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Zertifikate definieren

Zertifikate bescheinigen den Erwerb bestimmter Kenntnisse oder Fähigkeiten. In SeminarDesk lassen sich Zertifikate strukturiert verwalten, für einzelne Personen hinterlegen und als Voraussetzung oder Ergebnis von Veranstaltungsterminen festlegen. Die Verwaltung von Zertifikaten erfolgt unter Verwaltung – Setup – Zertifikate und wird hier beschrieben.

Diese Funktion steht abhängig vom gebuchten SeminarDesk-Paket als Teil des Moduls „Certificates“ zur Verfügung. Zur Aktivierung des Moduls bitte unseren Support per Mail an support@seminardesk.de kontaktieren.

Zertifikatsanbieter

Unter Verwaltung – Setup – Zertifikate legen wir im Abschnitt „Zertifikatsanbieter“ Organisationen fest, die für uns relevante Zertifikate ausgeben.

SeminarDesk Zertifikate verwalten: Zertifikatsanbieter definieren
Abb. Zertifikatsanbieter definieren

Zertifikatstypen

Im darunter liegenden Abschnitt „Zertifikatstypen“ definieren wir dann die Zertifikate, die wir mit SeminarDesk verwalten wollen.

Für einen Zertifikatstypen können wir die folgenden Eigenschaften angeben:

  • Anbieter – Wir müssen einen der oben definierten Zertifikatsanbieter auswählen.
  • Name – Der Zertifikatstyp wird bei seiner Verwendung (siehe unten) über seinen Namen und Anbieter ausgewählt.
  • Offizieller Titel – Dieser ist oftmals länger als der gängige Name.
  • Standard-Gültigkeit – Wenn wir hier eine Anzahl von Monaten eintragen, wird bei Ausstellung oder Import eines Zertifikats dieses Typs ausgehend vom Gültig-Von-Datum automatisch das Gültig-Bis-Datum berechnet (kann jedoch manuell überschrieben werden).
  • Gültigkeitsübernahme – Dies ist die maximale Anzahl von Tagen, die zur Gültigkeit eines ausgestellten Zertifikats hinzugefügt werden können, wenn der Zertifikatsinhaber über aktuell gültige Zertifikate desselben Typs oder des Typs eines erforderlichen Zertifikats (je nach unten gewählter Quelle der Gültigkeitsübernahme) mit einer verbleibenden Gültigkeit, die nicht größer ist als dieser Übernahmezeitraum, verfügt.
  • Quelle der Gültigkeitsübernahme – Bei Angabe einer Gültigkeitsübernahme oben gibt diese Auswahl an, ob dabei vorhandene Resttage vorhandener Zertifikate „nur vom gleichen Typ“ oder auch von Zertifikaten aus den „Vorbedingungen“ erfolgen soll.
  • Vorbedingungen – Eine Liste von Zertifikaten, die eine Person aktuell besitzen muss, wenn ein neues Zertifikat von diesem Typ ausgestellt werden soll.
  • Aggregationsmodus – Legt fest, ob alle oder nur mind. eine der Vorbedingungen erfüllt sein müssen, wenn oben zwei oder mehr davon ausgewählt wurden.
  • Bemerkungen
  • Berichtsvorlage – Siehe Abschnitt zur grafischen Gestaltung unten.

Gültigkeitszeitraum von Zertifikaten

Beim Ausstellen oder Importieren von Zertifikaten (siehe unten) geben wir ein Gültig ab-Datum und optional ein Gültig bis-Datum an. Letzteres können wir individuell angeben, es jedoch auch anhand von Regeln, die für den Zertifikatstyp festgelegt sind (siehe oben), berechnen lassen. Dazu müssen wir eine Standard-Gültigkeit in Monaten angeben. Nach dem Gültig bis-Datum wird ein Zertifikat als „abgelaufen“ gekennzeichnet. Zertifikatsinhaber müssten sich in diesem Fall um ein Auffrischungs- oder Folgezertifikat bemühen, wenn sie weiterhin ein gültiges Zertifikat benötigen.

Geben wir für einen Zertifikatstypen eine Standard-Gültigkeit an, so wird das Gültig bis-Datum wie folgt berechnet: Zum Gültig ab-Datum werden die Standard-Gültigkeit in Monaten addiert.

Geben wir für den Zertifikatstypen zusätzlich eine Gültigkeitsübernahme an, so verlängert sich der automatisch berechnete Gültigkeitszeitraum zusätzlich, sofern folgende Bedingungen vorliegen: Der Zertifikatsinhaber hat ein Zertifikat gleichen Typs oder der Vorbedingungen des Zertifikatstyps mit einer Restlaufzeit (Tage bis zum Ablauf), die nicht größer als die Gültigkeitsübernahme in Tagen ist. Dann wird diese Restlaufzeit, jedoch maximal die festgelegte Gültigkeitsübernahme hinzugefügt.

Ob dabei nur vorhandene Zertifikate gleichen Typs oder auch Vorbedingungen-Zertifikate berücksichtigt werden sollen, können wir mit der Quelle der Gültigkeitsübernahme des Zertifikatstyps festlegen. Liegen auf diese Art mehrere vorhandene Zertifikate mit anrechenbarer Restlaufzeit vor, so wird der größte Wert berücksichtigt. Wieviele Tage von welchem Zertifikat übernommen wurden, gibt dann die Spalte „Übernommene Gültigkeitsdauer“ in Zertifikatsübersichten wieder.

Bei strenger Beachtung von Gültigkeitszeiträumen erlaubt die Angabe einer Gültigkeitsübernahme den Zertifikatsinhabern die Berücksichtigung der vollen Gültigkeitsdauer einmal erworbener Zertifikate auch bei rechtzeitigem Erwerb eines Auffrischungs- oder Folgezertifikats.

Zertifikate grafisch gestalten

Wollen wir Teilnehmenden ein persönliches Zertifikat in Papierform oder als PDF-Datei aushändigen, dann soll das ein ansprechend gestaltetes Dokument sein. Für diesen Zweck erzeugen wir eine SeminarDesk-Berichtsvorlage für den Objekttyp „Zertifikate“ und geben sie für den Zertifikatstyp als Berichtsvorlage an (siehe oben).

„Aktionen“-Menü eines gültigen Zertifikats
Abb. „Aktionen“-Menü eines gültigen Zertifikats

Beim Ausstellen eines Zertifikat dieses Typs wird das PDF-Dokument anhand der Berichtsvorlage erzeugt und gespeichert. Wir können dann dieses persönliche Zertifikat anschauen und herunterladen. Mehr dazu in diesem Artikel.

Ähnlich Rechnungen kann mit der Funktion „Drucken mit Vorlage“ ein Zertifikat zudem mit einer anderen Berichtsvorlage, die für den Objekttyp „Zertifikate“ aktiviert ist, reproduziert werden.

Zertifikate verwenden

Wir können nun ausgewählte Zertifikatstypen als Ergebnis von Veranstaltungsterminen festlegen sowie Zertifikate an Personen ausstellen, die wir in unserer SeminarDesk-Datenbank verwalten.

Aktualisiert am 17.05.2024

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