Zahlungen erfassen

Zahlung für eine Buchung erfassen

In SeminarDesk können einer Buchung Zahlungen zugeordnet werden. Um über die Detailansicht einer Buchung eine neue Zahlung zu erfassen, wird die Aktion „Zahlungseingang“ aus dem Funktionsmenü „Zahlung und Rechnung“ verwendet.

Aktion „Zahlungseingang“ im Funktionsmenü „Zahlung und Rechnung“
Abb. Aktion „Zahlungseingang“ im Funktionsmenü „Zahlung und Rechnung“

Wir können nun den Betrag, das Datum, die Zahlungsart und auf Wunsch eine Bemerkung eintragen. Hier finden sich weitere Details zu den Zahlungsarten.

Abb. Neue Zahlung bearbeiten

Wir wählen außerdem den oder die Zeilentypen sowie den oder die Gäste aus, für welche die Zahlung erfasst werden soll und klicken auf „Speichern“. Wenn wir keine Zeilentypen und Gäste auswählen, dann wird SeminarDesk die Zahlung automatisch auf die Leistungen verteilen, die einen offenen Saldo haben.

Oben rechts unter „Preisübersicht“ finden wir nun die eingetragene Zahlung und den neuen offenen Betrag.

Abb. Details der Zahlung in der Preisübersicht

Im Abschnitt „Zahlungen“ wurde diese Zahlung nun ebenfalls eingetragen.

Abb. Ansicht der neuen Zahlung

Auch hier kann ein Zahlungseingang hinzugefügt werden.

Rückzahlung erfassen

Eine Rückzahlung lässt sich auf die gleiche Weise im Abschnitt „Zahlungen“ oder über die Funktion „Zahlung und Rechnung – Rückzahlung“ eintragen.

Zahlung löschen

Die wie beschrieben erfasste Zahlung lässt sich, wenn nötig, auch wieder löschen. Dazu klicken wir im Abschnitt „Zahlungen“ auf die Aktion „Bearbeiten“, geben ein Löschdatum sowie optional den Löschgrund ein und „Aktualisieren“.

Dialog zum Bearbeiten einer Zahlung mit Löschdatum und Löschgrund, um die Zahlung zu löschen
Abb. Zahlung löschen

Zahlung für einen Personen- oder Terminumsatz erfassen

Umsätze können auch unabhängig von einer Buchung generiert und direkt entweder einer Person oder einem Veranstaltungstermin zugeordnet werden.

So genannte Personenumsätze können im Profil im Reiter „Weitere Umsätze“ erfasst werden. Dabei kann auch auf vorhandene Umsatzvorlagen zurückgegriffen werden.

Personenprofil, Reiter „Weitere Umsätze“
Abb. Personenprofil mit „Weiterem Umsatz“

Beim Hinzufügen oder Bearbeiten kann direkt eine Bar- oder Bankzahlung erfasst (und ggf. geändert oder gelöscht) werden.

Dialog zum Bearbeiten eines Personenumsatz mit erfasster Bankzahlung
Abb. Personenumsatz mit erfasster Zahlung

So genannte Terminumsätze, z. B. aus Mieten für Equipment und Räume, sowie Zahlungen dafür können auf die gleiche Weise beim Bearbeiten eines Veranstaltungstermins im Reiter „Weitere Umsätze“ erfasst werden.

Veranstaltungstermin, Reiter „Weitere Umsätze“
Abb. Veranstaltungstermin mit „Weiteren Umsätzen“

Zahlung für offene Rechnungen direkt eintragen

Hinweis: Gegenwärtig steht diese Funktion zur Verfügung für Zahlungen des kompletten Betrags von gebuchten Rechnungen mit offenem Saldo, wenn die Quelle ein Personenumsatz oder ein Terminumsatz oder eine Buchungszeile ist, die eins zu eins als Rechnungszeile übernommen wurde.

Über das Hauptmenü

Über den Hauptmenüpunkt Rechnungen – Zahlung eintragen kann jederzeit aus den infrage kommenden Rechnungen eine einzelne ausgewählt und als bezahlt markiert werden. SeminarDesk erzeugt dann Zahlungseinträge in den entsprechenden Buchungen, Terminen und Profilen.

Zahlung eintragen für offene Rechnung
Abb. Zahlung eintragen für offene Rechnung

In der Detailansicht

In der Detailansicht einer gebuchten, noch offenen Rechnung kann mit der Funktion „Zahlung eintragen“ der offene Betrag als bezahlt markiert werden. SeminarDesk erzeugt dann Zahlungseinträge in den entsprechenden Buchungen, Terminen und Profilen.

Funktion „Zahlung eintragen“ in den Rechnungsdetails
Abb. Funktion „Zahlung eintragen“ in den Rechnungsdetails
Dialog zur Erfassung einer Zahlung in den Rechnungsdetails
Abb. Erfassung einer Zahlung in den Rechnungsdetails

Für mehrere Rechnungen in Stapelbearbeitung

Per Stapelbearbeitung können mehrere der infrage kommenden Rechnungen ausgewählt und als bezahlt markiert werden. SeminarDesk erzeugt dann jeweils Zahlungseinträge in den entsprechenden Buchungen, Terminen und Profilen.

Die Stapelverarbeitung kann über eine der Rechnungsübersichten angestoßen werden:

Rechnungsübersicht mit Funktion „Stapelbearbeitung“
Abb. Rechnungsübersicht mit Funktion „Stapelbearbeitung“

Zur bequemeren Auswahl der Rechnungen hat die Stapelbearbeitung-Rechnungsübersicht die Spalte „Zahlbarer Betrag“ und einen Filter „Als bezahlt Markierbare“.

Rechnungsübersicht mit Stapelbearbeitungs-Funktion „Als bezahlt markieren“
Abb. Rechnungsübersicht mit Stapelbearbeitungs-Funktion „Als bezahlt markieren“
Erfassung einer Zahlung für mehrere Rechnungen
Abb. Erfassung einer Zahlung für mehrere Rechnungen

Übersicht über alle Zahlungen für Buchungen

Über den Hauptmenüpunkt Rechnungen – Zahlungsübersicht können alle hinterlegten Zahlungen für Buchungen angezeigt und nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden.

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