Im Zusammenhang mit der Vermietung von Veranstaltungsräumen soll oftmals auch eine bestimmte Rausausstattung oder Veranstaltungstechnik zur Verfügung gestellt werden. Zu diesem Zweck ermöglicht es SeminarDesk, so genanntes Equipment, bspw. Beamer, Mikrofon, Bestuhlung und Flipcharts zu verwalten sowie zu Veranstaltungsterminen in Rechnung zu stellen.
Equipment definieren
Die Verwaltung des Equipment erfolgt in SeminarDesk unter Verwaltung – Setup – Ressourcen – Equipment.
Dort legen wir mit Klick auf „Hinzufügen“ einen neuen Gegenstand mit folgenden Informationen an:
- Bezeichnung – taucht auch auf einer Rechnung für den Terminumsatz auf
- Bemerkungen
- Verfügbare Anzahl – eine interne Information; beeinflusst nicht, wie viele Einheiten dieses Gegenstands gebucht werden können
- Tagesmiete – kann 0,00 sein
- Steuersatz
- Kostenstelle
- Buchungskonto
- Organisation – stellt die Miete in Rechnung; kann die Organisation sein, die intern als Veranstalter des Termins gesetzt ist, für den der Gegenstand gebucht wird
Equipment verwenden
Wir können das Equipment nun einem Veranstaltungstermin im Reiter „Equipment/Ausstattung“ zuweisen.
Durch das Hinzufügen der Ausstattung werden automatisch „weitere Umsätze“ angelegt, die wir dann in Rechnung stellen können.
Equipment verrechnen
Beim Bearbeiten des Veranstaltungstermins können wir im Reiter „Weitere Umsätze“ die automatisch erzeugten Umsätze für die Ausstattung einsehen, bearbeiten, löschen sowie in Rechnung stellen.
Um dort eine Rechnung für einen Terminumsatz zu erstellen, müssen wir zunächst mindestens eine Zeile über die Checkbox selektieren. Anschließend rufen wir die Funktion „Rechnung erstellen“ auf, und es erscheint ein Dialogfeld, in dem wir den Rechnungsempfänger wählen.
Durch Klick auf „Rechnung erstellen“ wird die Rechnung angelegt und infolgedessen in Spalte „Aktionen“ verlinkt. Weitere Details zum Thema Rechnungen finden sich hier.