In wenigen Basis-Schritten – mit optional diversen Feineinstellungen – lässt sich in SeminarDesk ein Veranstaltungstermin anlegen und verwalten.
Veranstaltungstermin anlegen
Veranstaltungstermine können auf der Bearbeitungsseite einer Veranstaltung angelegt werden. Die Veranstaltung muss also entweder neu angelegt oder geöffnet werden. Letzteres geht über mehrere Wege:
- Veranstaltungen – Veranstaltungen (auch ohne Termin) anzeigen, die Veranstaltung heraussuchen und dann im „Aktionen“-Menü die „Veranstaltung bearbeiten“
- Wenn es schon einen Termin für diese Veranstaltung gibt, Veranstaltungen – Termine anzeigen, den vorhandenen Termin heraussuchen und dann im „Aktionen“-Menü die „Veranstaltung – Veranstaltung bearbeiten“
- Einen schon vorhandenen Termin bearbeiten und „Abbrechen“
Schließlich im Abschnitt „Termine“ den „Termin anlegen“.
Allgemeine Daten des Veranstaltungstermins
Beim Anlegen eines neuen Termins werden Name und Kurzbezeichnung von der Veranstaltung übernommen. Als Status wird der erste Terminstatus gesetzt.
Diese Werte können jedoch auch angepasst werden. Wie bei Veranstaltungen gilt: Der Name wird für jegliche externe Kommunikation (Buchungsseite, E-Mails usw.) verwendet. Die Kurzbezeichnung hingegen bleibt intern, um Listen, Ansichten usw. übersichtlich zu halten.
Datum und Uhrzeit von Beginn und Ende des Termins sind sicherlich sein wichtigstes Merkmal.
Es können außerdem die Art der Teilnahme und der Veranstaltungsort verändert werden.
Bei der Definition der Preise und Leistungen, die für diesen Termin gelten, wird auf die Teilnahmegebühren-Preislisten der Veranstaltung sowie die generellen Preislisten für Unterkunft, Verpflegung und Sonstiges zurückgegriffen.
Im Abschnitt Einstellungen Buchungsseite können unter anderem der Webtitel, unter dem dieser Termin in der Veranstaltungsübersicht und der Detailseite der Veranstaltung erscheint, sowie der Webstatus gesetzt, die Zeiträume für Registrierung und Sichtbarkeit eingeschränkt und Einstellungen für eine flexible Teilnahme oder Anschlussübernachtungen vorgenommen werden.
Im Abschnitt Weitere Angaben können unter anderem zusätzliche, für diesen Termin spezifische Labels vergeben werden.
Durch Klick auf „Speichern“ wollen wir nun den SeminarDesk-Veranstaltungstermin mit diesen allgemeinen Daten anlegen.
Termin kopieren
Veranstaltungstermine können kopiert werden.
Dabei können ein neuer Name, eine neue Kurzbezeichnung und das neue Anfangsdatum gewählt werden. Alle weiteren Datumsangaben aus dem Originaltermin werden entsprechend übernommen und angepasst.
Tipp: Um identische Informationen nicht mehrfach eingeben zu müssen, einen Termin zuerst vollständig bearbeiten und ihn dann kopieren.
Erweiterte Daten des Veranstaltungstermins
Ein einmal gespeicherter Termin kann aus der Liste der Termine der Veranstaltung über das „Aktionen“-Menü und „Bearbeiten“ geöffnet werden.
Über die Reiter am oberen Rand des Dialogs stehen Funktionen zur Verwaltung von Referent*innen, Equipment, weiteren Umsätzen (bspw. Raummieten), Kosten, externen Unterkünften, Zimmerkontingenten, Raumbuchungen und des Stundenplans, zum Anhängen von Dokumenten mit der Option, sie allen bestätigten Teilnehmer*innen mit Online-Konto zur Verfügung zu stellen, sowie zur Bearbeitung aller vorhandenen Buchungen dieses Termins zur Verfügung.
Es lassen sich Notizen zum Termin anlegen sowie die Details zur Verpflegung verwalten.
Auch für einzelne Veranstaltungstermine lassen sich außerdem Bemerkungen – sie bleiben intern, in Listenansichten und Berichten – vornehmen sowie zuvor definierte Extrafelder füllen.
Buchungsseite anzeigen
Wir können für die angelegten Termine einen Terminstatus mit „Buchung erlaubt“ einstellen und uns dann über die Webeinstellungen der Veranstaltung oder das „Aktionen“-Menü einer Terminübersicht die Buchungsseite mit diesen Terminen anschauen. Diese Seite steht jetzt im Internet und ist für jeden erreichbar, der einen direkten Link hat. Auf der Übersichtsseite mit der Liste der Veranstaltungen ist die Veranstaltung jedoch nur dann sichtbar, wenn zusätzlich die entsprechende Webeinstellung auf „Ja“ gesetzt ist.