Zahlungen erfassen

An verschiedenen Stellen lassen sich in SeminarDesk Zahlungen erfassen für Buchungen, Personen- oder Terminumsätze sowie offene Rechnungen.

Für die hier beschriebenen Funktionen ist es notwendig, dass in den Allgemeinen Einstellungen die „Zahlungseingabe aktiv“ gesetzt ist.

Zahlung für eine Buchung erfassen

In SeminarDesk können einer Buchung Zahlungen zugeordnet werden. Um über die Detailansicht einer Buchung eine neue Zahlung zu erfassen, wählen wir aus dem Funktionsmenü „Zahlung und Rechnung“ die Aktion „Zahlungseingang“.

Wir können nun den Betrag (vorausgewählt ist der offene Saldo der Buchung), das Zahlungsdatum, die Zahlungsart und auf Wunsch eine Bemerkung eintragen.

Wir wählen außerdem den oder die Zeilentypen sowie den oder die Gäste aus, für welche die Zahlung erfasst werden soll und klicken auf „Speichern“. Wenn wir keine Zeilentypen und Gäste auswählen, dann wird SeminarDesk die Zahlung automatisch auf die Leistungen verteilen, die einen offenen Saldo haben.

Oben rechts unter „Preisübersicht“ finden wir anschließend die eingetragene Zahlung und den neuen offenen Betrag.

Im Abschnitt „Zahlungen“ wurde diese Zahlung ebenfalls eingetragen.

Auch hier können wir einen Zahlungseingang hinzufügen.

Tipp: Mit automatisierten Zahlungsbenachrichtigungs-E-Mails können Bucher*innen individuell angesprochen und über ihre Zahlungen auf dem Laufenden gehalten werden.

Rückzahlung erfassen

Eine Rückzahlung lässt sich auf die gleiche Weise im Abschnitt „Zahlungen“ oder über die Funktion „Zahlung und Rechnung – Rückzahlung“ eintragen.

Zahlung löschen

Die wie beschrieben erfasste Zahlung lässt sich, wenn nötig, auch wieder löschen. Dazu klicken wir im Abschnitt „Zahlungen“ auf die Aktion „Bearbeiten“, geben ein Löschdatum sowie optional den Löschgrund ein und „Aktualisieren“.

Verteilung von Zahlungen auf Buchungszeilen neu berechnen

Gelegentlich kann es vorkommen, dass die von SeminarDesk automatisch ermittelte Zuordnung zwischen eingetragenen Zahlungen und Buchungszeilen (siehe oben) nicht mehr aktuell ist. Dies kann bspw. dann auftreten, wenn nach dem Eintragen einer Zahlung der tatsächliche Preis einer Buchungszeile geändert wurde. Zum Problem kann dies werden, wenn dadurch die Seminarabrechnung oder die Erstellung von Quittungen durcheinander gerät: Der Saldo der Buchung ist in diesen Fällen zwar korrekterweise 0, die einzelnen Buchungszeilen können aber einen negativen bzw. positiven Saldo aufweisen.

Um dies zu korrigieren, können wir im Abschnitt „Zahlungen“ die Funktion „Verteilung neu berechnen“ aufrufen, wodurch die bereits eingetragenen Zahlungen neu auf die Buchungszeilen verteilt werden.

Solange noch nicht alle Zahlungen bzw. Rückzahlungen erfolgt und eingetragen sind, der Saldo der Buchung also ungleich 0 ist, führt die automatische Verteilung der Zahlungen auf Buchungszeilen unter Umständen nicht das gewünschte Ergebnis. In diesem Fall sollte die Funktion „Verteilung neu berechnen“ nach Erfassung aller Zahlungen (erneut) aufgerufen werden.

Zahlungen importieren

SeminarDesk bietet darüber hinaus die Möglichkeit, Informationen zu Zahlungen aus einer CSV-Datei zu importieren. Dadurch können eingegangene Überweisungen aus einer Bankingsoftware eingelesen und den jeweiligen Buchungen zugewiesen werden. Ein separater Artikel beschreibt diese Funktion.

Zahlungen mit SeminarDesk-Integrationen automatisiert erfassen

Verschiedene Integrationen von SeminarDesk mit anderer Software erlauben, Zahlungen automatisiert zu erfassen:

• Online-Zahlung via Stripe
• Karten-Zahlung über SumUp
• Private API für individuelle Integrationen

Zahlung für einen Personen- oder Terminumsatz erfassen

Umsätze können auch unabhängig von einer Buchung generiert und direkt entweder einer Person oder einem Veranstaltungstermin zugeordnet werden.

So genannte Personenumsätze können im Profil im Reiter „Weitere Umsätze“ erfasst werden. Dabei kann auch auf vorhandene Umsatzvorlagen zurückgegriffen werden.

Beim Hinzufügen oder Bearbeiten kann direkt eine Bar- oder Bankzahlung erfasst (und ggf. geändert oder gelöscht) werden.

So genannte Terminumsätze, z. B. aus Mieten für Equipment und Räume, sowie Zahlungen dafür können auf die gleiche Weise beim Bearbeiten eines Veranstaltungstermins im Reiter „Weitere Umsätze“ erfasst werden.

Zahlung für offene Rechnungen direkt eintragen

Gegenwärtig steht diese Funktion zur Verfügung für Zahlungen des kompletten Betrags von gebuchten Rechnungen mit offenem Saldo, wenn die Quelle ein Personenumsatz oder ein Terminumsatz oder eine Buchungszeile, die eins zu eins als Rechnungszeile übernommen wurde, ist.

Über das Hauptmenü

Über den Hauptmenüpunkt Rechnungen – Zahlung eintragen kann jederzeit aus den infrage kommenden Rechnungen eine einzelne ausgewählt und als bezahlt markiert werden. SeminarDesk erzeugt dann Zahlungseinträge in den entsprechenden Buchungen, Terminen und Profilen.

In der Detailansicht einer Rechnung

In der Detailansicht einer gebuchten, noch offenen Rechnung kann mit der Funktion „Zahlung eintragen“ der offene Betrag als bezahlt markiert werden. SeminarDesk erzeugt dann Zahlungseinträge in den entsprechenden Buchungen, Terminen und Profilen.

Für mehrere Rechnungen in Stapelbearbeitung

Per Stapelbearbeitung lassen sich mehrere der infrage kommenden Rechnungen auswählen und als bezahlt markieren. SeminarDesk erzeugt dann jeweils Zahlungseinträge in den entsprechenden Buchungen, Terminen und Profilen.

Die Stapelverarbeitung kann über eine der Rechnungsübersichten angestoßen werden:

Zur bequemeren Auswahl der Rechnungen hat die Stapelbearbeitung-Rechnungsübersicht die Spalte „Zahlbarer Betrag“ und einen Filter „Als bezahlt Markierbare“.

Übersicht über alle Zahlungen für Buchungen

Der Hauptmenüpunkt Rechnungen – Zahlungsübersicht zeigt alle hinterlegten Zahlungen für Buchungen an und ermöglicht das Filtern und Gruppieren nach verschiedenen Kriterien. Auch in den Übersichten des Anreisemanagement lassen sich Angaben zu den schon erfassten Zahlungen einblenden.