Mit der Definition von Extrafeldern können – zusätzlich zu den SeminarDesk-Standardfeldern – relevante Informationen zu Profilen und Veranstaltungen strukturiert gespeichert und verarbeitet werden. Die Verwaltung der Extrafelder findet sich unter Verwaltung – Setup – Zusatzfelder – Extrafelder. Dieser Artikel beschreibt den Abschnitt „Extrafelder Profile“. Ein separater Artikel beschreibt Abschnitt „Extrafelder Veranstaltungen“ und Abschnitt „Extrafelder Termine“.
Definition von Extrafeldern
Es können zusätzliche Datenfelder für Personen (einschließlich Referent*innen) sowie Firmen/Organisationen angelegt werden, um Profile um beliebige, strukturierte Daten zu erweitern und bspw. weitere Informationen zu Mitgliedschaften oder Interessen in SeminarDesk abzulegen.
Hinweise:
- Zur einfachen Markierung von Profilen stehen auch Labels zur Verfügung.
- Die Extrafelder können in Webhooks-Benachrichtigungen mitgesendet werden. Dies kann in den Allgemeinen Einstellungen de-/aktiviert werden.
Ein solches Extrafeld gilt für Profile von Personen (einschließlich Referent*innen) oder von Firmen/Organisationen oder beides. Es stehen verschiedene Feldtypen zur Verfügung: ein- oder mehrzeiliger Freitext, Datum, Zahl, Ja/Nein-Feld, Auswahllisten zur Einfach- oder Mehrfach-Auswahl, Überschrift, Währung oder formatierter Text (HTML). Bei Auswahl-Feldern werden die einzelnen Optionen sowie ihre Reihenfolge im Anschluss hinzugefügt.
Optionen, die darüber hinaus gesetzt werden können:
- „Beschreibung“ – wird als Beschreibung des Feldes bei der Bearbeitung angezeigt.
- „Standardwert“ – zur optionalen Vorbelegung des Extrafelds (für einige Feldtypen nicht oder erst nach Definition von Optionen verfügbar).
- „Validierungsregeln“ – die bei der Benutzung dieses Freitext- oder Zahl-Extrafelds einzuhalten sind.
- „Kategorie“ – zur semantischen Zusammenfassung mehrerer Extrafelder.
- „In Listen verfügbar“ – so dass das Feld und seine Werte in Profilübersichten eingeblendet werden kann.
- „Sichtbarkeit“ – für Extrafelder, die nur von bestimmten Benutzergruppen eingesehen werden dürfen (verfügbar, wenn mindestens eine Benutzergruppe definiert ist).
- „Reihenfolge“ – bestimmt die Reihenfolge der Extrafelder im Profil.
Verwendung von Extrafeldern für Profile
Die in den Extrafeldern gespeicherten Informationen können im Profil der Person bzw. Firma/Organisation eingesehen und bearbeitet werden. Dabei werden Extrafelder ohne Kategorie im Reiter „Extrafelder“ angezeigt; Extrafelder mit angegebener Kategorie werden auf einem separaten Reiter für diese Kategorie angezeigt. Außerdem können die Extrafelder in Berichten verwendet werden, sodass bspw. eine Liste aller Veranstaltungsteilnehmer*innen samt Berufsbezeichnung ausgegeben werden kann.
Extrafelder können zudem für mehrere Profile gleichzeitig bearbeitet werden. In Profilübersichten (bspw. Profile – Personen anzeigen) und Gästelisten (Termin-Aktion „Gäste anzeigen“ in Listen von Veranstaltungsterminen) können dazu mehrere Profile ausgewählt und dann mit der Funktion „Stapelbearbeitung… – Extrafelder“ alle oder einzelne Extrafelder der ausgewählten Profile bearbeitet werden.
Der Inhalt eines Extrafelds mit bekannter ID (siehe oben entsprechende Spalte in der Übersicht der Extrafeld-Verwaltung) lässt sich außerdem über die Platzhalter [BucherProfilExtrafeld_ID] und [EmpfängerProfilExtrafeld_ID] in E-Mails einsetzen.