SeminarDesk ermöglicht die Verwaltung von Veranstaltungen mehrerer Organisationen mit jeweils eigenen Rechnungstexten, Rechnungsnummern usw. Die Einstellungen dafür finden sich unter Verwaltung – Setup – Organisationen und Rechnungstexte.
So lassen sich Adressen, Fußzeilen, Rechnungs– und Stornotexte anpassen sowie das Format der Rechnungsnummern und der Standard-Zahlungszeitraum einstellen bzw. ändern. Für die Texte und auch die Rechnungsnummer stehen dabei viele der aus E-Mail-Vorlagen bekannten Platzhalter zur Verfügung.
Organisationen verwalten und verwenden
Der Abschnitt „Organisationen“ gibt eine Übersicht der definierten Organisationen. Über „Hinzufügen“ bzw. „Bearbeiten“ geben wir einen internen Code, einen internen Namen der Organisation, den Namen für Rechnungen, optional eine interne Bemerkung sowie die für Rechnungen notwendigen Angaben ein.

Wenn wir eine neue Veranstaltung angelegen, können wir die Organisation als Veranstalter*in (intern) auswählen. Alle Rechnungstexte dieser SeminarDesk-Veranstaltung greifen sodann auf die Einstellungen für diese Organisation zurück. Auch einen Veranstaltungsraum können wir fest einer Organisation zuordnen.

Organisation bearbeiten
Durch Klick auf eine Zeile in der Übersicht der Organisationen werden in den folgenden Abschnitten die Daten dieser Organisation zur Bearbeitung geladen. Der untere, längere Abschnitt der Seite enthält nun als Titel den Namen der ausgewählten Organisation.
Die für eine steuerrechtlich gesetzeskonforme Rechnung notwendigen Angaben sowie ggf. eine DATEV Berater- und Mandantennummer können wir hier strukturiert und elektronisch verarbeitbar hinterlegen.

Diese Felder werden bei entsprechend gesetztem Rechnungsformat direkt in eine E-Rechnung übernommen und stehen außerdem für Rechnungstexte zur Verfügung.
Rechnungstexte
Wir können darüber hinaus, wie erwähnt, die Adressen, Fußzeilen, Rechnungs– und Stornotexte anpassen.
Für die Texte und auch die Rechnungsnummer stehen dabei diverse Platzhalter – ähnlich den E-Mail-Platzhaltern – zur Verfügung. Sie können über den Link „Hinweise zu Platzhaltern“ eingeblendet werden. Die so eingeblendete Liste unterscheidet zwischen den für den jeweiligen Text verfügbaren Platzhaltern. Da sich Angaben noch ändern können, solange sich eine Rechnung im Status „Entwurf“ befindet, werden alle Platzhalter erst beim Buchen der Rechnungen ersetzt.
Die Nutzung dieser Platzhalter in den Textbausteinen ist aus folgendem Grund ratsam: Die Textbausteine werden zum einen in der Rechnungsvorlage für die PDF-Rechnung verwendet (siehe unten). Für die eingebettete XML-Rechnung hingegen werden die Daten aus den Einzelfeldern verwendet. Da die Rechnungsvorlage individuell gestaltet werden kann, ist nur bei Verwendung der Platzhalter sichergestellt, dass XML- und PDF-Repräsentation übereinstimmen.
Rechnungsvorlagen und -E-Mails
Die Textbausteine werden schlussendlich in der Rechnungsvorlage verwendet. Dabei sind mehrere verschiedene Vorlagen möglich. In den Allgemeinen Einstellungen werden die Berichts-Vorlagen gewählt, die standardmäßig für die Erstellung von Rechnungen aus Buchungen, Termin- oder Profilumsätzen heraus genutzt werden sollen; wir können jedoch auch für bestimmte Veranstaltungen eine andere Rechnungsvorlage verwenden oder schon erstellte Rechnungen mit einer abweichenden Vorlage drucken.
In den Standard-E-Mail-Einstellungen können wir den Text für Rechnungs-E-Mails festlegen.
Rechnungsnummern und Zahlungsziel
Unterhalb der Rechnungstexte für eine Organisation definieren wir das Format der Rechnungsnummern und können ein Standard-Zahlungsziel einstellen bzw. ändern.
Für das Format der Rechnungsnummer stehen nur bestimmte Platzhalter zur Verfügung (siehe „Hinweise zu Platzhaltern“). Der Platzhalter [Nummer]
muss zwingend verwendet werdern, um eine rechtskonforme Rechnung mit fortlaufender Nummer zu erhalten. Die Felder Datum und Nummer geben das Format für die gleichnamigen Platzhalter vor, bspw. „yyyy“ für eine vierstellige Jahreszahl bzw. „0000“ für eine vierstellige fortlaufende Nummer.

Suchbegriffe: Fälligkeit, Zahlungszeitraum