SeminarDesk bietet die Möglichkeit, Informationen zu Zahlungen aus einer CSV-Datei zu importieren (Zahlungsimport). Dadurch können eingegangene Überweisungen aus einer Bankingsoftware eingelesen und den jeweiligen Buchungen zugewiesen werden.
Hinweis: Der hier beschriebene Import ist gegenwärtig auf Zahlungen für einzelne Buchungen beschränkt. Die manuelle Erfassung von Zahlungen auch für Personen- und Terminumsätze sowie offene Rechnungen für mehrere Buchungen beschreibt ein separater Artikel.
Importdatei verifizieren
Der Zahlungsimport in SeminarDesk benötigt CSV-Dateien, wie sie verbreitete Bankingsoftware üblicherweise bereitstellt. Beim Konfigurieren des Datenimports (siehe unten) können wir Sprache, Kodierung und Trennzeichen sowie die Verwendung von Anführungszeichen in der Datei einstellen.
Die Zahlungsdaten müssen ein Datum der Zahlung, den zahlenden Absender, einen Verwendungszweck (kann auch leer sein) und selbstverständlich den Betrag enthalten. Die Datei kann weitere Spalten enthalten, die beim Import dann ignoriert werden.
Die eingestellte Sprache dient SeminarDesk vor allem zur Interpretation des angegebenen Zahlungsdatums und des Betrags. Für Deutsch sind zurzeit diese Datums-Formate verwendbar:
dd.MM.yyyy– z. B. 15.01.2025dd.MM.yy– z. B. 15.01.25d.M.yyyy– z. B. 1.1.2025dd/MM/yyyy– z. B. 15/01/2025yyyy-MM-dd– z. B. 2025-01-15
…sowie positive und negative Betrags-Angaben mit Komma (,) als Dezimaltrennzeichen und Punkt (.) oder Leerzeichen als Tausendertrennzeichen, also beispielsweise:
- 1234,56
- 1.234,56
- 1 234,56
- -1234,56
Eventuelle Leerzeichen vor oder nach dem Betrag sowie Währungsangaben (EUR, €) werden ignoriert.
Sollten alle Werte in der Datei in Anführungszeichen stehen (á la "02.01.2025";"Erika Mustermann";"Buchungsnummer 123";"1.234,56"), dann müssen wir beim Konfigurieren des Datenimports das Häkchen hinter „Anführungszeichen ignorieren“ entfernen.
Datei mit Zahlungsdaten hochladen
Der Hauptmenüpunkt Rechnungen – Zahlungen importieren zeigt alle bisher importierten Dateien sowie ein Feld zum Hochladen einer (weiteren) Datei mit Zahlungsdaten.
Für einen neuen Import laden wir im ersten Schritt eine CSV-Datei mit den oben beschriebenen Eigenschaften hoch.
Datenimport konfigurieren
Nach dem Auswählen der Import-Datei ist es uns möglich, Zeilen oberhalb der Datensätze – also Kopfzeilen oberhalb der Spaltenüberschriften – zu überspringen sowie die Sprache und Kodierung der Datei einzustellen (siehe auch oben):
Nach einem Klick auf „Datei lesen“ analysiert SeminarDesk die Daten und zeigt anschließend eine Vorschau der ersten 10 Zeilen an. Sodann nehmen wir eine Zuordnung der Spalten „Zahlungsdatum“, „Absender“, „Verwendungszweck“ und „Betrag“ vor.
Auf Wunsch können wir die Einstellungen als Vorlage speichern, so dass dieser Schritt bei dem nächsten Import einer Datei aus gleicher Quelle mit der Option „Vorlage verwenden“ übersprungen werden kann. Durch Klick auf „Importieren“ geht es zum nächsten Schritt.
Zahlungen mit Buchungen verknüpfen
Anschließend zeigt SeminarDesk die importierten Transaktionen an. Nun können wir die eingelesenen Zahlungen jeweils einer Buchung zuweisen und als „Bereit zum Import“ markieren. (Durch das Setzen von Status „Ignorieren“ hingegen wird eine evtl. zuvor gesetzte Buchung-Zuweisung wieder entfernt.) Mit Klick auf „Änderungen speichern“ schließen wir den Vorgang ab.
Vorschlag für Zuweisung von Zahlungen anhand der Importdaten
Finden sich in den zu importierenden Daten Hinweise auf eine Buchung, für die die Zahlung wahrscheinlich bestimmt ist, so schlägt SeminarDesk automatisch den Import der Zahlung für diese Buchung vor, um die Zuweisung zu beschleunigen. Die dabei berücksichtigten Kriterien sind:
- Es existiert eine Buchung mit offenem Saldo mit einer im Verwendungszweck stehenden Buchungsnummer.
- Es existiert eine Buchung mit offenem Saldo, für die eine Rechnung mit im Verwendungszweck stehender Rechnungsnummer offen ist.
- Es existiert ein Profil mit dem Namen des Absenders bzw. der Absenderin, welches Bucher*in einer Buchung mit offenem Saldo in Höhe des Betrags ist.
Finden sich keine solche Hinweise, schlägt SeminarDesk automatisch den Ausschluss der entsprechenden Zahlung vor. Außerdem sortiert SeminarDesk Zeilen mit identischen Daten aus und verhindert den erneuten Import bereits früher importierter Transaktionen.
Die automatischen Vorschläge können wir bei Bedarf einzeln – in Spalte „Status“ der jeweiligen Zeile – oder blockweise – durch Markieren mehrerer Zeilen und Aktion „Status setzen“ – abändern, bevor wir die Änderungen wie oben beschrieben speichern.
