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Online-Konto für die Buchungsseite

Während der Online-Anmeldung können sich Nutzer*innen auf Wunsch ein Konto anlegen, um bei künftigen Buchungen nicht mehr alle persönlichen Daten eingeben zu müssen, bereits vorhandene Buchungen einzusehen oder aber auch Dokumente auszutauschen.

Online-Konto konfigurieren

Die Funktionen der Online-Konten stehen abhängig vom gebuchten SeminarDesk-Paket als Teil des Moduls „Online Accounts“ zur Verfügung. Zur Aktivierung des Moduls bitte unseren Support per Mail an support@seminardesk.de kontaktieren.

Die Einstellungen für die Online-Konten befinden sich dann unter Verwaltung – Setup – Buchungsseite – Online-Konto.

Einstellungen Online-Konto
Abb. Einstellungen Online-Konto

Wenn Online-Konto-Nutzer*innen die Möglichkeit gegeben werden soll, Dateien über ihr Profil hochzuladen, so muss die Option „Dateiupload aktiv“ gewählt werden. Und wenn die „Postfach“-Funktion genutzt werden soll, so muss die Option „Postfach aktivieren“ gewählt werden. Näheres zu diesen Funktionen wird weiter unten erläutert.

In den Abschnitten darunter können nun weitere Info-Texte sowie E-Mail-Vorlagen hinterlegt werden.

Dabei wird der Text „Anlageinformation“ im Anmeldeprozess zu einer Veranstaltung angezeigt und kann dazu genutzt werden, die Vorteile des Online-Kontos zu beschreiben. Hingegen wird der „Informationstext“ den Konto-Nutzer*innen angezeigt, sobald sie eingeloggt sind und ihr Profil anzeigen bzw. bearbeiten möchten.

Weiterhin können hier die Texte der Bestätigungs-E-Mail und der „Passwort vergessen“-E-Mail angepasst werden:

Möglichkeiten der Online-Konto-Funktion
Abb. Möglichkeiten der Online-Konto-Funktion

In den beiden E-Mail-Vorlagen steht der Platzhalter [LinkURL] zur Verfügung, welcher durch den Link zur Bestätigung des Kontos bzw. zur Erstellung eines neuen Passworts ersetzt wird.

Webeinstellungen zum Online-Konto

In den Webeinstellungen kann für einzelne oder alle Veranstaltungen festgelegt werden, ob ein Online-Konto für eine Buchung optional oder zwingend notwendig ist.

Webeinstellung „Online-Account notwendig“
Abb. Webeinstellung „Online-Account notwendig“

Online-Konto auf der Buchungsseite anlegen

Wenn Interessenten nun die Buchungsseite öffnen und sich für eine Veranstaltung anmelden, können sie ein Konto anlegen – oder sich einloggen, sofern bereits ein Konto vorhanden ist. Buchende können jedoch über „Ohne Konto fortfahren“ die Veranstaltungsanmeldung auch ohne Konto fortsetzen, sofern die Anlage eines Kontos nicht verpflichtend ist (siehe Webeinstellungen oben).

Buchungsseite: Konto-Login in bestehendes Online-Konto
Abb. Konto-Login in bestehendes Online-Konto

Durch Klick auf „Neues Konto erstellen“ wird mit Abschluss der Anmeldung auch ein neues Konto angelegt.

Buchungsseite: Neues Online-Konto erstellen
Abb. Neues Online-Konto erstellen

Alternativ können sich Besucher*innen der Buchungsseite über die Schaltfläche „Login“ oben rechts registrieren und einloggen.

Anschließend an die Registrierung versendet SeminarDesk automatisch eine Bestätigungs-E-Mail mit Link, damit die E-Mail-Adresse verifiziert wird.

Automatisierte E-Mail nach Kontoerstellung
Abb. Automatisierte E-Mail nach Kontoerstellung

Infolgedessen ist das Online-Konto aktiv. Über die Schaltfläche oben rechts können angemeldete Besucher*innen zu ihrem Profil gelangen.

Buchungsseite: Online-Konto-Profil
Abb. Online-Konto-Profil

Personen-Profile mit Online-Konto

Innerhalb der Liste der Personen-Profile ist in der Spalte „Acc“ erkennbar, welche Person ein Online-Konto angelegt hat. In einer Buchung wird in der Liste der Gäste ebenfalls darauf hingewiesen, wenn zu diesem Profil ein Online-Konto vorhanden ist. Im jeweiligen Profil ist der Reiter „Online-Konto“ markiert; dort finden sich weitere Informationen wie bspw. das Datum der Registrierung oder die ggf. hochgeladenen oder in das Postfach eingestellten Dokumente.

Vermerk über Online-Konto im Personen-Profil
Abb. Vermerk über Online-Konto im Personen-Profil
Vermerk über Online-Konto in Gästeliste einer Buchung
Abb. Vermerk über Online-Konto in Gästeliste einer Buchung
Online-Konto im Personenprofil
Abb. Reiter „Online-Konto“ im Personenprofil

Hinweis: Aus Sicherheitsgründen wird ein Online-Konto bei zu häufigen fehlerhaften Anmeldungen gesperrt. Details erläutert dieser Artikel.

Dokumente von Teilnehmer*innen empfangen und in „Postfach“ von Online-Konto einstellen

Teilnehmer*innen, die sich für ein Online-Konto angemeldet haben, können Dokumente in ihrem persönlichen Postfach zur Verfügung gestellt werden.

Hierzu muss unter Verwaltung – Setup – Buchungsseite – Online-Konto die Option Postfach aktivieren“ ausgewählt sein, siehe oben. Im Profil-Reiter „Online-Konto“ können dann im Bereich „Dateien im Postfach“ Dateien hochgeladen werden, auf welche die Person über ihr Online-Konto-Profil Zugriff hat. 

Dateien im Postfach
Abb. Abschnitt: Dateien im Postfach

Der/die angemeldete Teilnehmer*in sieht das Dokument infolgedessen im Reiter „Mein Postfach“ und kann es herunterladen.

Online-Konto: Zugriff auf Dateien im Postfach
Abb. Zugriff auf Dateien im Postfach

Der Dokumentenaustausch in die andere Richtung funktioniert ähnlich: Wenn unter Verwaltung – Setup – Buchungsseite – Online-Konto die Option „Dateiupload aktiv“ ausgewählt ist (siehe oben), können angemeldete Teilnehmer*innen in ihrem Online-Konto im Reiter „Uploads“ Dateien hochladen, die sodann in ihrem Profil-Reiter „Online-Konto“ im Bereich „Hochgeladene Dateien“ gespeichert sind.

Dokumente an Veranstaltungstermine hängen und Teilnehmer*innen mit Online-Konto zur Verfügung stellen

Darüber hinaus ermöglicht der Reiter „Dokumente“ beim Bearbeiten eines Veranstaltungstermins das Hochladen von Dokumenten, die im Zusammenhang mit diesem Termin stehen. Diese Dokumente können zudem optional allen bestätigten Teilnehmer*innen in deren Online-Konto (sofern registriert) im Reiter „Dokumente“ bereitgestellt werden.

Veranstaltungstermin Reiter „Dokumente“
Abb. Veranstaltungstermin Reiter „Dokumente“
Online-Konto Reiter „Dokumente“
Abb. Online-Konto Reiter „Dokumente“
Aktualisiert am 13.03.2024

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