Wie kann ich individuelle Wünsche oder besondere Leistungen für Teilnehmer*innen buchen und abrechnen?

Um individuelle Wünsche oder Leistungen zu buchen bzw. abzurechnen, stehen in SeminarDesk mehrere Optionen zur Verfügung:

Option 1: Sonderwünsche über die Buchungsseite entgegennehmen

Sollen Leistungen wie Unterkunft, Verpflegung oder die Veranstaltungsteilnahme durch die Teilnehmer*innen um individuelle Ergänzungen oder Anpassungen abgeändert werden, so können hierfür die sog. Sonderwünsche genutzt werden. Bspw. könnte eine vegane oder glutenfreie Verpflegung oder allergiefreie Bettwäsche angeboten werden.

Hinweis: Sonderwünsche werden grundsätzlich nicht als separate Leistung eingebucht, auch wenn sie mit einem Aufpreis oder Preisabschlag versehen sein sollten. In diesem Fall wird der Preis des Sonderwunsches auf die jeweilige dazugehörige Hauptleistung (Unterkunft, Verpflegung oder Teilnahme) aufgeschlagen bzw. von ihr abgezogen, insofern eine solche Hauptleistung gebucht ist.

Solche individuellen Wünsche können unter Verwaltung – Sonderwünsche angelegt und anschließend in einer Preisliste zusammengefasst werden. Hier können optional Aufpreise oder Abschläge für einzelne Sonderwünsche eingestellt werden. Dieser Artikel erklärt die Verwaltung der Sonderwünsche.

Um gewisse Sonderwünsche auf der Buchungsseite zur Verfügung zu stellen, muss beim Anlegen oder Bearbeiten einer Veranstaltung im Abschnitt „Buchung“, Feld „Preisliste Sonderwünsche“ eine solche Preisliste ausgewählt werden.

Abb. Sonderwunsch-Preisliste beim Bearbeiten einer Veranstaltung auswählen

In den Webeinstellungen der Veranstaltung ist schließlich noch die Option „Sonderwünsche zeigen“ zu aktivieren., damit diese direkt bei der Online-Buchung von den Buchenden ausgewählt werden können.

Webeinstellungen - Sonderwünsche zeigen

Ohne diese Einstellung sind die Sonderwünsche nur intern buchbar, siehe Option 2.


Option 2: Sonderwünsche einer Buchung hinzufügen

Die in Option 1 beschriebenen Sonderwünsche können jederzeit einer bestehenden Buchung manuell hinzugefügt werden. Dies geschieht dort im Abschnitt „Gäste und Buchungsdetails“ über die Aktion „Gast bearbeiten“ (für einen einzelnen Gast) oder „Gäste bearbeiten“ (für mehrere Gäste gleichzeitig).

In einer Buchung für einen Gast einen Sonderwunsch hinzufügen
Abb. In einer Buchung für einen Gast einen Sonderwunsch hinzufügen

Hinweis: Beim manuellen Hinzufügen eines Sonderwunsches stehen alle angelegten Sonderwünsche zu ihrem Standardpreis zur Verfügung. Es wird nicht auf die Sonderwunsch-Preislisten zurückgegriffen, unabhängig davon, ob der gebuchten Veranstaltung eine Sonderwunsch-Preisliste zugeordnet wurde.

Im Abschnitt „Gäste und Buchungsdetails“ der Buchung werden alle über die Buchungsseite oder manuell gebuchten Sonderwünsche in Spalte „Sonderwünsche“ mit ihrem Kürzel dargestellt.

Buchung mit Anzeige der Sonderwünsche der Gäste
Abb. Buchung mit Anzeige der Sonderwünsche der Gäste

Option 3: Preisliste Sonstiges für verpflichtende Zusatzleistungen

Wenn beliebige weitere Leistungen verpflichtend mit gebucht werden sollen, dann muss zunächst unter Verwaltung – Preislisten im Abschnitt „Preislisten Sonstiges“ eine Preisliste angelegt werden, welche die entsprechenden Leistungen enthält. Der verlinkte Artikel erklärt, wie dann eine hier angelegte Preisliste bei einem Veranstaltungstermin im Abschnitt „Leistungen und Preise“ ausgewählt werden kann.

Verwaltung der Preislisten für Sonstiges
Abb. Verwaltung der Preislisten für Sonstiges

Hinweis: Alle Positionen der gewählten Preisliste werden automatisch jeder erstellten Buchung für diesen Termin hinzugefügt. Dabei werden sie jeweils als separate Leistung aufgeführt und erscheinen damit auch separat in der Rechnung.


Option 4: Einer Buchung eine „Leistung hinzufügen“

Wenn besondere Leistungen während der Veranstaltung bzw. des Aufenthalts (z. B. zusätzliche Bettwäsche im Mehrbettzimmer, zusätzliche Handtücher, zusätzliche Mahlzeiten o. ä.) gebucht werden, so kann dafür in der jeweiligen Buchung die Aktion „Leistung hinzufügen“ genutzt werden:

Leistung hinzufügen
Abb. Leistung hinzufügen

Dabei kann auf die Positionen aller „Preislisten Sonstiges“ (siehe Option 3) zugegriffen werden. Zu wählen ist je nach Berechnungsart der Leistung „Vordefinierte Leistung mit Festpreis/manuellem Preis aus den sonstigen Preislisten“. Wenn es sich um eine Leistung handelt, für die eine Preislisten-Position anzulegen nicht sinnvoll ist, z. B. weil es sich um eine einmalige, individuelle Position handelt, empfehlen wir „Allgemeine Leistung oder manuelle Leistung“ und dann „Sonstiges“ zu wählen.

verschiedene Leistungen hinzufügen
Abb. Allgemeine und vordefinierte Leistungen hinzufügen

Dabei können, sollte die Buchung mehrere Veranstaltungstermine oder mehrere Gäste umfassen, die Termine/Gäste ausgewählt werden, für die die Leistung hinzugefügt werden soll. Es werden dann sämtliche Leistungen angezeigt, die für alle gewählten Gäste zur Verfügung stehen. Die gewählten Leistungen werden sodann allen gewählten Gästen hinzugefügt.

Hinweis: Alle auf diese Art hinzugefügten Leistungen werden als separate Buchungszeilen aufgenommen und erscheinen damit auch separat in der Rechnung.

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