Profile für Personen oder Organisationen bzw. Firmen werden in SeminarDesk entweder manuell angelegt oder entstehen durch die Anmeldung zu einer Veranstaltung über die Online-Buchung. Gelegentlich kann es dabei zu Dubletten kommen. Diese können mit SeminarDesk sehr leicht zusammengeführt werden.
Wie Dubletten entstehen
Neue Profile entstehen in SeminarDesk auf drei verschiedenen Wegen:
- Personen können direkt in die Datenbank eingetragen werden. Das wird in einem separaten Artikel beschrieben.
- Eine neue Buchung wird angelegt oder ein Gast hinzugefügt. Im Zuge dessen kann ein neues Personenprofil erstellt werden.
- Gäste melden sich online auf der Buchungsseite zu einer Veranstaltung an, wodurch automatisch ein Personenprofil erzeugt wird.
Beim Anlegen von Profilen oder Buchungen
Beim Anlegen neuer Profile (1. Weg) weist SeminarDesk auf vorhandene ähnliche Profile hin, doch diese Warnung kann übergangen werden. Auch beim Anlegen neuer Profile beim Anlegen von Buchungen bzw. Hinzufügen von Gästen (2. Weg) erkennt SeminarDesk einige, jedoch nicht alle Ähnlichkeiten zu vorhandenen Profilen. Zudem können sämtliche Profile später bearbeitet werden und sich dadurch anderen Profilen angleichen.
Beim Eingang von Online-Buchungen
Meistens entstehen Dubletten jedoch über die Online-Buchungen ohne Online-Konto (3. Weg), denn dann haben weder Buchende noch die Buchungsseite einen Zugriff auf die Profile in der SeminarDesk Datenbank. Die Buchungsseite übermittelt die von den Buchenden eingegebenen Personendaten an die Datenbank; dabei wird ein neues Personenprofil erzeugt; dieses neue Profil wird mit den vorhandenen Profilen verglichen und bei sehr wahrscheinlicher Übereinstimmung automatisch zusammengeführt.
Die Daten von der Buchungsseite und ein vorhandenes Profil werden jedoch nicht automatisch zusammengeführt, wenn
- die Übereinstimmung nicht sehr wahrscheinlich ist, weil sich die Buchenden bspw. mit anderer E-Mail-Adresse und anders geschriebenem Straßennamen anmelden.
- eines der beiden Profile ein Online-Konto hat, denn dies könnte, sollten die beiden Profile doch nicht derselben Person gelten, sensible personenbezogene Daten einer Person einer anderen Person offenbaren.
Legen Buchende ein Online-Konto an und benutzen dies bei folgenden Buchungen auch, so können sie von SeminarDesk immer eindeutig identifiziert und ihrem Profil zugeordnet werden. Die Registrierung bzw. Anmeldung zum Online-Konto kann auch verpflichtend gemacht werden. Details beschreibt dieser Artikel.
Aus den oben genannte Gründen jedoch können in der SeminarDesk Datenbank mehrere Profile für eine Person oder Organisation, so genannte Dubletten, entstehen.
Dubletten erkennen
Unser menschliches Auge erkennt Dubletten wahrscheinlich am leichtesten, wenn ähnliche Profile bei entsprechend sortierter Personen-Liste (Profile – Personen anzeigen) untereinander stehen oder wenn eine Suche – über die Globale Suche oder z. B. beim Anlegen einer Buchung – mehrere scheinbar gleiche Treffer bringt.
Außerdem arbeitet SeminarDesk automatisch an der Erkennung potenzieller Dubletten. Deren Anzahl steht in Profil-Übersichten (bspw. Profile – Personen anzeigen) in Spalte „#D“. Beim Anlegen eines neuen Profils hinter der Warnung (siehe Abb. oben) sowie in Buchungen neben den Namen des/der Bucher*in und von Gästen weist ggf. ein Hinweis-Icon auf erkannte potenzielle Dubletten hin.
Dubletten zusammenführen
Aufruf der Funktion „Dubletten zusammenführen“
Da Dubletten entstehen können, ermöglicht SeminarDesk das Vereinen oder Zusammenführen von Profilen. Diese Funktion findet sich unter Profile – Dubletten zusammenführen.
Es können nun zwei Kontakte ausgewählt werden. In unserem Fall möchten wir die beiden Profile von Michael Mustermann zusammenführen. Wir tippen somit die ersten zwei bis drei Buchstaben des Namens ein, wählen die beiden Datensätze aus und klicken auf „Weiter“.
Wenn wir die Funktion aus einem Profil über Funktionen – Dubletten zusammenführen aufrufen, ist das erste Profil schon entsprechend vorausgewählt.
Alternativ können wir die beiden Profile in der Liste der Personen (Profile – Personen anzeigen) auswählen und dort die Funktion „Dubletten zusammenführen“ ausführen.
Hinweis: Haben beide Profile ein Online-Konto, können sie nicht zusammengeführt werden. In diesem Fall muss zuerst – und unter nötiger Vorsicht – in einem der beiden Profile das Online-Konto gelöscht werden. Das Profil ohne Online-Konto wird dann beim folgenden „Dubletten zusammenführen“ in dem Profil mit Online-Konto aufgehen.
Ablauf der Funktion „Dubletten zusammenführen“
Wir können nun die Daten für das verbleibende Profil wählen. SeminarDesk fügt dabei automatisch die Daten aus beiden Kontakten zusammen. So können veraltete Daten überschrieben oder entfernt werden.
Wir klicken anschließend auf „Zusammenführen“, um den Vorgang abzuschließen.
Suchen wir nun nach Michael Mustermann, finden wir nur noch einen Eintrag:
Bei der Zusammenführung von Dubletten werden auch alle abhängigen Datensätze wie bspw. Buchungen oder Rechnungen in das verbleibende Profil übernommen.