Veranstaltungstermine anlegen

Auf der Bearbeitungsseite einer Veranstaltung können Veranstaltungstermine angelegt werden. Die Veranstaltung muss also entweder neu angelegt oder geöffnet werden. Letzteres geht über mehrere Wege:

  • Veranstaltungen – Veranstaltungen (auch ohne Termin) anzeigen, die Veranstaltung heraussuchen und im „Aktionen“-Menü die „Veranstaltung bearbeiten“
  • Wenn es schon einen Termin für diese Veranstaltung gibt, Veranstaltungen – Termine anzeigen, den vorhandenen Termin heraussuchen und im „Aktionen“-Menü die „Veranstaltung – Veranstaltung bearbeiten“
  • Einen schon vorhandenen Termin bearbeiten und „Abbrechen“
    Sodann im Abschnitt „Termine“ den „Termin anlegen“.
Funktion „Termin anlegen“ im Abschnitt „Termine“ einer Veranstaltung
Abb. Funktion „Termin anlegen“ im Abschnitt „Termine“ einer Veranstaltung

Allgemeine Daten des Veranstaltungstermins

Beim Anlegen eines neuen Termins werden Name, Kurzbezeichnung und Status von der Veranstaltung übernommen.

Maske zum Bearbeiten eines Veranstaltungstermins mit initial befüllten Feldern
Abb. Allgemeine Daten eines Veranstaltungstermins initial befüllt

Sie können jedoch auch angepasst werden. Auch hier gilt: Der Name wird für jegliche externe Kommunikation (Buchungsseite, E-Mails usw.) verwendet. Die Kurzbezeichnung bleibt intern, um Listen, Ansichten usw. übersichtlich zu halten. Der Status ist einer der definierten Veranstaltungsstatus.

Datum und Uhrzeit von Beginn und Ende des Termins sind sicherlich sein wichtigstes Merkmal.

Es können die Art der Teilnahme und der Veranstaltungsort verändert werden.

Bei der Definition der Preise und Leistungen, die für diesen Termin gelten, wird auf die Teilnahmegebühren-Preislisten der Veranstaltung sowie die generellen Preislisten für Unterkunft, Verpflegung und Sonstiges zurückgegriffen.

Im Abschnitt Einstellungen Buchungsseite können unter anderem der Webtitel, unter dem dieser Termin in der Veranstaltungsübersicht und der Detailseite der Veranstaltung erscheint, sowie der Webstatus gesetzt, die Zeiträume für Registrierung und Sichtbarkeit eingeschränkt sowie Einstellungen für eine flexible Teilnahme oder Anschlussübernachtungen vorgenommen werden.

Im Abschnitt Weitere Angaben können unter anderem zusätzliche, für diesen Termin spezifische Labels vergeben werden.

Maske zum Anlegen eines Veranstaltungstermins mit beispielhaft befüllten Feldern
Abb. Beispiel allgemeiner Daten eines neuen Veranstaltungstermins

Der Veranstaltungstermin mit diesen allgemeinen Daten wird durch Klick auf „Speichern“ angelegt.

Termin kopieren

Veranstaltungstermine können kopiert werden.

Aktionen-Menü eines Veranstaltungstermins mit Kopieren-Aktion
Abb. Aktion zum Kopieren eines Veranstaltungstermins

Dabei können ein neuer Name, eine neue Kurzbezeichnung und das neue Anfangsdatum gewählt werden. Alle weiteren Datumsangaben aus dem Originaltermin werden entsprechend übernommen und angepasst.

Dialog zum Kopieren eines Termins
Abb. Termin kopieren

Tipp: Um identische Informationen nicht mehrfach eingeben zu müssen, einen Termin zuerst vollständig bearbeiten und ihn dann kopieren.

Erweiterte Daten des Veranstaltungstermins

Ein einmal gespeicherter Termin kann aus der Liste der Termine der Veranstaltung über das „Aktionen“-Menü und „Bearbeiten“ geöffnet werden.

Veranstaltungstermin bearbeiten
Abb. Veranstaltungstermin bearbeiten

Über die Reiter am oberen Rand des Dialogs stehen Funktionen zur Verwaltung von Referent*innen, Equipment, weiteren Umsätzen (z. B. Raummieten), Kosten, externen Unterkünften, Zimmerkontingenten und des Stundenplans sowie zur Bearbeitung aller vorhandenen Buchungen dieses Termins zur Verfügung.

Es lassen sich Notizen zum Termin anlegen sowie die Details zur Verpflegung verwalten.

Auch für einzelne Veranstaltungstermine lassen sich außerdem Bemerkungen – sie bleiben intern, in Listenansichten und Berichten – vornehmen sowie zuvor definierte Extrafelder füllen.

Buchungsseite anzeigen

Wir können für die angelegten Termine einen Veranstaltungsstatus mit „Buchung erlaubt“ einstellen und uns über die Webeinstellungen der Veranstaltung die Buchungsseite mit diesen Terminen anschauen. Diese Seite steht jetzt im Internet und ist für jeden erreichbar, der einen direkten Link hat. Auf der Übersichtsseite mit der Liste der Veranstaltungen ist die Veranstaltung jedoch nur dann sichtbar, wenn die entsprechende Webeinstellung auf „Ja“ gesetzt ist und auch für die Veranstaltung ein Veranstaltungsstatus mit „Buchung erlaubt“ eingestellt ist.

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