Um individuelle Wünsche oder Leistungen zu buchen und abzurechnen, stehen in SeminarDesk mehrere Optionen zur Verfügung.
Option 1: Sonderwünsche über die Buchungsseite entgegennehmen
Sollen Leistungen wie Unterkunft, Verpflegung oder die Veranstaltungsteilnahme durch die Teilnehmer*innen um individuelle Ergänzungen oder Anpassungen abgeändert werden, so können hierfür die sog. Sonderwünsche genutzt werden. Bspw. könnte eine vegane oder glutenfreie Verpflegung oder allergiefreie Bettwäsche angeboten werden.
Hinweis: Sonderwünsche werden grundsätzlich nicht als separate Leistung eingebucht, auch wenn sie mit einem Aufpreis oder Preisabschlag versehen sein sollten. In diesem Fall wird der Preis des Sonderwunsches auf die jeweilige dazugehörige Hauptleistung (Unterkunft, Verpflegung oder Teilnahme) aufgeschlagen bzw. von ihr abgezogen, insofern eine solche Hauptleistung gebucht ist.
Solche individuellen Wünsche können unter Verwaltung – Sonderwünsche angelegt und anschließend in einer Preisliste zusammengefasst werden. Hier können optional Aufpreise oder Abschläge für einzelne Sonderwünsche eingestellt werden. Dieser Artikel erklärt die Verwaltung der Sonderwünsche.
Um gewisse Sonderwünsche auf der Buchungsseite zur Verfügung zu stellen, muss beim Anlegen oder Bearbeiten einer Veranstaltung im Abschnitt „Buchung“, Feld „Preisliste Sonderwünsche“ eine solche Preisliste ausgewählt werden.
In den Webeinstellungen der Veranstaltung ist schließlich noch die Option „Sonderwünsche zeigen“ zu aktivieren., damit diese direkt bei der Online-Buchung von den Buchenden ausgewählt werden können.
Ohne diese Einstellung sind die Sonderwünsche nur intern buchbar, siehe Option 2.
Option 2: Sonderwünsche einer Buchung hinzufügen
Die in Option 1 beschriebenen Sonderwünsche können jederzeit einer bestehenden Buchung manuell hinzugefügt werden. Dies geschieht dort im Abschnitt „Gäste und Buchungsdetails“ über die Aktion „Gast bearbeiten“ (für einen einzelnen Gast) oder „Gäste bearbeiten“ (für mehrere Gäste gleichzeitig).
Hinweis: Beim manuellen Hinzufügen eines Sonderwunsches stehen alle angelegten Sonderwünsche zu ihrem Standardpreis zur Verfügung. Es wird nicht auf die Sonderwunsch-Preislisten zurückgegriffen, unabhängig davon, ob der gebuchten Veranstaltung eine Sonderwunsch-Preisliste zugeordnet wurde.
Im Abschnitt „Gäste und Buchungsdetails“ der Buchung werden alle über die Buchungsseite oder manuell gebuchten Sonderwünsche in Spalte „Sonderwünsche“ mit ihrem Kürzel dargestellt.
Option 3: Preisliste Sonstiges für verpflichtende Zusatzleistungen
Wenn beliebige weitere Leistungen verpflichtend mit gebucht werden sollen, dann muss zunächst unter Verwaltung – Preislisten im Abschnitt „Preislisten Sonstiges“ eine Preisliste angelegt werden, welche die entsprechenden Leistungen enthält und infolgedessen bei einem Veranstaltungstermin im Abschnitt „Leistungen und Preise“ ausgewählt werden kann.
Alle Positionen der gewählten Preisliste für Sonstiges werden dadurch automatisch jeder erstellten Buchung für diesen Termin hinzugefügt. Dabei werden sie jeweils als separate Leistung aufgeführt und erscheinen damit auch separat in der Rechnung.
Option 4: Einer Buchung eine „Leistung hinzufügen“
Wenn individuelle Leistungen während der SeminarDesk-Veranstaltung bzw. des Aufenthalts (z. B. zusätzliche Bettwäsche im Mehrbettzimmer, zusätzliche Handtücher, zusätzliche Mahlzeiten o. ä.) gebucht werden, so kann dafür in der jeweiligen Buchung die Aktion „Leistung hinzufügen“ genutzt werden:
Dabei kann auf die Positionen aller „Preislisten Sonstiges“ (siehe Option 3) zugegriffen werden. In dem folgenden Menü ist je nach Berechnungsart der Leistung „Vordefinierte Leistung mit Festpreis/manuellem Preis aus den sonstigen Preislisten“ zu wählen. Wenn es sich hingegen um eine Leistung handelt, für die eine Preislisten-Position anzulegen nicht sinnvoll ist, z. B. eine einmalige, individuelle Dienstleistung, sollte „Allgemeine Leistung oder manuelle Leistung“ und dann „Sonstiges“ gewählt werden.
Dabei können, sollte die Buchung mehrere Veranstaltungstermine oder mehrere Gäste umfassen, die Termine/Gäste ausgewählt werden, für die die Leistung hinzugefügt werden soll. Es werden dann sämtliche Leistungen angezeigt, die für alle gewählten Gäste zur Verfügung stehen. Die gewählten Leistungen werden infolgedessen allen gewählten Gästen hinzugefügt.
Hinweis: Alle auf diese Art hinzugefügten Leistungen werden als separate Buchungszeilen aufgenommen und erscheinen damit auch separat in der Rechnung.