Mit dieser Funktion können in SeminarDesk externe Unterkünfte angelegt werden, diese einem Veranstaltungstermin zugewiesen und so „externe Zimmer“ hinzugefügt werden. Dies hilft bspw. bei der Planung mit externen Hotelzimmer-Kontingenten.
Unter Verwaltung – Externe Unterkünfte müssen zunächst die zur Verfügung stehenden Unterkünfte angelegt werden.
Im Reiter „Externe Unterkünfte“ der Bearbeitungsansicht eines Veranstaltungstermins haben wir nun die Möglichkeit, externe Zimmerkontingente anzulegen und die entsprechende Unterkunft – in unserem Fall das Stadthotel – auszuwählen:
Wurde für ein externes Zimmerkontingent eines Veranstaltungstermins ein Stornodadum angegeben, so können sich die Bearbeiter*innen der Veranstaltung in gewissen zeitlichen Abständen vor diesem Stornodatum per E-Mail daran erinnern lassen. Die Einstellung dafür findet sich in den individuellen Benutzereinstellungen.
Nachdem die Kontingente angelegt wurden, können diese beim Bearbeiten einer Buchung über Zimmer – Externes Zimmer zuweisen verteilt werden.
Hinweis: Damit die Funktion „Externes Zimmer zuweisen“ zur Verfügung steht, müssen folgende Voraussetzungen gegeben sein:
- Dem Veranstaltungstermin muss mindestens eine externe Unterkunft zugewiesen sein.
- In der Buchung muss mindestens ein Gast enthalten sein, für den eine Unterkunftsleistung gebucht wurde.