesetzeskonforme Rechnung notwendigen Angaben sowie ggf. eine DATEV Berater- und Mandantennummer können wir hier strukturiert und elektronisch verarbeitbar hinterlegen.
Diese Felder werden bei entsprechend gesetztem Rechnungsformat direkt in eine E-Rechnung übernommen und stehen außerdem für Rechnungstexte zur Verfügung.
Die Rechnungserstellung steht abhängig vom gebuchten SeminarDesk-Paket als Teil des Moduls „Invoices“ zur Verfügung. Zur Aktivierung des Moduls bitte unseren Support per Mail an support@seminardesk.de kontaktieren.
Rechnungstexte
Wir können darüber hinaus, wie erwähnt, die Adressen, Fußzeilen, Rechnungs– und Stornotexte anpassen.
Für die Texte und auch die Rechnungsnummer stehen dabei diverse Platzhalter – ähnlich den E-Mail-Platzhaltern – zur Verfügung. Sie können über den Link „Hinweise zu Platzhaltern“ eingeblendet werden. Die so eingeblendete Liste unterscheidet zwischen den für den jeweiligen Text verfügbaren Platzhaltern. Da sich Angaben noch ändern können, solange sich eine Rechnung im Status „Entwurf“ befindet, werden alle Platzhalter erst beim Buchen der Rechnungen ersetzt.
Die Nutzung dieser Platzhalter in den Textbausteinen ist aus folgendem Grund ratsam: Die Textbausteine werden zum einen in der Rechnungsvorlage für die PDF-Rechnung verwendet (siehe unten). Für die eingebettete XML-Rechnung hingegen werden die Daten aus den Einzelfeldern verwendet. Da die Rechnungsvorlage individuell gestaltet werden kann, ist nur bei Verwendung der Platzhalter sichergestellt, dass XML- und PDF-Repräsentation übereinstimmen.
Auch die Fußzeilen werden komplett in den XML-Teil einer E-Rechnung übernommen, da sie zusätzlich oftmals handels- oder gesellschaftsrechtlich obligatorische Angaben enthalten (bspw. zu Handels- oder Vereinsregistereinträgen). Die Verwendung relevanter Platzhalter für die Fußzeilen verhindert also auch inhaltliche Inkonsistenz innerhalb der XML-Datei.
Rechnungsvorlagen und -E-Mails
Die Textbausteine werden schlussendlich in der Rechnungsvorlage verwendet. Dabei sind mehrere verschiedene Vorlagen möglich. In den Allgemeinen Einstellungen werden die Berichts-Vorlagen gewählt, die standardmäßig für die Erstellung von Rechnungen aus Buchungen, Termin- oder Profilumsätzen heraus genutzt werden sollen; wir können jedoch auch für bestimmte Veranstaltungen eine andere Rechnungsvorlage verwenden oder schon erstellte Rechnungen mit einer abweichenden Vorlage drucken.
In den Standard-E-Mail-Einstellungen können wir den Text für Rechnungs-E-Mails festlegen.
Rechnungsnummern und Zahlungsziel
Unterhalb der Rechnungstexte für eine Organisation definieren wir das Format der Rechnungsnummern und können ein Standard-Zahlungsziel einstellen bzw. ändern.
Für das Format der Rechnungsnummer stehen nur bestimmte Platzhalter zur Verfügung (siehe „Hinweise zu Platzhaltern“). Der Platzhalter [Nummer] muss zwingend verwendet werdern, um eine rechtskonforme Rechnung mit fortlaufender Nummer zu erhalten. Die Felder Datum und Nummer geben das Format für die gleichnamigen Platzhalter vor, bspw. „yyyy“ für eine vierstellige Jahreszahl bzw. „0000“ für eine vierstellige fortlaufende Nummer.
Um den Platzhalter [Prefix] zu verwenden, muss das Feld Prefix gefüllt sein. Der Platzhalter [Nummer] muss verwendet werden, und das Feld Nummer für das Format dieser fortlaufenden Rechnungsnummer muss mindestens eine „0“ enthalten. Die Nummer wird am Beginn eines Kalenderjahres zurückgesetzt. Im Feld Datum kann das Datumsformat gemäß der hier beschriebenen Spezifikation angegeben werden.
Auf Wunsch sind ein separater Prefix und Nummernkreis für Storno-Rechnungen möglich, kann ein separater Nummernkreis pro Veranstaltung aktiviert und kann unterdrückt werden, dass die Nummer am Beginn eines Kalenderjahres zurückgesetzt wird. Gegebenenfalls bitte unseren Support per Mail an support@seminardesk.de kontaktieren.
Das Datum bezieht sich auf das Rechnungsdatum. Die Nummer ist fortlaufend. Sollte eingestellt sein, dass die Nummer am Beginn eines Kalenderjahres zurückgesetzt wird, so ist sie fortlaufend innerhalb des Jahrs des Rechnungsdatums.
Beispiel: Angenommen, die Format-Einstellungen sind wie oben abgebildet, die letzte vor Silvester 2024 gebuchte Rechnung bekam eine auf „1233“ endende Rechnungsnummer, und 2025 wurde noch keine Rechnung gebucht. Wenn nun am 02.01.2025 eine Rechnung erstellt, auf den 30.12.2024 zurückdatiert und gebucht wird, so wird die Rechnungsnummer „RG-2024-1234“ vergeben. Wird die Rechnung nicht zurückdatiert, wird die Rechnungsnummer „RG-2025-1234“ vergeben. Wird die Rechnung nicht zurückdatiert, aber die Nummer am Beginn des Kalenderjahres zurückgesetzt, wird die Rechnungsnummer „RG-2025-0001“ vergeben.
Ein Standard-Zahlungsziel dient dazu, bei einer Rechnungsstellung das Fälligkeitsdatum vorzubelegen. Gilt für das Rechnungsempfänger*in-Profil kein individuelles Standard-Zahlungsziel, so wird das hier angegebene Standard-Zahlungsziel der rechnungsstellenden Organisation verwendet. Gilt für diese auch kein Standard-Zahlungsziel, ist das Fälligkeitsdatum ganz einfach nicht vorbelegt. Es kann in jedem Fall angepasst werden.
Suchbegriffe: Fälligkeit, Zahlungszeitraum