Mit SeminarDesk-Berichtsvorlagen können – über die vielfältigen standardmäßigen Listen- und Kalenderansichten hinaus – beliebige, individuelle Dokumente erstellt werden. Dies können interne Listen oder Berichte für Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen oder zur Registration von Gästen am Tag der Veranstaltung sein, genauso wie Dokumente zum Aushang, für einen Versand oder zur reibungslosen Kommunikation mit anderen Abteilungen oder Beteiligten.
Prominentestes Beispiel für solche Dokumente ist die Rechnungsvorlage. Dabei sind verschiedene Rechnungsvorlagen möglich, bspw. je nach Veranstaltung oder nach Papierquelle. Belegungslisten, Einchecklisten, Namensschilder, Zertifikate und Raumkalender sind weitere mögliche Einsatzzwecke von Berichtsvorlagen.
Berichtsvorlagen erstellen und verwalten
Unter Verwaltung – Berichtsvorlagen können wir alle Berichtsvorlagen einsehen und bearbeiten sowie neue Berichtsvorlagen erstellen. Vor der Bearbeitung bestehender oder der Einrichtung neuer Berichte empfiehlt sich ein Blick in die Berichtsdesigner-Dokumentation.
Eine Einführung in Datenquellen und Feld-Ausdrücke gibt dieser Artikel.
Gern sind wir bei der Einrichtung bzw. Anpassung individueller SeminarDesk-Berichtsvorlagen behilflich. Dazu bitte unseren Support per Mail an support@seminardesk.de kontaktieren.
In ihren Einstellungen hat jede Berichtsvorlage einen Namen, ist einer Kategorie zugeordnet und kann für verschiedene Objekttypen freigeschaltet werden. Beispielsweise können wir alle für den Objekttypen „Buchung“ freigeschalteten Berichte an Status-E-Mails anhängen. Die „nach Datum“ freigeschalteten Bericht können wir später für bestimmte Zeiträume generieren.
Die Berichte für einen Objekttyp sind dann in der entsprechenden Detailansicht oder über das Aktionen-Menü einer entsprechenden Listenansicht über den Punkt „Berichte“, geordnet nach Kategorie, aufrufbar.
Lesbare Dateinamen für Berichts-Anhänge in E-Mails festlegen
Berichtsvorlagen bieten außerdem ein Feld „Dateiname für den Versand“. Es greift, wenn ein Bericht als E-Mail-Anhang versendet oder direkt heruntergeladen wird – also bei Buchungsbestätigungs-E-Mails, Serien-E-Mails an Terminbuchungen sowie beim manuellen Versand aus der Berichtsanzeige. Für den Dateinamen können wir die Platzhalter [TerminName], [TerminID], [BuchungID] und [ReportName] verwenden, sodass der Dateiname dynamisch aus Buchungs- oder Termindaten befüllt werden kann. Letzterer Platzhalter ist der lesbare Anzeigenamen des Berichts und wird auch verwendet, falls kein Dateiname-Template hinterlegt ist. Die Dateiendung „.pdf“ ist optional und wird ggf. automatisch hinzugefügt. Die interne Speicherung der Dateien auf dem Server bleibt davon unberührt und verwendet eindeutige Dateinamen, um Kollisionen zu vermeiden.